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() Avisos, notas, notificaciones
() Gestión de alta de nuevos usuarios
Son aquellos a los que se les ha dado de alta y asignado una licencia de usuario interno. Estos usuarios tendrán acceso a la aplicación mediante un programa cliente con todas las funcionalidades de la aplicación, y además con su navegador Web o browser desde donde sólo podrán acceder para buscar, visualizar y descargar archivos.
El programa cliente para los puestos de trabajo de los usuarios internos se descarga con el navegador en “Descargar aplicación para el puesto de trabajo en CIFKM” de la página Web de la aplicación instalada en el servidor y se instala en cada puesto de trabajo que vaya a ser usado por un usuario interno. El programa cliente permite acceder a la aplicación con todas las funcionalidades.
Con el registro de la aplicación en CIF que se hace al final del proceso de instalación, se dan de alta 4 usuarios a los que se les han asignado 4 licencias de usuario interno iniciales y gratuitas. Los 4 usuarios iniciales se llaman: Administrador (que tiene asignado el rol personal de administrador del sistema, usuario 1, usuario 2, y usuario 3. El administrador accediendo a la ficha de estos cuatro usuarios iniciales en “Gestión de Usuarios” del menú del icono flotante de la aplicación, puede modificar sus nombres, datos y claves de acceso, para que se correspondan con usuarios reales.
Posteriormente, cuando se necesite, se pueden adquirir más licencias de usuario interno accediendo desde el menú del icono flotante de la aplicación a la tienda (http://store.cif.es) donde, si se accede desde la aplicación ya registrada, se entrará directamente con la cuenta con la que registró (necesidad de aumentar el número de licencias de usuario interno).
Las licencias de usuario interno adquiridas con la cuenta de la aplicación se añadirán automáticamente a esta, incrementando el número de las que se tenían antes, quedando las nuevas adquiridas disponibles en la aplicación para ser asignadas a nuevos usuarios internos que se den de alta en ella.
Usuarios externos (acceso sólo por navegador Web)
Tienen acceso desde la página Web de la aplicación a través de su navegador y sólo para visualizar y descargar archivos. Son los usuarios dados de alta en la aplicación a los que se les ha asignado una licencia de usuario externo (sólo Web). Estas licencias se ofrecen gratuitas y en número ilimitado.
El Administrador gestiona los usuarios externos de igual forma que los internos, es decir, pueden formar parte de grupos de usuarios y de esta manera se puede poner a su disposición la información privativa que proceda para cada uno de ellos.
Un ejemplo de utilización de la figura de usuario externo es la siguiente. Supongamos que la empresa es una oficina de abogados, consultores, auditores, etc. que gestiona documentación de clientes (declaraciones fiscales, informes, etc.) y que, con el fin de fidelizar a sus clientes quiere poner a disposición de cada uno de ellos un repositorio con su información, para que así no tenga que preocuparse de ella porque sabe que siempre podrá descargarla desde dicho repositorio.
La forma de operar es la siguiente:
- Se crea una ficha de contacto para cada cliente (elemento de CIFKM “contacto”).
- Se convierte al cliente en usuario externo, asignándole una clave que el podrá cambiar.
- Al convertirse el cliente en usuario externo se habrá también creado automáticamente un “grupo privado” para este usuario. A este grupo se podrán incluir también los usuarios internos que deban tutelar la correspondiente cuenta del cliente con facultades para modificar el grupo (incluir o excluir usuarios. Además si el cliente (usuario externo) fuera una empresa se podrían crear los contactos de la empresa e incluirlos también en el grupo privado de la empresa.
- Se crea un elemento de CIFKM (con la plantilla Documentación) con el nombre del cliente (empresa o individuo) en el que se incluirá en la sección “permisos” el “grupo privado” del cliente, mencionado en el punto anterior, con facultades para modificar. En este elemento “documentación” se subirán los informes y documentación del cliente y será su repositorio de documentación.
- Se enlaza el elemento documentación con la ficha del contacto del cliente.
- Se crea el la página Web de la empresa un área de “clientes” con entrada directa al repositorio así creado (sin pasar por páginas intermedias con buscadores), de manera que desde ella el cliente se pueda identificar (pueda introducir su nombre y clave que lo identifique en CIFKM
Usuarios anónimos (acceso público sólo por navegador Web).
Cualquier persona que no esté dada de alta en la aplicación y, por tanto, sin licencia de usuario externo, podrá acceder con un navegador a la página Web de la aplicación, con los cajetines de nombre y clave en blanco, para consultar y descargar los archivos que estén situados en el espacio de la aplicación destinado al público en general.
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