Las personas de las empresas trabajan, interactúan y colaboran en múltiples asuntos. Para cada asunto se crea un «Smart Box» de CIFKM, adecuado a las características del asunto.
Los «Smart Boxes» se crean mediante plantillas de distintos tipos, en las que se pueden haber predefinido todos o bien sólo parte de los elementos esenciales del tipo de «Smart Box».
Por ejemplo, se pueden haber establecido: (1) qué tipos de atributos servirán para clasificarlo o para determinar el estado de ejecución de un proceso relacionado con el «Smart Box»; (2) qué tipo de enlaces a elementos que el usuario debe cumplimentar; (3) qué «grupos de usuarios» pueden simplemente ver o actuar sobre sus contenidos; (4) notificaciones a enviar con hipervínculos al «Smart Box», etc.
Un tipo de «Smart Box» puede ser simple como un mero contenedor de archivos, o ser más complejo, incluso incorporar scripts de código asociado para tener comportamientos automáticos o para ejecutar fases de un workflow.
En los «Smart Boxes» se pueden generar avisos con o sin emails asociados, recordatorios y alarmas, incluso por inactividad durante un lapso de tiempo previsto. Los avisos pueden referirse a todo el «Smart Box», o a un contenido concreto del mismo, como puede ser un archivo o una fase de un workflow. Los avisos se muestran en una ventana emergente y/o en el calendario del usuario cuando el aviso es un recordatorio que tiene para una fecha determinada. También pueden ser enviados por email.
En los «Smart Boxes» se pueden registrar las actuaciones de cada persona, sus tiempos, recursos y gastos dedicados al asunto.
Cada organización tiene sus propias necesidades y CIFKM proporciona una forma fácil y eficaz de solucionarlas.
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