Características diferenciales de CIFKM

CIFKM en base a una dilatada experiencia ha diseñado y desarrollado un sistema cuyas principales características operativas son:

Permite a los usuarios crear múltiples contenedores inteligentes de información estructurada («Smart Boxes») para guardar y compartir archivos, carpetas, e información sobre el desarrollo y seguimiento de asuntos de la empresa, que facilitan la compartición, colaboración y el trabajo en equipo.
Cada «Smart Box» es una pequeña aplicación que contiene un conjunto de funcionalidades que se han definido en plantillas de «Smart Box».
Cada plantilla se construye en un panel al que se han incorporado y posicionado las funcionalidades que le corresponden según la finalidad de cada tipo de «Smart Box».
Permite crear flujos de tareas con los «Smart Box» (workflows).
Permite crear múltiples entornos de trabajo (conjuntos de plantillas de «Smart Box») para distintos grupos de usuarios

Más información:
	…La solución reside en CIFKM
	…Enviar hipervínculos a «Smart Boxes» vía email
	…¿Cuáles son los fundamentos de CIFKM?

En CIFKM, además de una encriptación general de todos los archivos en sus servidores, que es necesaria para evitar fugas por la puerta de atrás, los usuarios que tengan asignada la facultad de encriptar en su rol de usuario pueden realizar una encriptación personal y muy robusta de los archivos antes de subirlos al servidor, y determinar qué usuarios podrán luego desencriptarlos.

La encriptación es muy robusta y segura. En toda empresa se gestionan siempre archivos especialmente confidenciales, por lo que esta posibilidad es muy apreciada.

Con la encriptación de archivos se consigue:

• Que un usuario pueda tener en CIFKM archivos que sólo él puede desencriptar.
• Que un grupo de personas puede colaborar con la certeza de que sólo ellas pueden desencriptar los archivos que utilizan y que se ponen a su disposición.
• Que dos o más personas puedan mantener correspondencia con emails, avisos o notas de CIFKM, con hipervínculos a archivos confidenciales así encriptados, con la más absoluta seguridad de que sólo ellas pueden visualizarlos y ninguna persona más, aunque pueda acceder a sus carpetas de correo.

Más información:
	…Seguridad y encriptación
	…CIFKM: gestión documental segura, presentación cifrado

Los usuarios, además de poder trabajar en CIFKM accediendo directamente al servidor, bien utilizando el «programa cliente» o bien un navegador Web, pueden trabajar también sincronizando archivos y carpetas con sus homólogos de CIFKM mediante la carpeta local «CIFKM Sync», tengan o no conexión al servidor de CIFKM,.

Dentro de esta carpeta local cada usuario puede situar y mantener múltiples SMART BOXES con todo o parte de su contenido en archivos y carpetas constantemente sincronizados por Internet con sus homólogos en el servidor de CIFKM. La sincronía se realiza automáticamente, o se reanuda cuando se tiene de nuevo conexión sin que el usuario tenga que hacer nada.

Cada vez que se añade o modifica un archivo o una carpeta, bien en el sistema local o bien en el servidor de CIFKM, lo modificado se replica bidireccionalmente entre ambos.

Hay que mencionar que CIFKM guarda el «historial» de los «Smart Boxes» y de sus archivos, de manera que aunque se elimine un archivo, una carpeta, o un «Smart Box» de la carpeta «CIFKM Sync.», estos siempre se podrán recuperar en el servidor.

Además se dispone de la funcionalidad «check-in, check-out» que permite que un usuario aplicando «check-in» pueda trabajar sobre un archivo sin que los demás puedan modificarlo ni visualizar sus modificaciones hasta que aplique «check-out»

En otros sistemas de almacenamiento en la nube, por detrás de la escena hay simples cajas tontas que mantienen una réplica de los archivos y las carpetas que el usuario tiene en su estación de trabajo. Estos sistemas son eficaces, pero sólo para un usuario o para un pequeño grupo de usuarios.

La gran diferencia de CIFKM respecto de estos otros sistemas de back-up en la nube es que detrás de la carpeta «CIFKM Sync» no hay simples cajas tontas, sino que están los «Smart Boxes» del sistema de Gestión de Contenidos de la Empresa, creados por los usuarios; cada «Smart Box» con su propio diseño, inteligencia, funcionalidades y reglas.

El email es la herramienta básica de colaboración, pero tiene límites en cuanto a la cantidad y tamaño de los archivos adjuntos que se puede enviar en un mismo email

Esta limitación desaparece si lo que se envían son hipervínculos a “Smart Boxes”, o a sus carpetas y archivos , mostrando la misma estructura en árbol de carpetas que en el «Smart Box».

Los hipervínculos proporcionan acceso a cualquier persona por medio de un navegador Web a una copia de las carpetas y archivos compartidos de cualquier «Smart Box». Desde la misma vista, si el receptor del hipervínculo es, además, un usuario autorizado respecto del «Smart Box» también podrá acceder a el directamente con su password.

(Ver captura… Sharing files and folders from a «Smart Box» by emailing hyperlinks)

Más información:
	…Copiar y enviar hipervínculos a archivos y carpetas de SMART BOXES (compartir contenidos)

En CIFKM se puede distribuir la carga de trabajo entre múltiples servidores sincronizados entre sí bidireccionalmente por Internet y acceder a cualquier de ellos, también vía Internet o red local, bien con el programa cliente de CIFKM, con un Web-browser, o mediante la carpeta «CIFKM Sync.»

Esta posibilidad es especialmente apropiada para empresas con varios establecimientos que pueden estar atendidos localmente por un servidor sincronizado por Internet con otro «maestro».

Las ventajas de estas arquitecturas de servidores distribuidos sincronizados a través de Internet son:

• Escalabilidad de CIFKM
• Obtener respuestas más rápidas
• Mayor seguridad y fiabilidad
• Coste reducido

Más información:
	…Sincronización de múltiples servidores por Internet