Índice de esta página:
Dónde puede el usuario ver sus avisos
Contenidos de la ayuda relacionados
() Calendario
() Ventana emergente de alertas
() Qué son elementos «smartbox»
Hacen referencia a un evento y su fecha, que puede tener o no duración (fecha de inicio y final del evento), por ejemplo, un aviso referido a una reunión.
Se crean bien manualmente (Ver formulario de aviso), o bien están programados en una plantilla de elemento, o en un work-flow ante la ocurrencia de un evento o su ausencia.
Sus notas carácterísticas son:
- Pueden tener archivos adjuntos y/o estar enlazados con un elemento «smartbox» al que se accede directamente desde el aviso.
- Pueden marcarse para que se muestren en el calendario,en su caso con su duración, bien del propio usuario o de los destinatario del aviso
- En los avisos, además de fecha inicio y final del evento, puede marcarse otra fecha (anterior o posterior) para que al alcanzarse se dispare una alerta, que se mostrará en la ventana emergente de alertas del usuario.
- El aviso puede disparar también un email a la dirección de alguno o de todos los destinatarios. Si el aviso está enlazado con un elemento «smart box» en el email aparecerá un hipervínculo para acceder al elemento asociado.
Los avisos se pueden crear:
- Desde la opción «Nuevo Aviso» del menú del Icono Flotante de CIFKM.
- Desde el botón «Nuevo Aviso» de un elemento «smart box». En este caso ya quedará automáticamente enlazado con dicho elemento.
- Desde cualquier calendario (del propio usuario o de otros en los que esté autorizado) haciendo «clic» sobre cualquier fecha y hora del mismo. En este caso el aviso incorporará esa fecha y hora como fecha del evento y tendrá por defecto marcada la opción de aparecer en ese calendario seleccionado, fecha que será la fecha del evento asociada al aviso.
Son avisos que se crean desde la sección de notas de los elementos «smart box» (normalmente por usuarios que colaboran en un asunto) que permiten:
- Adjuntar archivos del elemento de la sección de archivos. Los archivos adjuntos se mantienen en su versión originaria del momento en que se adjuntaron, aunque hayan sido después modificados en el elemento «smart box».
- Crear hilos de las notas con sus respuestas para facilitar el seguimiento de actuaciones. Los hilos de notas, con todos sus datos quedan registrados y se visualizan en la sección de notas del elemento, tal como si se tratara de un foro.
- Son avisos automáticos que se programan en la seccción de Notificaciones de elementos «smart box», o se preconfiguran en las plantillas de los elementos, para cuando cuando se produzca un evento o su ausencia. El evento puede referirse a una fase de un workflow.
- La posibilidad de incorporar scrips a las plantillas permite establecer diferentes tipos de notificaciones con diferentes destinatarios, por ejemplo, relacionados con el cambio de estado de determinado atributo, etc.
El formulario de aviso es sencillo y rápido de cumplimentar.
- Fecha del evento. El aviso normalmente se referira a un suceso que tendrá una fecha de referencia
- Alerta. Al crearse el aviso se puede indicar si se quiere o no que el aviso aparezca en la Ventana Emergente de Alertas de los destinatarios del aviso, bien inmediatamente, o bien con un tiempo de antelación a la fecha del evento o en una fecha concreta. A partir de la recepción del avisos la modificación respectivas fechas de recordatorio, o no recordar más, de cada usuario será gestionado por él.
- Elemento «smartbox» asociado. El aviso puede tener o no un elemento «smart box«, que es un hipervínculo al elemento.
- Buscador rápido de usuarios o grupos de usuarios
- Destinatario identificado con un email
- Marcadores para indicar si se quiere que el aviso aparezca en el calendario de los destinatarios en la fecha del evento (por ejemplo para una reunión) y si se envía también un email. Las direcciones de email de los usuarios CIFKM están en la Ficha personal de cada usuario, y los email, en su caso, incorporarán un HIPERVÍNCULO al elemento «smart box» asociado al aviso.
- Pestañas para mostrar los destinatarios y los archivos adjuntos
¿Dónde puede el usuario ver sus avisos?
El usuario visualiza sus avisos en los siguientes sitios:
1. En la ventana de avisos de la opción AVISOS del menú del icono flotante
2. En el calendario. Sólo aquellos que están marcados para que se visualicen en el Calendario del usuario
3. En la ventana emergente de alertas. Sólo aquellos que tienen marcada una fecha de alerta que se ha alcanzado o sobrepasado
A la ventana de avisos se accede desde la opción «Avisos» del menú del icono flotante y en ella el usuario puede seleccionar y filtrar los avisos que ha recibido y enviado con diversos filtros.
Desde esta ventana haciendo clic sobre cualquier aviso que se visualice se abrirá el formulario del correspondiente aviso y con el menú del botón derecho del ratón se pueden realizar diversas operaciones
1.Pestañas de avisos recibidos y de avisos enviados por el usuario
2. Sección de filtros para la búsqueda
3. Sección de resultados de la búsqueda
CIFKM Página de inicio