Cada plantilla permite a los usuarios crear un determinado tipo de «Data Smart Box», por ejemplo, para asuntos de la empresa, para contactos, para repositorios de información, para fases de un proceso, etc. Cada una debe diseñarse con los componentes, funciones y scripts de código adecuados a la finalidad a que se destina.
En la ficha de cada plantilla se indican los grupos de usuarios concretos que tendrán acceso a ella y que pueden utilizarla (cada grupo de usuarios incluido en la ficha de la plantilla tiene un rol de plantilla asignado). Así si un conjunto de plantillas se asigna a un grupo o área concreta de la empresa. Los demás usuarios que no las tengan a su disposición no las visualizarán.
Cada usuario podrá utilizar las plantillas que tenga a su disposición para crear nuevos «Data Smart Boxes» con ella y para realizar búsquedas predefinidas.
Aparte de los posibles scripts de código que se pueden incorporar a las plantillas para que los «Smart Boxes» creados con ellas tengan automatismos y comportamientos específicos, los componentes típicos son los siguientes:
- Grupos de usuarios con acceso y sus facultades sobre el «Smart Box»
- Atributos.
- Secciones para archivos, enlaces, notas, notificaciones, estados, etc.
- Archivos (manuales de instrucción, plantillas de documento, etc.) que deben aparecer en los «Data Smart Boxes» creados con la plantilla.
- Enlaces con otros «Data Smart Boxes».
- Notificaciones y avisos automáticos sobre la ocurrencia de eventos o de su ausencia.
¿Qué solucionan?
Las plantillas facilitan la creación de los «Smart Boxes» por los usuarios que las tienen a su disposición.
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