Índice de esta página:
¿Qué aportan las plantillas a CIF-KM?
Componentes a configurar en una plantilla
¿Quién puede crear y administrar plantillas?
Contenidos de la ayuda relacionados
() Gestión de plantillas de un elemento CIF-KM
() Qué son elementos de CIF-KM
() Plantillas disponibles de cada usuario
¿Qué es una plantilla de elemento CIF-KM?
En CIF-KM toda la información se distribuye en elementos. En la plantilla atendiendo al su finalidad (Asunto, Trabajo, Contacto, Factura, Expediente…) se define un tipo de elemento determinándose la información contendrá, el aspecto de la ficha o formulario con el que se visualizará, quién podrá acceder a el, si tiene programación (secuencias de comandos que permiten que el elemento funcione como si fuese una aplicación), etc…
Una plantilla es la entidad que utilizamos para definir cada tipo de elemento que nuestra organización necesite. De esta forma, los usuarios autorizados podrán usar las plantillas para crear elementos, con lo que podemos decir que una plantilla es la configuración de un tipo de elemento, y es utilizada para crear elementos de ese tipo.
En la instalación basica de CIF-KM se ofrece con tres plantillas distintas preconfiguradas, cubriendo necesidades básicas sin perjuicio de que se pueden configurar tantos tipos de plantillas como se necesiten (ver visión general de CIF-KM). Estas tres preconfiguraciones de plantillas son las siguientes:
- Una plantilla de Documento: para crear y mantener una biblioteca de documentación clasificada.
- Una plantilla de Contacto: para crear y mantener un repositorio de contactos.
- Una plantilla de Asunto: para poder registrar y controlar asuntos de trabajo, efecutar seguimiento de ellos y, con el tiempo, consultar trabajos realizados.
Estas plantillas predefinidas pueden modificarse y amoldarse a las necesidades de la organización que comience a utilizarlas, siendo un excelente punto de partida.
¿Qué aportan las plantillas a CIF-KM?
Gracias al potencial de configuración de los elementos a través de la definición de plantillas CIF-KM puede cubrir cualquier necesidad de registro, control y seguimiento que surja en una organización.
De esta forma CIF-KM, en vez de utilizar fichas fijas que sólo se adaptan a un caso concreto, o que se ven obsoletas o insuficientes cuando aumentan las necesidades de la organización, dispone de una herramienta para actualizar, ampliar y amoldar los tipos de elemento en la dirección correcta (modificar permisos y reglas de acceso, modificar o ampliar los datos guardados en un elemento, modificar o añadir formularios para cubrir distintas fases del elemento…).
Resumiendo, las plantillas aportan a CIF-KM flexibilidad, y control.
Componentes a configurar en una plantilla
Cuando se desea utilizar CIF-KM para archivar, gestionar y controlar un asunto concreto de la actividad de la organización, es necesario identificar todos los componentes que nos permitirán configurar una plantilla en CIF-KM:
|
|
Datos (atributos): debemos conocer la información que hay que guardar para cada elemento, por ejemplo, en un contacto guardamos sus datos de identificación, dirección y contacto, así como información relevante del contacto para nuestra organización. Los datos también nos permiten clasificar el elemento creado para facilitar su búsqueda posterior, o reflejar su situación, con datos numéricos, fechas, o listas de valores. |
|
|
Archivos: es importante saber si con cada elemento incluiremos archivos, que serán accesibles siempre a través del elemento (por lo que sólo los usuarios con acceso al elemento podrán acceder a sus archivos). Por ejemplo, un contacto puede incluir archivos donde guardaremos la documentación generada para él. |
|
|
Enlaces: CIF-KM permite enlazar distintos elementos entre sí, de esta forma se pueden relacionar elementos, por ejemplo, un contacto puede tener enlazadas la fichas de sus pedidos, siendo contacto y pedido dos plantillas de CIF-KM. |
|
|
Notas: una vez creado un elemento es normal que exista un diálogo, unas comunicaciones, o unas observaciones acerca del mismo. Esta información, que tradicionalmente existe de forma externa al elemento (teléfono, correos electrónicos, reuniones presenciales, anotaciones en papel impreso) puede trasladarse al mismo elemento, configurado de la forma más adecuada para su caso concreto, con la ventaja de que será indexado y fácilmente localizable para su posterior consulta y aprovechamiento. |
|
|
Notificaciones y avisos: se pueden crear alertas y avisos manuales y automáticos (disparados por evento, como la modificación de un elemento o que hayan pasado X días sin cambios en algún detalle del elemento). De esta forma el propio elemento se encarga de mantener informados a los usuarios que deben encargarse de él, y no al revés. |
|
|
Conceptos facturables: hay ocasiones en las que es útil poder asignar conceptos numéricos a determinada fecha/hora en un elemento, para poder después emitir informes, facturar servicios prestados, etc… Es posible configurar una o varias secciones diferenciadas de este tipo de detalles en un elemento. |
|
|
Formularios personalizados: un elemento generalmente tiene sólo una ficha, un formulario donde se presenta su información al usuario. Sin embargo, es posible diseñar varios formularios y que el propio elemento se muestre al usuario según la situación: formularios distintos según nivel de acceso (ocultando o mostrando más información) o según estado de los datos del elemento (por ejemplo, mostrando distintas fases en la evolución de un elemento). |
|
|
Programación: en CIF-KM las plantillas pueden incluir distintos «scripts» o programas que amplían el comportamiento de una ficha, permitiendo hacer validación de datos, comunicar distintos elementos entre sí, realizar cálculos, comunicarse con programas y aplicaciones externas, emitir avisos automatizados… practicamente cualquier cosa, permitiendo convertir un elemento en una aplicación o programa, y no sólo en una relación de datos estáticos. |
|
|
Configuración de acceso: las plantillas permiten indicar los permisos de acceso de los elementos creados con ellas, e incluso asignando nombre a un permiso concreto para crear figuras como por ejemplo «responsable de tarea», «colaborador», «supervisado por», lo que permitirá realizar búsquedas en base a estas figuras para generar cuadros de mando u hojas de control. |
¿Quién puede crear y administrar plantillas?
Existe un privilegio dentro de los permisos de usuario (ver roles de usuario) a través del cual se puede asignar a un usuario la capacidad de acceder a la gestión de plantillas (a través del menú del icono flotante). Desde la gestión de plantillas el usuario podrá crear nuevas plantillas o modificar plantillas que estén asignadas a su administración (asociadas a alguno de los grupos del usuario).
Una plantilla incluye un apartado donde se indican los grupos que podrán hacer uso de la misma, así como administrarla, por medio de permisos de plantillas.
Cuando creamos o editamos una plantilla lo hacemos a través de su ficha, donde identificamos las siguientes secciones:
Sección 1: identificación de la plantilla. Podemos indicar un nombre, una descripción y los iconos (utilizados en el escritorio y las listas) con los que veremos la plantilla y los elementos creados con ella.
Sección 2: relación de secciones para la configuración de una plantilla. En la captura de ejemplo vemos una lista donde el icono amarillo nos indica que secciones tienen datos. También es posible ver esta sección como pestañas, en vez de lista (configurable desde el menú ver).
Sección 3: en esta parte vemos la sección/pestaña seleccionada en el apartado 2. Aquí se mostrarán las listas de configuración de la plantilla, como veremos a continuación.
Los permisos de las plantillas definen qué grupos de usuarios tienen acceso a las mismas y con qué privilegios. Así, un grupo de usuarios podrá tener permiso de administración total sobre la plantilla (usar, modificar, eliminar o buscar con la plantilla), mientras otros tan sólo podrán realizar búsquedas de elementos creados con la misma o sólo usarla para crear nuevos elementos en el sistema pero sin poder modificarla. Las columnas de permisos se definen en la gestión de roles de plantilla.
Es posible utilizar el Buscador de usuarios y grupos para añadir grupos de usuarios a la lista de permisos de la plantilla.
Desde esta sección se puede configurar la relación de grupos de usuarios que tendrán acceso a los elementos creados con la plantilla.
Como con todos los detalles de un elemento, que se pueden configurar desde la plantilla, configuramos una relación inicial, que puede ser alterada cuando se crea el elemento, siempre que el formulario que use el usuario lo permita (los formularios a utilizar también se definen en la plantilla).
Las columnas de permisos se definen en la gestión de roles de grupo, indicando el nombre de cada columna, y los privilegios para cada permiso. Al igual que con la lista de permisos de la plantilla, disponemos de un buscador rápido para agregar grupos a la lista.
En esta lista indicaremos los atributos, campos de datos para almacenar información y clasificar, que se utilizarán en el elemento.
Los atributos se definen en la gestión de atributos, donde podemos crear atributos para uso específico como una lista de valores para usar en un caso concreto, o uso general como un atrituto de texto libre «nombre» que se use en cualquier parte donde haga falta.
Vemos sobre la lista el buscador de atributos, que nos permite buscar atributos por nombre para añadir a la plantilla. También vemos botones para eliminar el atributo seleccionado, organizar la lista de atributos (si un formulario muestra una lista de atributos se mostrará por defecto con el orden que indiquemos en esta lista) y un botón que permite añadir otro atributo del mismo tipo que el atributo seleccionado, por ejemplo, si tenemos cinco cajas de texto, podemos añadir un atributo de texto, y con este botón se añadirán nuevas entradas en la lista para el mismo atributo.
Cuando añadimos un atributo a la lista podemos asignarle un nombre apropiado para el propósito con el que se utilizará en el elemento, por ejemplo, en la imagen vemos el atributo «Atributo de texto corto», que está añadido varias veces, pero para distintos propósitos, como indica su columna nombre. También podemos indicar un valor por defecto.
Por último, como veremos en otras listas de detalles, podemos indicar una etiqueta o texto de agrupación, que servirá para filtrar listas en los formularios, por ejemplo, mostrar dos pestañas de atributos, en una lista podríamos ver los atributos con «AGRUPACION_A» y en otra los atributos «AGRUPACION_B».
En la definición del formulario del elemento se decide que atributos serán visibles y de que forma (en cajas de edición o listas).
En esta lista podemos añadir tanto archivos como una estructura de carpetas, que servirán como modelos al crear el nuevo elemento.
Si añadimos un archivo, o una línea vacía, podremos darle un nombre y asignarlo a una caja en el formulario. Si hay un archivo añadido este se podrá descargar para utilizar como archivo o documento predefinido (un formulario que se deba cubrir, una plantilla de documento, documentación que debe formar parte del elemento, etc…).
Si añadimos una estructura de carpetas, esta estará disponible en el nuevo elemento, ofreciendo una organización predefinida para los archivos que se deban incluir.
El funcionamiento de la lista de archivos es idéntico al de la sección archivos de un elemento, aunque al igual que con otros detalles en plantilla, se incluyen columnas para cubrir una descripción (serviría como instrucciones de uso del archivo asociado, o instrucciones acerca de como escoger el archivo a incluir) y agrupación (permitiendo crear listas de archivos separadas entre sí).
Al igual que con la lista de archivos, la lista de enlaces permite predefinir enlaces en un nuevo elemento o bien agregar enlaces vacíos para que el usuario rellene formando vínculos entre elementos.
Esta última opción, el añadir enlaces vacíos, permite establecer relaciones entre fichas de una forma clara y práctica. En el formulario se añaden cajas asociadas a estos enlaces vacíos, de forma que el usuario puede cubrir el enlace como si fuese un campo más del formulario, y así, de forma sutil, enlazar dos fichas entre sí, como por ejemplo, una ficha de pedido puede mostrar una caja de un enlace vacío para cubrir el cliente que efectua el pedido.
El uso de la lista es idéntico a la la lista de la sección enlaces de un elemento, aunque se añaden nuevas opciones:
- Nombre: permite identificar la línea de enlace con un nombre, para después asignar a una caja en el formulario o identificarlo en una lista de enlaces (por ejemplo «Cliente que efectua el pedido» o «Proveedor».
- Plantilla requerida: seleccionando una plantilla obligamos a que este enlace sólo permita enlazar con elementos creados con la plantilla indicada. Si este dato no está cubierto podremos cubrir este enlace con cualquier elemento, sin importar la plantilla de origen.
- Búsqueda por defecto: seleccionando una plantilla de búsqueda indicamos que búsqueda se abrirá cuando el usuario escoja cubrir este enlace desde una búsqueda. Si este dato no está cubierto se mostrará un buscador rápido por título y descripción mostrando sólo elementos creados con la plantilla indicada en el anterior dato, o creados con cualquier plantilla si el dato anterior no está cubierto.
- Instrucciones: al igual que con el dato «descripción» de la lista de archivos, podemos incluir un texto indicando los criterios a seguir para cubrir este enlace.
- Agrupación: al igual que con el resto de detalles, podemos agrupar varios enlaces con la misma etiqueta para mostrarlos en listas separadas, por ejemplo, enlaces a documentación de entrada y documentación de salida.
Desde la lista de formularios podemos crear varias vistas para la ficha del elemento, de forma que cuando un usuario accede o crea un elemento, se decide que formulario se mostrará.
Los criterios seguidos para escoger el formulario que verá el usuario son:
- Evento asignado al formulario: Al añadir un formulario, aparte de darle un nombre diferenciado, podemos asignar para que eventos podrá ser utilizado (columna «utilizar para…»: en creación, cuando un usuario utiliza una plantilla para crear un nuevo elemento, en consulta, cuando un usuario abre la ficha de un elemento ya creado, o en creación/consulta/respuesta a notas, de forma que es posible mostrar formularios específicos para los casos en los que se responde a una nota desde mensajería.
- Grupos asociados al formulario: pulsando con el botón derecho del ratón sobre un formulario en la lista podemos escoger la opción «Editar grupos» que nos permitirá limitar el formulario a su uso por un conjunto de grupos, de forma que podemos tener aspectos distintos de una ficha según los grupos a los que pertenece el usuario (por ejemplo, un usuario con acceso al grupo de administradores puede ver un formulario completo y un usuario de cualquier otro grupo verá una ficha más reducida).
- Orden en la lista de formularios: Cuando coinciden varios criterios a la hora de escoger un formulario, se seleccionará el primero de los formularios coincidentes, para modificar este orden disponemos de los botones «subir» y «bajar».
Al añadir un nuevo formulario (puede ser una copia de uno existente, usando el botón «replicar») o editar un formulario se abrirá la ventana de edición de formularios, desde donde podremos configurar el aspecto, comportamiento y controles visibles.
Desde esta lista también podremos visualizar una vista previa de cada formulario y visualizar el aspecto tal y como lo podrá ver el usuario, así como asignar una página de ayuda de entre las ayudas disponibles. Si el usuario es editor de ayudas podrá crear una nueva página de ayuda para usar desde los formularios.
Si un formulario no muestra toda la información del elemento es posible configurar la información que se obtiene cuando se abra el formulario. Con el formulario seleccionado y desde la opción del menú contextual «Información del servidor» podremos ver una ventana donde indicamos que datos se deben enviar con el formulario, permitiendo que la carga del formulario sea más rápida.
Es posible exportar e importar un formulario a disco, lo que permite reutilizar los formularios entre plantillas (opciones «Exportar formluario» e «Importar formulario» en el menú contextual).
Es posible preparar avisos programados para los elementos creados con la plantilla, como avisos al modificar el elemento, avisos por creación o incluso avisos cuando han pasado varios días sin cambios en el elemento. Los avisos pueden ser enviados a usuarios, grupos de usuarios o direcciones de correo electrónico.
Podemos ver como generar y configurar estos avisos en la sección de notificaciones en la ayuda de Avisos, notas y notificaciones.
Los procedimientos almacenados permiten convertir una ficha de elemento en una aplicación, al añadir comportamiento dinámico a través de scripts de cliente y scripts de servidor.
Se pueden crear scripts de cliente en respuesta a distintos eventos en el formulario (creación, antes de modificar, después de modificar, etc..), o bien para asociar a botones dentro del formulario que se ejecutarán cuando el usuario pulse sobre ellos. También es posible enlazar scripts entre sí, de forma que desde un script se inserten llamadas a funciones y variables de otro.
Desde el menú contextual del botón derecho del ratón es posible exportar los procedimientos almacenados seleccionados, o bien importarlos, de forma que pueden ser reutilizados entre plantillas.
CIF-KM dispone de un API para cliente y API para servidor, con todos los objetos y funciones que pueden utilizarse para realizar operaciones, validaciones e incluso procesos con la información de un elemento o combinación de distintos elementos, extendiendo CIF-KM en cualquier dirección.
CIFKM Página de inicio