CIFKM aporta solución clara a la necesidad de que cada contenido de información tenga la difusión y confidencialidad deseada. En cada «Smart Box» se establecen los «grupos de usuarios» que pueden ver o modificar su contenido. Así se pueden impedir fugas de información con un reducido número de protocolos de fácil implantación y escasa complejidad.
Para hacer más difícil la fuga de información, cabe la posibilidad de que para determinadas personas y documentación, esta última sólo pueda ser visualizada como imagen mediante un visor «ad-hoc» que sólo muestra el botón cerrar.
Además de la gestión de los permisos de acceso y facultades de los usuarios respecto de cada «Smart Box», el programa cliente de CIFKM tiene incorporada como funcionalidad la encriptación de los archivos especialmente confidenciales, que se encriptan en local (PC del usuario) y se suben al correspondiente «Smart Box» ya encriptados.
Esta facultad está sólo reservada a los usuarios (rol de usuario) que la tengan asignada, ya que es posible que no todos los de la organización deban poder encriptar y desencriptar archivos.
La encriptación es segura y robusta y es fácil encriptar y desencriptar ya que el usuario sólo debe introducir la expresión o conjunto de caracteres (password) que ha elegido y sólo él conoce.
Con la funcionalidad de encriptar archivos se consigue que:
- Un usuario pueda tener en CIFKM archivos que sólo él puede desencriptar.
- Un grupo de personas puede colaborar con la certeza de que sólo ellas pueden desencriptar los archivos que utilizan y que se ponen a su disposición.
- Dos o más personas puedan mantener correspondencia con emails, avisos o notas de CIFKM, con hipervínculos a archivos confidenciales así encriptados, con la más absoluta seguridad de que sólo ellas pueden visualizarlos y ninguna persona más, aunque pueda acceder a sus carpetas de correo.
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