Los «grupos de usuarios» permiten gestionar de manera sencilla y práctica quien puede acceder y con qué facultades a cada «Smart Box», a cada plantilla de «Smart Box» o cada formulario de búsqueda, con el fin de usar, consultar, modificar, eliminar elementos o plantillas. Para los demás»grupos de usuarios» no autorizados ninguno de esos elementos existirá (no será ni visible ni accesible) .
Grupos de usuarios y sus anidamientos
En CIFKM las personas de una organización se estructuran en múltiples «grupos de usuarios» con criterios funcionales u orgánicos fáciles de gestionar. En los «Smart Boxes» y las plantillas se insertan los «grupos de usuarios» autorizados y se les asignan «Roles» («Roles de Smart Box,»Roles de plantilla«).
Con los grupos se consigue representar a la empresa, tanto jerárquica como funcionalmente, por ejemplo, los grupos pueden representar áreas, subáreas, departamentos, comisiones y grupos de trabajo, posiciones del organigrama de la empresa. Al usuario, al darse de alta, se le asigna automáticamente un grupo personal del que él es el único miembro.
En base al organigrama de la empresa se crean los grupos de posición (uno para cada posición del organigrama que normalmente será unipersonal). A cada usuario, que ya tiene un grupo personal donde él es el único miembro, si tiene además una posición asignada en el organigrama de la empresa, se le incluirá en el grupo de usuarios que representa dicha posición en la que podrá ser también su único miembro. Posteriormente los grupos personales y los de posición se incluirán en grupos funcionales tales como áreas de la empresa, grupos de trabajo, comités, etc. según corresponda.
Confidencialidad de los contenidos de cada «smart box»
Un grupo de usuarios puede tener también como miembros a otros grupos de usuarios (grupos anidados). En este caso los miembros del grupo anidado serán considerados miembros del grupo de destino, igual que si se hubiesen insertado en el individualmente.
La estructura de grupos descrita es la base para asignar los accesos y facultades de cada «grupo de usuarios» sobre los «Smart Boxes» , sobre las plantillas de «Smart Box», y sobre las plantillas de búsqueda. Además, con una estructura así resulta fácil reorganizar ya que sólo hay que quitar o sustituir grupos personales de su anidamiento en otros grupos y, en su caso, usuarios de los grupos de posición del organigrama.
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