Grupos de usuarios

Índice de esta página:

Introducción

Anidamiento de grupos de usuarios en otros grupos

Gestión de grupos


Ver video tutorial «Grupos de usuarios»


Contenidos de la ayuda relacionados

() Visión general de CIFKM

() Gestión de roles

() Buscador rápido de usuarios/ grupos

() Alta de usuarios

() Plantillas disponibles de cada usuario

() Qué son elementos de CIFKM

() Gestión de plantillas

() Tipos de elementos ya configurados de la versión descargada de la Web

Introducción

Los grupos de usuarios permiten gestionar de manera sencilla y práctica quien puede acceder y con qué facultades a cada elemento «smartbox» de CIFKM o plantilla con el fin de consultar, usar, modificar, eliminar elementos «smartbox» o plantillas de CIFKM. Ninguno de esos elementos existirá (no será visualizado ni será accesible) para los demás usuarios no autorizados.


En CIFKM las personas de una organización se estructuran en múltiples grupos de usuarios con criterios funcionales que son fáciles de gestionar. Cada grupo de usuarios puede recibir facultades (permisos de acceder y actuar) sobre cualquier elemento CIFKM y sobre cualquier plantilla concreta.


Con los grupos se consigue representar a la empresa, tanto jerárquica como funcionalmente, por ejemplo, los grupos pueden representar áreas, subáreas, departamentos, comisiones y grupos de trabajo, posiciones del organigrama de la empresa (en este caso el grupo que representa una posición puede tener un único miembro que será la persona que en cada momento ocupe la posición).


Al usuario, al darse de alta, se le asigna automáticamente un grupo personal del que él es el único miembro.


En base al organigrama de la empresa se crean los grupos de posición (uno para cada posición del organigrama). A cada usuario, que ya tiene un grupo personal donde él es el único miembro, si tiene además una posición asignada en el organigrama de la empresa, se le incluirá en el grupo de usuarios que representa esa posición en la que podrá ser también su único miembro. Posteriormente los grupos personales y los de posición se incluirán en los grupos funcionales tales como áreas de la empresa, grupos de trabajo, comités, etc.


La estructura de grupos descrita es la base para asignar los accesos y facultades de cada grupo de usuarios sobre los elementos «smartbox» de CIFKM y sobre las plantillas. Además, con una estructura así resultará fácil reorganizar ya que sólo habrá que sustituir personas en la base, es decir, en los grupos de posición del organigrama y en los grupos personales lo que realizarán los usuarios con facultades de administrar cada grupos de usuarios.


Un grupo de usuarios (grupo de destino) puede tener también como miembros a otros grupos de usuarios (grupos de origen). En este caso los miembros del grupo de origen serán considerados miembros del grupo de destino, igual que si se hubiesen incorporado a el individualmente.

(Haga clic aquí para ver la figura)


Un usuario puede ser miembro de tantos grupos de usuarios como sea preciso y estos a su vez estar incluidos en las fichas de otros grupos de usuarios también como miembros. En la ficha de cada grupo de usuarios se marcan los permisos (roles de grupo) que determinan lo que cada miembro del grupo puede hacer en relación con el grupo .


Grupo de usuario es un elemento funcional de CIFKM que puede estar también integrado por un único miembro. Al darse de alta al usuario se le asigna automáticamente un grupo personal del que es el único miembro.


Los permisos en relación con un grupo (roles de grupo) se pueden marcar (asignar) en la ficha del grupo también a usuarios que no sean miembros del mismo. En tal caso puede, por ejemplo, un usuario no miembro estar autorizado para incluir el grupo en la ficha de un elemento «smartbox» de CIFKM que está creando con una plantilla de elemento, para que ya sean los miembros de los grupos incluidos (asociados con el elemento) quienes realicen las actuaciones posteriores en el elemento.


Con los grupos se consigue representar a la empresa, tanto orgánica como funcionalmente, por ejemplo grupos de áreas, subáreas, departamentos, comisiones o grupos de trabajo interdepartamentales, posiciones del organigrama o puestos en la empresa (en este caso el grupo puede tener un único miembro que será la persona que en cada momento ocupe la posición).


En los grupos de usuarios se asignan roles de grupo a usuarios, tanto si son miembros de el como si no.


La pregunta que surge si cualquiera puede tener facultades (roles de grupo) asignadas respecto de un grupo, es ¿por qué? entonces se distingue entre miembros y no-miembros del grupo. La respuesta es que cuando se anida un grupo en otro (ver la figura) sólo los miembros y no los no-miembros del primero no forman parte del segundo.


Para que CIFKM sea más versátil respecto de los grupos de usuarios se han separado, por un lado, el concepto de roles de grupo que se pueden asignar a cualquier usuario, sea o no miembro del grupo, y por otro lado el concepto de ser o no miembro del grupo, ya que sólo los miembros se incorporan a otro grupo cuando aquel se anida o incorpora a este último.


En la versión estándar que se descarga de la nube, los roles que se pueden asignar respecto de un grupo de usuarios son:


  • Rol lector significa tener acceso a los elementos CIFKM y plantillas de elemento y de búsqueda en los que el grupo figura incluido en las respectivas fichas del elemento o plantilla. El usuario en este caso ostentará, respecto del elemento o la plantilla, las facultades del rol de elemento asignados al grupo en el elemento correspondiente. Este «rol lector» no faculta para para incluir el grupo de usuarios en la ficha de un elemento CIFKM lo que pertenece al «rol publicador»
  • Rol administrador significa poder modificar (añadir, quitar usuarios, modificar sus roles de grupo) y eliminar el grupo.
  • Rol publicador significa poder incluir o excluir el grupo en las fichas de los elementos CIFKM y en las plantillas de creación de elementos y de búsqueda, lo que significa publicar contenidos en el grupo para que estén disponibles por los usuarios con el «rol lector» en el grupo. Tener el «rol publicador» en el grupo no incluye las facultades del «rol lector». Así por ejemplo, un no-miembro del grupo que tenga el «rol publicador» en el grupo puede recibir los pedidos de clientes y crear para cada uno de ellos un elemento CIFKM, mediante la correspondiente plantilla en la que ostente el «rol utilizar» en la ficha de la plantilla, e incluirlo en el «grupo de usuarios» de manera que los usuarios con el rol lector podrán actuar y gestionar el pedido. Dicho usuario si no tiene también asignado el «rol lector» en el grupo no tendrá acceso a ver cómo se gestiona el pedido.


Los roles de grupo descritos (lector, administrador, publicador) son los que se han creado por defecto en la versión estándar que se descarga de la nube, aunque después se pueden configurar otros tipos de roles a conveniencia, agrupando y formando otros conjuntos de facultades distintos, (Ver roles de «smartbox», roles de grupo, roles de plantilla, y roles de usuario)


Anidamiento de grupos de usuarios en otros grupos

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Los grupos de usuario se pueden anidar en otros grupos de usuarios. Un grupo (grupo de destino) puede tener también como miembros a otros grupos de usuarios (grupos de origen). En este caso los miembros del grupo de origen (no los no-miembros con roles asignados) serán también miembros del grupo de destino, y todos ellos tendrán el mismo rol de grupo que se asigne al grupo de origen en la ficha del grupo de destino.


El sistema de grupos incluidos en otros grupos permite, por ejemplo, que cuando se modifica la posición de un usuario en la empresa, excluyéndolo del grupo que representa una posición orgánica e incluyendo, en su caso, a su sucesor en el cargo, quedan afectados por dicho cambio cualesquiera otros grupos del que aquel era miembro. Asímismo, el cambio o sustitución puede hacerlo un administrador de CIFKM que tenga permiso de administrar (roles de grupo) los grupos de posición sin ser miembro de ellos.


Al crearse un grupo de usuarios puede marcarse en su ficha el casilla de grupo privado en cuyo caso no podrá ser visualizado por nadie que no sea miembro del mismo ni por los administradores de CIFKM. Pero esto último hay que ponerlo en relación a que sólo pueden crear nuevos grupos de usuarios aquellos usuarios que en su rol de usuario tengan asignada esa facultad.


  • Los miembros de un grupo de usuarios pueden ser indistintamente usuarios individuales o bien otros grupos de usuarios. En el caso de gupos integrados en otros grupos, los usuarios que figuren en la sección «miembros» de la ficha de los grupos incorporados se integrarán automáticamente en aquel como miembros del mismo, aunque sin arrastrar ningún tipo de rol de grupo que tengan asignado en los de origen. De esta manera, si algún usuarios es añadido/excluido de esta sección de la ficha de uno de los grupos de origen, automáticamente quedará también incluido/excluido de los grupos donde aquél este incluido.
  • Por el contrario, los usuarios que figuren en la sección «otros permisos» de la ficha de los grupos de origen no se incorporan a los grupos de destino, ni por supuesto tampoco arrastrarán consigo ningún permiso.
  • Marcando en la ficha de grupo el cajetín «grupo privado» que se muestra en ella, se limita la visibilidad del grupo a sólo los usuarios miembros o con permisos en el, y quedan fuera del alcance de los administradores de CIFKM. En un grupo privado es necesario que al menos un miembro del mismo tenga permiso de administrador.

Gestión de grupos

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Los administradores de CIFKM, podrán acceder al submenú «Gestión/gestión de grupos» del menú del Icono Flotante


  1. Ventana de gestión de menús.

Muestra la lista de los grupos de usuario existenetes, excepto los que tengan la marca de «grupo privado» y permite crear nuevas grupos de usuarios.

Haciendo «clic» sobre cualquiera de la lista se abre la ficha del del correspondiente grupo, en este caso del «Área de administración».

  1. Ficha de grupo

En este ejemplo se muestra la ficha del grupo denominado «Área de administración».

  1. Marcador de grupo privado

Con la marca de «Grupo privado» se limita la visibilidad del grupo a los usuarios que pertenezcan al mismo, fuera del alcance de los administradores del sistema. En un grupo privado es necesario que al menos un miembro del mismo tenga permiso de administrador.

  1. Sección «miembros» del grupo

Pueden ser miembros de un grupo tanto usuarios individuales como otros grupos, que se añadirán al grupo con el Buscador de usuarios y grupos. En la figura se muestra el contenido de esta sección.

Al integrar un grupo en otro grupo quedan automáticamente incorporados los usuarios de la sección «miembros», que en cada momento haya en primero si bien su rol de grupo será el que se marque en la ficha del grupo de usuarios de destino.

Así si un usuario es añadido/ excluido del primer grupo, el resultado afectará a los grupos donde dicho grupo esté integrado.

  1. Sección «otros permisos» del grupo

Esta sección es similar a la anterior, con la diferencia de que sus usuarios integrantes no se incluirán en los demás grupos donde el grupo de la ficha esté integrado como miembro. Los usuarios de esta sección pueden tener asignadas los mismos tipos de roles de grupo que los de la sección de miembros. Es decir, en el aspecto de asignación de roles ambas secciones no se diferencian.

  1. Grupo integrado en otro grupo(icono de grupo)

En el ejemplo de la figura los miembros de grupo de «Área Jurídica» que haya en cada momento estár integrados también como «miembros» del grupo «Área de administración».

  1. Usuario individual integrado en la sección «miembros» de la ficha de grupo (icono de usuario individual).
  2. Marcador para indicar si el grupo de la ficha se refiere al puesto de trabajo (posición) del usuario

El grupo «Área de administración» que muestra la figura no es el grupo de puesto de ningun usuario. Este marcador es útil en grupos que se refieren a una posición en el organigrama de la empresa (grupos de posición) y normalmente tendrán un único usuario individual que es quien tiene ocupa el puesto correspondiente. Estos puestos se pueden incorporar a otros grupos, por ejemplo, un comité de dirección, cuyos componentes estarán en tanto mantienen la posición en el grupo de origen.

Al buscar grupos de un usuario se puede filtrar para que aparezcan sólo los grupos de puesto de trabajo o posición del usuario.

  1. Buscador de usuarios y grupos

Permite hacer filtros rápidos de usuarios y grupos posicionales para añadirlos al grupo de la ficha.

  1. Selector para filtrar el buscador

Permite filtrar el buscador según se quieran buscar añadir usuarios o grupos.

  1. Roles de grupo

En la ficha de grupo se muestran todos los roles de grupo que se hayan configurado por los adminisrtradores de CIFKM para que se asignen a los «miembros» del grupo, tanto usuarios como otros grupos incluidos.

Los mismos roles de grupo se muestran en la sección «otros permisos» de la ficha de grupo para poderse asignar también a usuarios no miembros del grupo, .

En esta ayuda se han configurado los siguientes roles de grupo:

-Administrador: El usuario o grupo con este rol de grupo puede acceder a la ficha de grupo y modificar los permisos de sus miembros, así como añadir o quitar miembros.

-Lector: Los usuarios o grupos con este permiso tienen acceso a aquellos elementos «smartbox» de CIFKM o documentos asociados al grupo.

-Publicador: Permiso para incluir el grupo en la ficha de un elemento «smartbox» de CIFKM, permitiendo que los miembros del grupo accedan a dicho contenido.

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