Una de las cuestiones principales es la asignación de facultades y derechos de acceso a los «Data Smart Boxes», plantillas y grupos de usuarios.
Cada «Smart Box», plantilla, o grupo de usuarios tiene una sección (o pestaña) para la asignación de roles a grupos de usuarios. En cada rol se establece un conjunto de facultades y derechos de acceso sobre el correspondiente «Smart Box», plantilla o grupo de usuarios.
Hay roles específicos para los «Smart Boxes», para las plantillas, y para los grupos de usuarios, que los administradores de CIFKM deberán haber creado previamente.
Una singularidad de de los grupos de usuarios es que tienen dos secciones para la asignación de roles a los individuos o a grupos de usuarios. El conjunto de roles es el mismo en ambas secciones pero una es para los miembros del grupo y la otra es para los no miembros. Estos últimos son los usuarios o grupos que deben tener facultades bien sobre el grupo o bien sobre los «Smart Boxes» en los que el grupo está insertado, por ejemplo, para incluir el grupo en un «Smart Box», .
La diferencia pues no está en los roles de grupo asignados, que pueden serlo tanto a miembros como no miembros, sino en que ser miembro de un grupo significa que implícitamente será también miembro de otros grupos de usuarios en los que el primero esté incluido (grupos anidados en otros grupos).
¿Qué soluciona?
- Resuelve la necesidad de confidencialidad de los asuntos. Sólo las personas con facultades sobre un «Data Smart Box» tendrán acceso al mismo y a su contenido. El resto de usuarios no ven el «Smart Box».
- Cada usuario sólo ve aquello que pueda necesitar de conformidad con su posición y responsabilidades en la empresa.
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