Los atributos son datos o valores para ser incorporados a los «Data Smart Boxes» primariamente para cualificarlos o clasificarlos, y así facilitar las búsquedas. Se muestran en cajas o espacios diseñados en las plantillas a cubrir con valores o datos, bien por los usuarios, bien automáticamente por el sistema o en función del valor de otros atributos, o bien con valores ya preestablecidos en la plantilla del elemento.
Pueden existir diferentes configuraciones de un mismo tipo de atributo, cada una para ser asignada a un grupo de usuarios distinto. Así por ejemplo, se pueden haber creado configuraciones diferentes de atributo del tipo «registro de documentos» cada una para un área distinta de la empresa.
La tipología de atributos es la siguiente:
- Texto corto hasta 255 caracteres.
- Texto para informe sin límite de caracteres.
- Número entero.
- Número con dos decimales.
- Categorías con o sin jerarquía
- Lista de valores, en la que cada valor puede contener un texto, un icono y un color.
- Fecha y fecha y hora
- Datos procedentes de una fuente externa (base de datos externa)
- Verdadero o falso
- Registro de documentos, que genera automáticamente números de registro, fechas, etc. todo ello según la configuración de la correspondiente máscara del registro
- Dirección de Correo electrónico, que permite enviar automaticamente correos, bien a un único destinatario haciendo sólo un click, o bien a varios con un mismo texto o bien texto personalizado a partir de plantillas de Word junto con la funcionalidad de CIFKM de grupos de contactos, siempre a través del gestor de correos que tenga por defecto el usuario
- Número de teléfono, que permite llamar directamente vía Skype. También se puede conectar este atributo a una centralita digital VoiIP para realizar la llamada automática.
- Página Web
Las secciones de un «Data Smart Box» son espacios dedicados desde el punto de vista funcional, que se incluyen a conveniencia en las plantillas de «Smart Box», y que se muestran en el «Smart Box» creado con ellas en pestañas o secciones. Se especializan para contener:
- Archivos en cualquier formato, que se pueden clasificar mediante estructuras jerarquizadas de carpetas.
- Enlaces con otros «Data Smart Boxes».
- Notificaciones y avisos programados para cuando ocurran determinados eventos o su ausencia.
- Notas que pueden comunicarse a otros usuarios por medio de avisos, o por email, que admiten respuestas indentadas y archivos adjuntos.
- Permisos donde se establecen los grupos de usuarios que pueden acceder y con qué facultades respecto al «Smart Box» (conjuntos de facultades que se agrupan en “roles” de «Smart Box»)
- Estados del «Smart Box», que permite conocer la marcha de un asunto o un proceso.
- Horas y gastos que permiten registrar y controlar los tiempos que cada usuario ha dedicado al asunto, indicando en qué actuación, y los gastos externos incurridos
¿Qué solucionan?
Primariamente cualifican los «Data Smart Boxes» facilitando la búsqueda, pero con los atributos se puede llegar más lejos.
Los «Data Smart Boxes» están preparados para incluir scripts de código que determinen comportamientos automáticos. Por ello, se pueden utilizar de manera que, según el valor de un atributo, se establezca automáticamente, por ejemplo, qué grupos de usuarios deben tener acceso y con qué facultades al correspondiente «Smart Box», a qué grupos de usuarios se debe notificar y sobre qué eventos, y que informes y documentación hay que cumplimentar obligatoriamente, etc.
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