CIFKM es una plataforma de gestión de contenidos empresariales (enterprise content manager) que cubre todas las necesidades de gestión documental avanzada y de workflow de cualquier empresa, tipo y tamaño. Es parametrizable y personalizable hasta donde se quiera.
¿Cuáles son los fundamentos de CIFKM?
Echando la vista atrás, imaginemos la gestión documental de las empresas de antaño cuando la información se plasmaba en papel. Entonces, la documentación de un asunto se clasificaba en carpetas, y estas a su vez, las referidas a un mismo asunto, se colocaban en una o varias cajas archivadoras que se etiquetaban, y si el asunto requería de cierta confidencialidad, se mantenían en armarios, oficinas o espacios cerrados bajo llave a disposición sólo de las personas autorizadas que debían intervenir en el asunto. Si el asunto era un proceso (workflow) en el que debían intervenir sucesivamente diferentes personas, el expediente o partes del mismo pasaban de unas manos a otras.
El estado actual de la tecnología permite que las cajas archivadoras sean virtuales e inteligentes (data smart boxes)
Los «Data Smart Boxes» proporcionan confidencialidad y funcionalidad
La utilización más simple y directa de los elementos CIFKM, además de otras posibles, es la de ser contenedores de carpetas y archivos con inteligencia.
No obstante, un elemento CIFKM no debe ser utilizado como si fuera una partición de un disco duro donde se incorporan carpetas y subcarpetas, sino como un archivador de toda la información y vicisitudes relativas a un determinado asunto. Para ello está arropado con atributos y otras muchas funcionalidades, entre otras poder asignar permisos de acceso y uso a grupos de usuarios, es decir, que cada elemento sólo sea accesible por las personas que corresponda en la organización.
Las características de cada elemento CIFKM están determinadas por la plantilla con la que se crea. En la figura vemos que hay usuarios que a través de grupos de usuarios poseen permisos para usar plantillas y crear elementos CIFKM con ellas y que los mismos u otros usuarios, también a través de grupos, pueden localizar, acceder y usar los elementos. En cada elemento está determinado quién puede usarlo y quién, además, puede administrarlo.
Ejemplo de la sección archivos de un elemento CIFKM
CIFKM refleja el estado de la tecnología aplicada a una base similar. Toda la información se distribuye en lo que denominamos «Data Smart Boxes» que equivalen a las antiguas cajas archivadoras, pero con muchos más atributos y funcionalidades. Así, un «Data Smart Box» puede entenderse como un contenedor de información y documentación (creado con plantillas), clasificado y cualificado con atributos, con archivos y carpetas, con enlaces a otros «Data Smart Boxes», con sistemas de permisos y de asignación de facultades en cada uno de ellos a favor de personas o grupos de usuarios que son los que puedan acceder, con la posibilidad de enviar notificaciones ante la ocurrencia de eventos o su ausencia (por ejemplo, cuando haya un retraso en el asunto), con la posibilidad de envío de avisos, con notas con sus respuestas indentadas, etc., además con posibilidad de registrar los tiempos utilizados por cada usuario y los gastos incurridos en distintas partes del asunto, con estados o fases de actuación, y muchas otras funcionalidades más.
Todos los contenidos de texto están indexados, lo que facilita la búsqueda que puede combinarse con múltiples parámetros (atributos, agentes, fechas, estados, etc…)
La principal ventaja de los elementos CIFKM es que se crean mediante plantillas que se diseñan con mucha libertad para que cada una pueda contener los componentes y funcionalidades que interese a la finalidad que va destinada. La aplicación posee las herramientas necesarias para ese diseño, lo que puede realizar cualquiera con un pequeño entrenamiento.
En cada organización pueden existir múltiples tipos de plantillas. Cada una, diseñada para una finalidad distinta, se pone a disposición sólo de las personas que deben utilizarla y solo de ellas, por ejemplo, las que pertenecen a un área de la empresa (para las demás, la plantilla no existe).
Así pueden diseñarse plantillas simples, sólo para guardar documentación, para registrar contactos y la información relativa a cada uno de ellos, para integrar la información y el estado de un asunto en el que colaboran varias personas, para constituir fases de un proceso, o para servir de repositorio de documentación privada para usuarios externos (clientes, proveedores, etc…)
Las plantillas admiten scripts de código para algoritmos y para comportamientos automáticos. Por ejemplo, en función del tipo de asunto (lo que puede ser el valor de un atributo), el «Data Smart Box» puede requerir de los usuarios la cumplimentación de determinada documentación, se puede determinar qué personas tienen acceso y con qué facultades, y a quiénes se deben enviar notificaciones y alertas para que actúen o controlen.
¿Qué solucionan?
Si bien una organización pequeña puede funcionar con un sistema de gestión documental simple, una organización en la que actúen múltiples personas con diferentes cometidos y funciones, para ser eficiente necesita de un sistema que permita que la información y documentación esté siempre a disposición de las personas que deban o puedan utilizarla y sólo de ellas, que sea fácil de encontrar, de trabajar y gestionar, y que disponga de un sistema de alertas y notificaciones automáticas que avise en determinados eventos o su ausencia, por ejemplo, antes de que finalicen plazos.
Un sistema eficiente debe facilitar la colaboración y la compartición de la información, que pueda gestionarse la confidencialidad, y que avise de eventos o la ausencia de los mismos a usuarios. Esto es lo que CIFKM trata de ofrecer.
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