Los avisos hacen referencia a un evento y su fecha. Pueden o no tener duración (fecha de inicio y de fin del evento), por ejemplo, un aviso referido a una reunión.
Se crean, bien manualmente, bien ya están programados en una plantilla de «Smart Box» o se programan como notificaciones en un «Data Smart Box» existente. Van referidos a un evento o a la falta del mismo, por ejemplo, un periodo de inactividad.
Los avisos, pueden disparar alertas, que se configuran para momentos anteriores a la fecha del evento. Las alertas aparecen y se gestionan por el usuario destinatario del aviso en su ventana emergente de alertas pudiendo este descartar, posponer a otro momento, o bien suprimir las alertas de todos o algunos de los avisos que ha recibido.
Las características de los avisos son:
- Pueden tener archivos adjuntos y/o estar enlazados con un «»Data Smart Box» al que se puede acceder directamente desde el aviso.
- Pueden marcarse para que se muestren en el calendario (y en su caso con su duración) bien del propio usuario o bien de otros usuarios destinatarios del aviso.
- El aviso puede también generar un email a la dirección de alguno o de todos los destinatarios. Si el aviso está enlazado con un «Smart Box» en el email aparecerá un hipervínculo para acceder al mismo.
Las notas creadas en un «Smart Box» pueden estar también asociadas a avisos. Las notas admiten respuestas que se muestran indentadas y se visualizan en la sección de notas del «Smart Box» al que corresponden.
Las notificaciones son avisos programados en los «Data Smart Boxes», que se pueden preconfigurar en sus plantillas, para cuando se produzca un evento o su ausencia. El evento puede referirse al estado de una fase de un workflow.
¿Qué soluciona?
Los avisos son facilitan la colaboración entre usuarios. La posibilidad de incorporar scripts de código en las plantillas de «Smart Box» permite establecer diferentes tipos de notificación con diferentes destinatarios, por ejemplo, cuando ocurre un cambio de estado en determinado atributo.
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