Visión General de CIFKM

(1) Comprar licencias de usuario

(2)Comprar asistencia y/o formación

(3)Trabajos de personalización de la aplicación

Indice de la visión general de CIFKM

– Avisos

– Notas

– Notificaciones

– La ventana de avisos del usuario

– La ventana emergente de alertas

– Roles de usuario

– Roles de grupo de usuarios

– Roles de plantilla

– Roles de Smart Box

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CIF_KM Guía de Administración…
CIF_KM Guía de Usuario…

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1.- Introducción

(Ir al índice)

CIFKM es una plataforma horizontal configurable de gestión de contenidos empresariales (Enterprise Content Manager-ECM), basada en que los usuarios puedan crear a su conveniencia «Cajas Inteligentes» (Data Smart Boxes). Los Data Smart Boxes son pequeñas aplicaciones de distinto tipo según su finalidad, que incorporan múltiples funcionalidades y comportamientos automáticos predeterminados en plantillas.

En CIFKM sólo hay unos pocos conceptos que manejar, que son los siguientes:

ITEMS ES

«Smart Boxes«. Antaño la documentación se guardaba en cajas archivadoras. Ahora en CIFKM los archivos y la información relativa a cada asunto se incorpora a un «Smart Box». Estos son contenedores inteligentes (cada uno es una pequeña aplicación) y en ellos se sitúan los atributos, metadatos, notas, enlaces, notificaciones automáticas, documentación,… es decir, todo lo referido al mismo asunto y muy principalmente en cada uno de ellos está especificado quiénes tienen permiso de acceso y con qué facultades («roles de Smart Box»),

«Grupos de usuarios«. En una organización plana, es decir, sin estructura ni niveles, CIFKM se puede gestionar de manera que todos los usuarios tengan acceso a todos los «Smart Boxes» con todas las facultades (todo accesible y transparente para todos). En tal caso , sólo se utilizará un grupo general comprensivo de todos los usuarios.

Sin embargo, la empresas a partir de un cierto tamaño son organizaciones de personas, con áreas de actividad, estructura y niveles (posiciones del organigrama).

En este caso, los usuarios se organizan en «grupos de usuarios», que pueden anidarse unos en otros. Así se puede representar la estructura orgánica de la empresa. Así, en cada «Smart Box» se insertan sólo los grupos cuyos miembros pueden acceder y se les asignan «roles de Smart Box».

La posibilidad de anidar grupos en otros permite, por ejemplo, que haya grupos que representen posiciones del organigrama que estarán anidados en los grupos de las áreas, comités,… sobre las que tienen alguna responsabilidad o participación.

Así, en cualquier reorganización sólo habrá que sustituir usuarios en las posiciones del organigrama afectadas, representadas por «grupos de usuarios» de un solo miembro, que mantienen sus roles y facultades.

En cada grupo de usuarios se asignan «roles de grupo» a usuarios (miembros o no del mismo) con distintas facultades de gestión o administración del mismo.

(Ver…… Representación del organigrama de la empresa mediante la inclusión de unos grupos de usuarios en otros)

«Plantillas de Smart Box«. Para facilitar la creación de «Smart Boxes» con un solo clic por los usuarios, las características de cada tipo de ellos se predefinen en una «plantilla de «Smart Box»».

Los usuarios tienen que incorporar los contenidos y asignar valores a los atributos y enlaces que se deban utilizar como metadatos.

Las plantillas pueden ser muy diferentes entre sí en función de la finalidad de los «Smart Boxes» que se crean con ellas, pero también muchas pueden ser casi idénticas, diferenciándose sólo en los grupos de usuarios (por ejemplo, distintas áreas de la empresa) que van a tener acceso a sus «Smart Boxes».

Cada plantilla se pone a disposición de los «grupos de usuarios» que deben utilizarla. Para ello, en cada plantilla se insertan los grupos cuyos miembros pueden acceder y se determinan las facultades («roles de plantilla») de cada uno de ellos respecto de la misma.

«Roles«. En los apartados anteriores se han mencionado distintos tipos de «roles», que agrupan conjuntos de facultades que se habrán configurado. Hay 4 tipos de roles que responden a la tipología de facultades que comprenden. Estos son: «roles de usuario«, «roles de Smart Box«, «roles de grupo«, y «roles de plantilla«.

En la versión estándar las plantillas de «Smart Box» y de «búsqueda» se pueden adaptar a las necesidades de la empresa.

También, la estructura de «grupos de usuarios» con sus anidamientos (un grupo dentro de otro) para emular el organigrama de la empresa, y la creación o modificación de las configuraciones de «roles» y de «atributos». Son son configuraciones con poco coste.

Por ello, se puede empezar a utilizar CIFKM para satisfacer una necesidad concreta y luego extender su utilización progresivamente al ir descubriendo nuevas posibilidades. Por ello, no es necesaria una completa especificación inicial de todas las necesidades.

Las plantillas de «Smart Box» están también preparadas para incorporar «scrips de código», para que los «Smart Boxes» creados con ellas tengan comportamientos automáticos. De esta forma CIFKM puede personalizarse y adaptarse a necesidades de empresas concretas. Para ello se requiere de inicio una especificación más completa de las necesidades, ya que luego tiene más rigidez frente a cambios posteriores y su coste de implementación es más elevado. En resumen, CIFKM se puede personalizar hasta donde se quiera.

(Ver…… PRECIOS DE LAS LICENCIAS DE CIFKM)

(Ver…… ¿Cómo organizar la versión estándar de CIFKM e una empresa?)

2.- Tipos de usuarios

(Ir al índice)

Hay 3 tipos de usuarios:

Usuarios internos son aquellos a los que se les ha dado de alta y asignado una licencia de usuario interno. Estos usuarios tendrán acceso a la aplicación mediante un programa cliente con todas las funcionalidades de la aplicación, y además con su navegador Web o browser desde el que podrá acceder para buscar, visualizar y descargar crear carpetas y subir archivos.

El programa cliente se descarga a los puestos de trabajo de los usuarios internos con un navegador en «Descarga del Programa cliente CIFKM» de la página Web de la aplicación instalada en el servidor y se instala en cada puesto de trabajo que pueda a ser usado por un usuario interno. El programa cliente permite acceder a la aplicación con todas las funcionalidades.

Con el registro de la aplicación en CIF, que se hace al final del proceso de instalación, se dan de alta 4 usuarios a los que se les han asignado 4 licencias de usuario interno iniciales y gratuitas.

Los 4 usuarios iniciales se llaman: Administrador (que tiene asignado el rol personal de administrador del sistema, usuario 1, usuario 2, y usuario 3. El administrador accediendo a la ficha de estos cuatro usuarios iniciales en “Gestión de Usuarios” del menú del icono flotante de la aplicación, puede modificar sus nombres, datos y claves de acceso, para que se correspondan con usuarios reales de la empresa.

Posteriormente, cuando se necesite, se pueden adquirir más licencias de usuario interno accediendo desde el menú del icono flotante de la aplicación a la tienda (http://store.cif.es) donde, si se accede desde la aplicación ya registrada, se entrará directamente con la cuenta con la que esta se registró. Esto tiene la ventaja de que las licencias de usuario interno adquiridas quedarán vinculadas a la cuenta de la aplicación. También se puede acceder directamente a la tienda e introducir el nombre y password de la cuenta de registro de la aplicación.

Las licencias de usuario interno adquiridas con la cuenta de la aplicación se añadirán automáticamente a esta, incrementando el número de las que se tenían antes, quedando las nuevas adquiridas disponibles en la aplicación para ser asignadas a nuevos usuarios internos que se den o hayan dado de alta en ella.

Usuarios externos, que tienen acceso sólo desde la página Web de la aplicación a través de su navegador, y sólo para buscar elementos CIFKM, visualizar y descargar sus archivos. Son los usuarios dados de alta en la aplicación a los que se les ha asignado una licencia de usuario externo (sólo Web). Estas licencias se ofrecen gratuitas y en número ilimitado. En algunos casos de personalización se permite que los usuarios externos, (por ejemplo, clientes) puedan puedan subir también archivos con su navegador a los repositorios (Smart Boxes) en los que se han incluido.

El Administrador gestiona los usuarios externos de igual forma que los internos, es decir, pueden formar parte de grupos de usuarios y de esta manera se puede poner a su disposición la información privativa que proceda para cada uno de ellos.

Un ejemplo de utilización de la figura de usuario externo es la siguiente. Supongamos que la empresa es una oficina de abogados, consultores, auditores, etc. que gestiona documentación de clientes (declaraciones fiscales, informes, etc.) y que, con el fin de fidelizar a sus clientes quiere poner a disposición de cada uno de ellos un repositorio con su información, para que así no tenga que preocuparse de ella porque sabe que siempre podrá descargarla desde dicho repositorio.

La forma de operar es la siguiente:

  1. Se crea un Smart Box del tipo contacto para cada cliente (Smart Box “contacto”).
  2. Se convierte al cliente en usuario externo, asignándole una clave que el podrá cambiar.
  3. Al convertirse el cliente en usuario externo se habrá también creado automáticamente un “grupo de usuarios” para este usuario. A este grupo se podrán incluir también los usuarios internos que deban tutelar la correspondiente cuenta del cliente con el «rol de grupo» todos los permisos, para modificar el grupo (incluir o excluir usuarios). Además si el cliente (usuario externo) fuera una empresa se podrían crear los contactos de la empresa como usuarios externos e incluirlos todos ellos también en el «grupo de usuarios» de la empresa.
  4. Se crea un con la plantilla de Smart Box «repositorio de clientes» uno con el nombre del cliente (empresa o individuo) en el que se incluirá en la sección “permisos” el “grupo de usuarios” del cliente, mencionado en el párrafo anterior, con facultades para modificar. En este smartbox se subirán los informes y documentación del cliente y será su repositorio de documentación.
  5. Se enlazan el Smart Box «repositorio» con el Smart Box contacto de cada cliente.
  6. Se crea el la página Web de la empresa un área de “clientes” con entrada directa al repositorio así creado (sin pasar por páginas intermedias con buscadores), de manera que desde ella cada cliente se puede identificar con su nombre y password.

(Ver…. Crear nuevos usuarios externos y su repositorio privado directamente desde una ficha de contacto
(Ver…. Se pueden crear gratis repositorios privados para clientes)

Usuarios anónimos (acceso público). La empresa puede también tener uno o varios Smart Boxes con acceso público al que pueda acceder cualquier persona no esté registrada y, por tanto, sin licencia de usuario externo, que podrá acceder con un navegador desde la página Web de la aplicación, con nombre y clave en blanco, para consultar y descargar los archivos que, en su caso, estén situados para el público en general. En los smartbox los archivos pueden estar estructurados en carpetas.

3.- Alta de nuevos usuarios

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Dar de alta a un usuario es asignarle una licencia de usuario de entre las disponibles, bien de usuario interno o externo. Es un permiso (rol de usuario) que en la versión estándar está incluido en el rol de administrador.

Cuando un usuario se da de baja en la aplicación, su licencia vuelve a estar disponible para cualquier otro usuario. Las 4 primeras licencias de usuario interno son gratuitas y vienen con la aplicación descargada de www.cifkm.com; las siguientes hay que adquirirlas en la tienda on-line de CIF con la cuenta de registro de la aplicación instalada, que se añadirán y se podrán asignar a usuarios internos. Las licencias de usuario externo son gratuitas e ilimitadas.

El alta de nuevos usuarios se efectúa en la ventana de la aplicación «Gestión de licencias» en la que se informa del número de licencias disponibles y del número de las asignadas tanto a usuarios internos como a externos.

Los nuevos usuarios pueden ser dados de alta de uno en uno, o en grupo mediante una hoja Excel con el formato que se descarga de la ventana de gestión de licencias, o bien importando los datos de los usuarios desde un dominio.

(Ver capturas…… Add new users, buy and assign licences)

Al dar de alta a los usuarios internos se le asigna a cada uno:

  • Uno o varios rol de usuario que otorgará los permisos para la actividad que desarrollará en la empresa.
  • Los grupos de usuarios de los que inicialmente será miembro y en los que tendrá permisos aún sin ser miembro. Su pertenencia a grupos, o tener «roles» en ellos aún sin ser miembro, determinará a qué «Smart Box» el usuario tendrá acceso y con qué facultades, y qué plantillas de Smart Box y de búsqueda tendrá a su disposición.
  • El menú que tendrá a su disposición y que se mostrará a traves del Icono Flotante de CIFKM. Si no se le asigna ningún menú específico le aparecerá el que marcado por defecto.
  • El tipo de escritorio de CIFKM donde tendrá las plantillas y el menú de funciones asignado al escritorio.
  • Las credenciales para entrar en CIFKM que el usuario podrá después modificar en su «ficha de datos personales.

Al ser dado de alta, a cada usuario se le asignará una credencial inicial (nombre y password) para entrar en CIFKM, que luego él podrá modificar desde su ficha personal de usuario, así como añadir como credencial para su acceso cualquier certificado digital para acreditarse con la clave privada del mismo que sólo él posee (esta última opción no está activada en la versión autoinstalable).

Para los usuarios externos, que pueden acceder a la aplicación desde un «browser» o navegador, y sólo pueden consultar los elementos CIFKM y descargar su contenido (documentación), el proceso de alta se realiza desde el mismo sitio y es similar al de los usuarios internos. Cada usuario externo podrá tener asignados grupos específicos de usuarios (o bien uno unipersonal) de manera que se puede discriminar tanto con respecto a la documentación como a los tipos de búsquedas predefinidas que tendrá cada usuario o grupo de usuarios a su disposición. También la empresa puede tener un espacio público genérico asignado a usuarios anónimos (no registrados) que no tendrán que introducir ninguna clave de acceso para identificarse y podrán consultar los elementos CIFKM que se pongan a su disposición.

Así, cualquier empresa, sin ningún coste de licencias, utilizando las 4 gratuitas de usuario interno para administrar, crear Smart Boxes y subir archivos a ellos, puede ofrecer documentación específica a sus agentes comerciales, a sus clientes y proveedores, al personal de la empresa, y en su caso al público en general, con solo descargar e instalar la versión estándar autoinstalable de CIFKM.

(Ver captura…. Create a New «External User» with a «Repository» Smart Box from a «Contact», both linked to this)

Contenidos de la ayuda relacionados

() Alta de nuevos usuarios

() Credenciales del usuario

4.- Acceso de los usuarios a CIFKM

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  • Los usuarios, tanto internos como externos, acceden a la aplicación CIFKM identificándose con sus credenciales, salvo el espacio público, en su caso, para el que no se precisa identificación.
  • Cada vez que el usuario interno accede a CIFKM desde un nuevo puesto de trabajo (PC), deberá acceder al sitio Web del servidor donde está instalada la aplicación, a través de un «browser» o navegador indicando la dirección URL. Si es usuario interno interno utilizará el botón «Descargar aplicación cliente de CIFKM» que hace la instalación del programa cliente en este nuevo puesto de trabajo. Una vez instalado, el usuario ya podrá entrar en la aplicación usando su credencial. Posteriormente, cada vez que acceda de nuevo a la aplicación se comprobará si la versión del programa cliente que tiene instalada es la última y, en otro caso, se actualizará automáticamente sin ninguna intervención del usuario. Con el programa cliente el usuario interno dispone de todas las funcionalidades de la aplicación.
  • El programa cliente tendrá memorizado el nombre del servidor de CIFKM, bien el nombre local o el público por Internet, de manera que los usuarios podrán acceder a CIFKM utilizando el programa cliente tanto en una red local como desde Internet.
  • Los usuarios externos e internos pueden acceder a la aplicación utilizando un «browser» o navegador de Internet. Los externos en la versión estándar sólo podrán visualizar Smart Boxes y consultar y descargar sus archivos. Las consultas estarán limitadas a los formularios de búsqueda que se hayan asignado a alguno de los grupos de los que sea miembro (plantillas a disposición del usuario) y en cuya plantilla de búsqueda se haya marcado el cajetín «Mostrar en Web». A los usuarios externos también se pueden incluir en «Smart Boxes» del tipo repositorio para clientes para acceder directamente a ellos sin pasar por un buscador.

Contenidos de la ayuda relacionados

() Entrar en CIFKM

5.- Los grupos de usuarios

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Un usuario puede ser miembro de tantos grupos de usuarios como sea preciso y estos a su vez estar incluidos en otros grupos de usuarios (anidados) también como miembros.

En la ficha de cada grupo de usuarios hay dos pestañas (miembros y no-miembros) donde se incluyen usuarios y otros grupos de usuarios que deben tener asignado algún «rol de grupo» respecto de el, bien en la lista de una o de la otra pestaña. En estas secciones se marcan roles de grupo que corresponden a cada uno de los incluidos. Se asignan «roles» a no miembros para que estos usuarios puedan también tener facultades respecto del «grupo», pero, si este «grupo» se anida en otro «grupo», estos usuarios «no miembros» no se integran en este último, ya que no son miembros del primero.

(Ver en este orden… «CIFKM Floating Icon Menu«……»List of Existing «User groups«……»Assign «Group roles» to group members«)

Al darse de alta a cada usuario se le asigna automáticamente un grupo personal del que es el único miembro y que se elimina al mismo tiempo que el usuario.

Con la inclusión de unos grupos en otros (anidamientos) consigue representar a la empresa, tanto orgánica como funcionalmente, por ejemplo grupos de áreas, subáreas, departamentos, comisiones o grupos de trabajo interdepartamentales, posiciones del organigrama o puestos en la empresa (en este caso el grupo puede tener un único miembro que será la persona que en cada momento ocupe la posición).

(Ver figura….. Diagrama de CIFKM en la empresa)

Así, al incluir, excluir, o modificar, un usuario dentro de un grupo de base (por ejemplo el que representa el puesto de trabajo o una posición en el organigrama) todo ello se replica automáticamente en los demás grupos donde aquel figure incluido.

En las fichas de los grupos de usuarios se pueden incluir usuarios que, sin ser miembros, ostenten determinados permisos (roles de grupo) en relación con el grupo. Por ejemplo, un usuario, sin ser miembro, puede estar facultado para incluir el grupo en la ficha de un SMART BOX que crea con una plantilla que tiene a su disposición (por ejemplo, para gestionar un pedido) de manera que una vez creado dicho SMART BOX el creador del mismo podrá no tener acceso a el, sino que serán otras personas (los miembros del grupo de usuarios) a los que se les habrá asignado el «rol de grupo» «Leer/usar otros elementos» que lo gestionarán y realizarán las actuaciones posteriores en relación con el SMART BOX.

El sistema de grupos incluidos en otros grupos permite, por ejemplo, que cuando se modifica la posición de un usuario en la empresa, excluyéndolo del grupo que representa una posición orgánica e incluyendo, en su caso, a su sucesor en el cargo, quedan afectados por dicho cambio cualesquiera otros grupos del que aquel grupo de base era miembro. Así, el cambio o sustitución puede hacerlo un administrador de CIFKM que tenga permiso de administrar los grupos de posición sin ser miembro de ellos.

Al crearse un grupo de usuarios en su ficha puede marcarse el cajetín de grupo privado en cuyo caso no podrá ser visualizado por nadie que no sea miembro del mismo ni por los administradores de CIFKM. Pero esto último hay que ponerlo en relación a que sólo se pueden crear nuevos grupos, bien ordinarios o bien privados aquellos usuarios que en su rol de usuario tengan asignada esa facultad, que pueden estar asignada sólo a determinados usuarios de CIFKM.

En un grupo privado es necesario que al menos un miembro del mismo tenga permiso de administrador.

Contenidos de la ayuda relacionados

() Grupos de usuarios

6.- SMART BOXES de CIFKM

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En CIFKM toda la información se distribuye y organiza en SMART BOXES. Cada uno puede considerarse como un contenedor de información y archivos estructurados en carpetas, con múltiples funcionalidades, ya que que realmente es una pequeña aplicación, clasificada y cualificada con atributos, enlaces, permisos, notificaciones programadas, avisos, etc. que está a disposición de una o varias personas que son las de los «grupos de usuarios» incluidos en él a los que se les han asignado uno o varios «Roles de Smart Box«.

Los archivos se sitúan en las secciones de archivos de los SMART BOXES y son susceptibles de ser copiados y pegados, arrastrados y soltados. También se pueden bloquear de manera permanente o temporal para cambios, y se pueden encriptar determinándose en cada uno qué usuarios están autorizados a desencriptarlo.

La facultad de crear nuevos SMART BOXES es un permiso de «rol de usuario» que en la configuración estándar de roles está incluido en el «rol de usuario ordinario». Todos los usuarios tienen asignado este rol y podrán crear nuevos SMART BOXES en CIFKM. Separar este permiso en un rol de usuario distinto es una decisión de la empresa.

Una vez creado el SMART BOX, este es gestionado por los grupos de usuarios (personales o colectivos) incluidos en el, entre los que podría no estar el creador del smartbox si no se ha incluido en el. Cada grupo de usuarios podrá actuar respecto de un «Smart Box» concreto de acuerdo con los «roles de Smart Box» que se le han asignado en el.

En la sección «permisos» de cada SMART BOX se incluyen uno o varios grupos de usuarios y se marca para cada uno de ellos el rol de SMART BOX que se le asigna, lo que determinará que facultades tendrán los miembros del correspondiente grupo respecto del SMART BOX.

(Ver capturas….Grupos incluidos en un «Smart Box» con asignación de «Roles de Smart Box«)

Dentro de cada grupos de usuarios podrán actuar sobre el smartbox sólo los usuarios o grupos de usuarios (miembros o no miembros del grupo) que tengan asignado el «rol de grupo» denominado «leer/usar otros elementos». En la versión estándar, este rol comprende los permisos necesarios de grupo de usuarios para actuar sobre cualquier otro elemento (Smart Box, plantilla de Smart Box y de búsqueda, atributo) en el que el grupo está incluido con los permisos (roles) adecuados respecto del elemento.

Cada SMART BOX se crea con una plantilla de SMART BOX. En cada plantilla de SMART BOX se define la configuración de los SMART BOXES creados con ella, los espacios para información, los componentes que lo integran, las secciones, los atributos, las notificaciones que hay que enviar automáticamente, grupos de usuarios incluidos que pueden estar ya predeterminados en ella de manera rígida, o abierta que se puedan modificar luego, archivos con instrucciones y espacios concretos para subir archivos, y en su caso los scripts de código para definir comportamientos automáticos que se tienen que producir ante determinados eventos, etc.

Un supuesto bastante habitual de scripts de código en un SMART BOX es automatizar en función del valor de determinado atributo en el, que selecciona el creador del smartbox, se determine: (1) qué notificaciones automáticas y a quién se tienen que enviar y (2) qué grupos deben incluirse en el SMART BOX y con qué «roles de Smart Box» que son los que deben o pueden gestionar el asunto a que se refiere el SMART BOX.

Un SMART BOX se puede configurar, bien para hacer las funciones de un simple contenedor de información para su localización posterior, pero lo normal es que incorpore muchas otras funcionalidades, tales como, atributos, enlaces con otros SMART BOX, o con valores o referencias a datos de otras aplicaciones, poder enviar notificaciones y avisos automáticos o manuales, poder definir los estados de ejecución de un asunto, determinar los permisos de quienes pueden acceder a el y con qué facultades, registrar las gestiones realizadas por los usuarios y el tiempo empleado en cada una de ellas, registrar servicios a facturar, desencadenar procesos de workflow, registrar los datos de contactos y localizar su dirección en un mapa de Google, etc. Todos estos son componentes que están en la paleta de componentes a disposición del administrador de CIFKM para configurar las plantillas de SMART BOX.

Cada plantilla se pone a disposición de uno o varios grupos de usuarios mediante su inclusión en la ficha de aquella. De esta forma, los usuarios miembros del grupo o grupos autorizados en la plantilla (que pueden ser grupos personales de un solo usuario) podrán usarla para crear SMART BOXES del tipo correspondiente a la plantilla.

(Ver capturas…Floating icon menu and wizard for new «Smart Boxes«)

La versión de CIFKM estándar inicial descargada de www.cifkm.com tiene cinco tipos de plantilla de Smart Box ya configuradas, para que los usuarios internos puedan crear con ellas los correspondientes smartbox, y además sendas plantillas de búsqueda y una plantilla de búsqueda general no dirigida a ningún tipo de Smart Box concreto. Las plantillas de búsqueda aparecerán también para su uso en la página Web de la aplicación en la medida que tengan marcado un cajetín cuadrado en su ficha-formulario.

Estas cinco configuraciones iniciales de tipos de SMART BOX son las siguientes:

(Ver en este orden… «CIFKM Floating Icon Menu«……»List of Configured «Smart Box templates» …… File section of a «Smart Box» and menu of the …… Smart Box permission section and «user groups» included in it with «Smart Box roles» assigned)

Los archivos situados en los SMART BOX se pueden enviar y traer de la nube a la cuenta de Dropbox del usuario.

Contenidos de la ayuda relacionados:

() Qué son los SMART BOXES

() Tipos de SMART BOX en la versión descargada de la Web

() Crear un nuevo SMART BOX

() Mis archivos pendientes

() Sección archivos

() Sección enlaces

() Sección permisos

() Sección notas

() Sección notificaciones

() Sección verificaciones

() Sección horas y gastos

() Sección atributos de un elemento

() Elementos recientes

() Copiar y pegar/ Arrastrar y soltar

() Doble-clic y menú contextual del botón derecho del ratón

() Bloquear archivos para cambios (check-in/ check-out)

7.- Descargar un archivo de un “Smart Box”, modificarlo y guardarlo. Se subirá automáticamente al mismo sitio

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Esta operación es una forma cómoda de modificar un archivo y guardarlo de nuevo en el mismo lugar en CIFKM. El archivo será enviado automáticamente al mismo lugar en CIFKM sustituyendo el archivo antiguo que se conservará como una versión anterior del mismo que podrá ser recuperada utilizando el botón (o la opción de menú) historial.

No obstante, si se van a hacer muchos cambios en el documento, por ejemplo, se quiere rehacer una nueva versión, y durante el trabajo se va a guardar muchas veces, y se quiere evitar sobrecargar el historial de versiones, entonces será recomendable descargarlo y hacer los cambios fuera de CIFKM, y una vez finalizados arrastrarlo y soltarlo en su sitio de CIFKM sustituyendo la antigua versión.

8.- Sincronización de Smart Boxes, archivos y carpetas entre los puestos de trabajo y CIFKM

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CIFKM Sync es una aplicación paralela al programa cliente de CIFKM que puede ser descargadas separada o conjuntamente, actualizada, e instalada simultáneamente con el programa cliente de CIFKM en cualquier puesto de trabajo.

Ambas aplicaciones utilizan el mismo ID y contraseña de cada usuario y se pueden abrir de forma conjunta o por separado. El usuario lo puede configurar. También desde una de ellas el usuario puede abrir la otra.

El usuario puede elegir para la sincronización bien Smart Boxes completas o sólo algunos de sus archivos y carpetas (sincronización parcial). Así, cada usuario tendrá su «conjunto de elementos sincronizados» que podrá visualizar entrando en CIFKM Sync con su ID y contraseña en cualquier puesto de trabajo local conectado a Internet.

Cada usuario sólo puede sincronizar los Smart Boxes que tenga acceso. Esto significa, por ejemplo, que si un usuario respecto de un Smart Box específico sólo tiene permiso de leer, cualquier cambio hecho por él en un archivo en su carpeta local «CIFKM Sync» no será sincronizado hacia arriba en CIFKM. Este usuario debe evitar hacer esto porque cualquier cambio posterior que se produzca en el mismo archivo se sincronizará hacia abajo con su carpeta local de CIFKM Sync.

La primera vez que un usuario inicia sesión en CIFKM Sync instalado en un equipo local, se le pedirá que elija una carpeta local (CIFKM Sync Folder) para situar en ella su «conjunto de elementos sincronizados». Los Smart Boxes sincronizados se muestran como maletines en el primer nivel dentro de la carpeta CIFKM Sync.

En un mismo escritorio puede haber más de una carpeta CIFKM Sync, cada una relacionada con un usuario diferente. Cada carpeta CIFKM Sync sincronizará el «conjunto de elementos sincronizados» del respectivo usuario. Asimismo, cualquier usuario puede tener su carpeta local «CIFKM Sync» simultáneamente en diferentes ordenadores.

La sincronización del «conjunto de elementos sincronizados» de cada usuario se realizará cuando entre en CIFKM Sync y esté conectado a Internet.

Se recomienda a los usuarios tener en los escritorios una carpeta específica dedicada a la sincronización (CIFKM Sync Folder) y que se muestre en «favoritos».

Algunas funcionalidades de la sincronización

La sincronización de elementos puede hacerse de alguna de las formas siguientes:

  • Desde el programa cliente de CIFKM usando el botón «sincronizar» del formulario para una sincronización completa del mismo.

  • Desde el programa cliente de CIFKM seleccionando archivos y carpetas concretos de un Smart Box con el botón derecho del ratón. Así, estos elementos específicos se sincronizarán.

  • Desde la aplicación CIFKM Sync usando el botón «Añadir Smart Box» o «crear nuevo Smart Box». Así se sincronizará el Smart Box completo.

En cualquier momento el usuario puede desincronizar un elemento sincronizado previamente ya sea desde el programa cliente de CIFKM o desde la carpeta CIFKM Sync.

Cualquier archivo o carpeta añadidos, modificados, quitados o eliminados de «CIFKM Sync Folder» por un usuario con permisos sobre ellos, se sincronizarán en CIFKM y viceversa.

Sin embargo, esta regla no se aplica ni a la eliminación o extracción de un Smart Box (icono de maletín) o de la carpeta «CIFKM Sync». Estas acciones hechas desde la aplicación «CIFKM Sync» por un usuario significarán simplemente desincronizar estos elementos. La razón es porque los archivos eliminados pueden en cualquier momento ser restaurados en el correspondiente Smart Box desde el botón «archivos borrados» de su formulario. Así, los Smart Boxes sólo se pueden eliminar mediante el programa cliente de CIFKM.

(Ver Guía de sincronización del usuario… Guía de sincronización del usuario)
(Ver diagrama… Synchrony managed from the «Task Bar Icon»)
(Ver diagrama… Synchrony managed from a «Data Smart Box»)

8.- Copiar y enviar hipervínculos a Smart Boxes y a sus archivos y carpetas (compartir contenidos)

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El email es la herramienta básica de colaboración, pero tiene límites en cuanto a la cantidad y tamaño de la información que se puede enviar en un mismo email.

Así por ejemplo, para enviar un dossier con numerosas carpetas y archivos, con posibles notas, enlaces, etc. el email es poco apropiado tanto por el tamaño, número de archivos, y la ausencia de estructura de carpetas. Es una caja sin estructura para quien lo recibe.

Esta limitación desaparece si lo que se envían son hipervínculos a contenidos de las “Smart Boxes”, manteniendo su estructura de carpetas y archivos.

CIFKM tiene dos funcionalidades para crear enlaces o hipervínculos a un «Smart Box» o a su contenido (archivos y carpetas). Estas son: (1) Copiar al portapapeles y (2) Compartir.

«Copiar» se pueden aplicar indistintamente a un «Smart Box» o a sus archivos. En ambos casos, un enlace se copia al portapapeles que se puede pegar a otro «Smart Box» para vincular uno y otro, o para insertar los archivos copiados a la sección de archivos de un «Smart Box». También el vínculo se puede pegar a un documento o a un e-mail. El receptor del enlace debe ser usuario y tener acceso al «Smart Box».

«Compartir» es una función que crea un vínculo a una réplica de los archivos y carpetas de un «Smart Box» o sólo de algunos de estos, manteniendo la misma estructura en árbol de carpetas que en el «Smart Box». El vínculo a esta réplica se puede pegar a un documento o enviar por correo electrónico a cualquier persona (usuario o no) que accede a través de un navegador.

      • «Compartir» hipervínculos proporcionan a cualquier persona acceso directo por medio de un navegador Web a una copia de todas o algunas carpetas y archivos de cualquier «Smart Box» manteniendo su misma estructura en árbol. Son accesos rápidos a los contenidos sin que el receptor del hipervínculo pueda actuar sobre los «Smart Boxes».
      • No obstante, si el receptor del hipervínculo es, además, un usuario autorizado respecto del «Smart Box» también podrá acceder a el directamente como tal usuario autorizado a través de una pasarela desde la misma página Web, bien con el navegador Web o con el programa cliente de CIF.

(Ver capturas… Sharing files and folders from a «Smart Box» by emailing hyperlinks)

9.- Encriptación de archivos en SMART BOXES

(Ir al índice)

En CIFKM, además, de la encriptación general de todos los archivos en sus servidores que es necesaria para evitar fugas por la puerta de atrás, pensando que en todas las Organizaciones se manejan siempre archivos especialmente confidenciales, se ha previsto en los SMART BOXES una encriptación segura y robusta de los archivos confidenciales.

El permiso para encriptar y desencriptar archivos es un rol de usuario» que en la versión estándar inicial se ha configurado en un rol separado que contiene como único permiso dicha facultad. Incluir este permiso en otros roles de usuario es una decisión de la empresa.

(Ver capturas…… Configuration of «user role» to «Encrypt files»)

Todos los procesos de encriptación y desencriptación de archivos se hacen de manera automática localmente en el programa cliente de CIFKM. El usuario sólo debe recordar la clave secreta de encriptación que ha elegido para introducirla cuando se le pida. El usuario, que tenga el rol de encriptar archivos, elige su clave secreta de encriptación, bien la primera vez que encripta un archivo, o bien desde el menú del icono flotante «Mi ficha de datos personales» en el botón «opciones» (ver capturas más abajo), donde puede también modificarla posteriormente.

(Ver…… What a user must do for encrypting and uploading files to a smartbox, and authorizing other users to decrypt)

Cuando el usuario introduce por primera vez su clave secreta, el programa cliente de CIFKM genera automáticamente para él un par de llaves, publica y privada, y con la clave secreta elegida y un algoritmo AES, de manera automática, se encripta su llave privada. Esta, así encriptada se subirá al servidor para que, cuando el usuario quiera desencriptar algún archivo en el que esté autorizado, la tenga accesible desde cualquier puesto de trabajo que tenga el programa CIFKM instalado. Resulta obvio entender que cuando un usuario cambia su clave secreta de encriptación, el programa cliente sólo tiene que descargar del servidor su llave privada encriptada con la antigua clave secreta, desencriptarla con esta última y encriptarla con la nueva clave secreta, para subirla después al servidor.

(Ver…… Create a pair of keys, public and private, and encrypt this last one by means of a secret password with algorithm AES)

Los usuarios para encriptar y subir, y descargar y desencriptar, un archivo deben:

  • Tener acceso al «Smart Box». Así, unos usuarios pueden crear un «Smart Box» específico accesible sólo a ellos, para subir archivos encriptados y compartirlos con la seguridad de que nadie más podrá desencriptarlos.
  • Tener el rol de usuario que les permite encriptar/desencriptar archivo.
  • Cada uno haber creado su par de llaves, pública y privada, lo que se hace automáticamente al introducir por primera vez su clave secreta de encriptación.
  • Estar autorizados a desencriptar el archivo concreto, bien porque han sido autorizados inicialmente por el usuario que lo encriptó y subió, o bien porque posteriormente algún usuario autorizado a desencriptarlos les ha autorixzado.

Con la encriptación de archivos se consigue que:

  • Un usuario pueda tener en CIFKM archivos que sólo él puede desencriptar.
  • Un grupo de usuarios puede colaborar con la certeza de que sólo ellas pueden desencriptar los archivos que comparten.
  • Dos o más usuarios puedan mantener correspondencia con emails, avisos o notas de CIFKM, con hipervínculos a archivos así encriptados, con la más absoluta seguridad de que sólo ellas pueden visualizarlos y ninguna persona más, aunque pueda acceder a sus carpetas de correo.
Presentación: cifrado en CIFKM, gestión documental segura

(Ver Seguridad y encriptación…… Seguridad y encriptación ……

(Ver capturas…… CIFKM Floating Icon Menu …… Configuration of «user role» to «Encrypt files»)

(Ver capturas…… How to create a pair of keys, public and private, and encrypt this last one by means of a secret password with algorithm AES?)

(Ver capturas…… What a user must do for encrypting and uploading files to a smartbox, and authorizing other users to decrypt)

10.- Bloqueo temporal de archivos mientras se efectúan cambios en ellos (check-in, check-out)

(Ir al índice)

Existen dos tipos de bloqueo de archivos: (1) el bloqueo permanente y (2) el bloqueo temporal por un usuario para evitar que otros realicen cambios al mismo tiempo (check-in), que aplica durante el tiempo en que él realiza cambios en el archivo, para preservarlo de cambios de otros usuarios. Aquí nos referiremos a este segundo tipo de bloqueo.

Mientras el archivo esté bloqueado los demás usuarios sólo podrán descargar el archivo originario que existía antes del bloqueo. Por el contrario, el usuario que ha realizado el bloqueo descargará su última versión modificada y si visualiza el historial de cambios del archivo verá tanto los archivos anteriores como las versiones posteriores al bloqueo modificadas por él, diferenciadas unas y otras versiones con un color de fondo distinto.

Al usuario, cuando desbloquea el archivo, se le muestran dos opciones:

  • Desbloquear y guardar los cambios efectuados en el archivo (check-out). En este caso en el archivo originario es sustituido por la última versión con las modificaciones que ha realizado, que pasan ya a ser accesibles para los demás usuarios.
  • Desbloquear y descartar cambios. En este caso se retrotrae a la situación del momento anterior al bloqueo.

El bloqueo y desbloqueo de un archivo sólo surte efectos si se graba el Smart Box que lo contiene.

El usuario que mantiene bloqueado el archivo aparece en el historial de cambios del archivo

Ventana de archivos bloqueados por el usuario.

Todos los archivos bloqueados por el usuario se le muestran a este en la ventana de archivos bloqueados del menú del Icono Flotante, desde donde puede operar con ellos utilizando el menú del botón derecho del ratón.

Contenidos de la ayuda relacionados

() Bloquear archivos para cambios

11.- Las plantillas de SMART BOX

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Las plantillas permiten crear SMART BOX de distintos tipos. Cada una debe diseñarse y contener los componentes necesarios para la creación y desarrollo del tipo específico del tipo de SMART BOX conreto.

El permiso para crear plantillas es un «rol de usuario» que en la versión estándar inicial se ha configurado en un rol separado que contiene como único permiso dicha facultad, además de estar incluido también en el rol de administrador. Incluir este permiso en otros roles de usuario es una decisión de la empresa.

(Ver capturas…… Configuration of «user role» to create «templates» for smartbox an searches)

Una vez creada la plantilla, esta es gestionada y utilizada por los grupos de usuarios (personales o colectivos) incluidos en ella, entre los que podría no estar el creador de la plantilla si no se ha incluido en ella. Cada grupo de usuarios podrá administrar o usar la plantilla, de acuerdo con los «roles de plantilla» que se le han asignado en ella. En la versión estándar hay dos tipos de «rol de plantilla»: (1) administrar y (2) usar.

(Ver capturas…… List of standard configured «template roles«)

(Ver Seguridad y encriptación…… Seguridad y encriptación ……

(Ver en este orden…… «CIFKM Floating Icon Menu«……»List of Configured «Smat Box templates«…… «User groups» and their «template roles» over the «Smart Box template«…… «User groups» and their «Smart Box roles» over «Smart Boxes» created with the «template«)

Dentro de cada grupo de usuarios podrán actuar sobre la plantilla sólo los usuarios o grupos de usuarios (miembros o no miembros del grupo) que tengan asignado el «rol de grupo» denominado «leer/usar otros elementos». En la versión estándar, este rol comprende los permisos necesarios de grupo de usuarios para actuar sobre cualquier otro elemento (Smart Box, plantilla de Smart Box y de búsqueda, atributo) en el que el grupo está incluido con los permisos (roles) del elemento adecuados.

Así, conjuntos de plantillas se podrán diseñar para grupos y áreas concretas de la empresa. Los demás usuarios que no las tengan a su disposición no las visualizarán. El usuario encuentra las plantillas que están a su disposición en alguno de sitios siguientes.

      • El conjunto de todas ellas se muestra en la pestaña «plantillas disponibles» de la ventana del «Asistente para nuevos Smart Boxes» (Ver… Floating icon menu and wizard for new «Smart Boxes») del menú del Icono Flotante. y el subconjunto de ellas con acceso directo desde el escritorio CIFKM, en la pestaña «plantillas del escritorio» del mismo asistente. En esta ventana aparece también yuxtapuesta en su parte inferior, la ventana de Mis archivos pendientes para facilitar, en su caso, la selección de los archivos que que se quieran incorporar a un nuevo smartbox que se quiera crear con el asistente.
      • En el escritorio de CIFKM, el administrador de CIFKM puede haber incorporado accesos directos a todas o sólo a algunas plantillas, o bien el propio usuario si está autorizado en su rol de usuario puede también incorporar a su propio escritorio accesos directos a plantillas de elemento o de búsqueda predefinida que tenga a su disposición, a través del menú contextual del botón derecho del ratón situando el puntero sobre la ventana de su escritorio de CIFKM.
      • Alguna plantilla de uso habitual para un determinado tipo de usuarios, el administrador de CIFKM puede también haberla incluido como una opción en el menú del Icono Flotante de dichos usuarios.

Cada usuario utilizará las plantillas que tiene a su disposición para crear nuevos SMART BOX de la tipología concreta que corresponde a la plantilla y también para realizar búsquedas predefinidas. La plantilla permite al usuario abrir el formulario del smartbox para su cumplimentación.

Aparte de posible código (scripts) que se puede incorporar para comportamientos automático, los componentes de las plantillas habituales que se muestran en la paleta de componentes hacen referencia a lo siguiente:

  • Información relativa a los permisos de acceso (grupos de usuarios). En las «plantillas» hay dos secciones que se refieren respectivamente: (1) a «grupos de usuarios» con «roles de plantilla» (permisos) respecto de la «plantilla» y (2) a «grupos de usuarios» con «roles de Smart Box» (permisos de publicación) respecto de los «Smart Boxes» que se van a crear con la «plantilla». Unos y otros «grupos de usuarios» no tienen por qué coincidir.
  • Atributos (campos) que definirán el contenido de un elemento (definición, cualificación y clasificación).
  • Múltiples tipos de secciones para archivos, enlaces, notas, notificaciones, estados, etc.
  • Archivos predeterminados o modelos.
  • Enlaces con otros elementos ya creados, por ejemplo, manuales de instrucciones, etc..
  • Notificaciones y avisos.
  • Formularios: configuración visual del elemento, cajas de datos, pestañas, listas…

(Ver capturas… Floating icon menu …… List of configured smartbox templates …… «Template for smartbox matters with «Form» sellected» …… Template form designer …… «Smart Box template» and «User groups» in it with their «Template roles«

Las plantillas son un instrumento esencial en CIFKM, ya que en ellas está no sólo el diseño (layout) de los fomularios a cumplimentar para crear Smart Boxes con datos o valores blanco, o ya predefinidos, modificables o no por el usuario, sino además, si es necesario, comprende toda la funcionalidad que debe incorporar el Smart Boxes, ya que como se ha indicado la plantilla puede incorporar código de programación para el Smart Box.

Contenidos de la ayuda relacionados

() Gestión de plantillas de SMART BOX

() Plantillas a disposición de cada usuario

() Ficha de plantilla

() Búsquedas predefinidas de elementos y sus contenidos

() Ficha de plantilla de búsqueda

12.- Búsqueda de SMART BOXES y de sus archivos (plantillas de búsqueda)

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Los formularios de búsquedas se diseñan y configuran en plantillas de búsqueda para localizar SMART BOXES y sus contenidos, utilizando filtros y mostrando los resultados en la forma, desglose y orden predefinidos en las correspondientes plantillas.

(Ver capturas… Floating icon menu …… List of configured search templates ……. Search template form and «user groups» included in it with «template roles» assigned

CIFKM indexa todos los contenidos de texto, tanto del formulario de los Smart Boxes, tales como títulos, descripciones, notas, etc., así como de los archivos incorporados al propio SMART BOX, excepto los que se suben encriptados, en los que sólo se indexa el nombre. Por ello, uno de los filtros básicos en las búsquedas, solo o combinado con otros, es el texto libre.

Las plantillas de búsqueda se configuran, gestionan y usan igual que las plantillas de Smart Box y los usuarios acceden a ellas desde los menús del icono flotante y del escritorio de CIFKM, en la forma que estos últimos se hayan configurado por los administradores (Ver…… Gestión de menús).

Determinadas plantillas de búsqueda predefinida pueden tener marcado, en la ficha de su plantilla, el cajetín de mostrar en la Web. En este caso, los usuarios que tengan acceso a la plantilla, tanto usuarios internos como usuarios externos, podrán utilizarla desde cualquier «browser» o navegador para buscar elementos de CIFKM y así poder acceder y descargar sus archivos.

Contenidos de la ayuda relacionados

() Búsquedas predefinidas de SMART BOXES y sus contenidos

() Ficha de plantillas de búsqueda

() Plantillas disponibles de cada usuario

13.- Avisos, notas, notificaciones, ventana emergente de alertas

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Son funcionalidades que están a disposición de todos los usuarios. Entre los permisos de «rol de usuario» figuran:

  • Crear tipos de mensajes (clasificarlos) normales y periodicos Los administradores
  • Gestionar tipos de alertas y eventos para las notificaciones programadas en los SMART BOXES.

En la versión estándar inicial estos permisos se han marcado sólo en el «rol de usuario» que corresponde a los administradores.

(Ver captura…… «User role» permission for administrate types of messages and types of notifications and events)

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Avisos y recordatorios

  • Hacen referencia a un evento que puede o no tener duración (fecha de inicio y de fin). Por ejemplo, un aviso puede referirse a una reunión.
  • Se crean bien manualmente o bien están programados en una plantilla de elemento o en un work-flow ante la ocurrencia del evento o su ausencia.
  • Pueden tener archivos adjuntos y/o estar enlazados con un SMART BOX al que se accede directamente desde el aviso.
  • Pueden marcarse para que se muestren en el calendario con su duración, bien el del propio del usuario o en el de los destinatario del aviso.
  • En los avisos, además de fecha inicio y final del evento, puede marcarse otra fecha (anterior o posterior) para que en ella se dispare una alerta, que se mostrará en la ventana emergente de alertas del usuario.
  • El aviso disparar también de un email dirigido a la dirección de correos de alguno o de todos los destinatarios. Si el aviso está enlazado con un elemento de CIFKM, en el email aparecerá la correspondiente dirección URL para poder acceder al elemento asociado.

(Ver capturas…… Notice form)

(Ir al índice)

Avisos con Notas

Son avisos que se crean desde la sección de notas de los SMART BOXES (normalmente por usuarios que colaboran en el asunto de un Smart Box) que permiten:

  • Adjuntar archivos del elemento de la sección de archivos. Los archivos adjuntos se mantienen en su versión originaria del momento en que se adjuntaron, aunque hayan sido después modificados en el Smart Box que lo contiene.
  • Crear hilos de las notas con sus respuestas para facilitar el seguimiento de actuaciones. Los hilos de notas, con todos sus datos quedan registrados y se visualizan en la sección de notas del elemento, tal como si se tratara de un foro.

(Ir al índice)

Notificaciones

  • Son avisos automáticos que se programan en la seccción de Notificaciones de los SMART BOXES, o se preconfiguran en las plantillas de SMART BOX, para cuando cuando se produzca un evento o su ausencia. El evento puede referirse a una fase de un workflow.
  • La posibilidad de incorporar scrips a las plantillas permite establecer diferentes tipos de notificaciones con diferentes destinatarios, por ejemplo, relacionados con el cambio de estado de determinado atributo, etc.

(Ir al índice)

La ventana de avisos del usuario

El usuario puede buscar y filtrar sus avisos por distintos parámetros, separar enviados y recibidos, pendientes y descartados y visualizarlos en los siguientes sitios:

  • En el calendario. Sólo aquellos que están marcados para que se visualicen en el calendario del usuario

(Ver capturas…… Notices received)

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La ventana emergente de alertas

  • Los avisos pueden o no tener marcada una fecha de alerta, bien referida a una fecha concreta o bien a una fecha relativa referida al momento actual o a la fecha del «evento». Por ejemplo, si si el aviso se refiere una reunión, cuya fecha es la del «evento», además de poderse marcar que se muestre en el calendario, podemos marcar que nos aparezca una alerta con un tiempo de antelación.
  • La ventana emergente de alertas sólo aparecerá si hay avisos que han sobrepasado su fecha de la alerta y sólo muestra estos los avisos. Esta ventana se dispara automáticamente en la pantalla del usuario de manera intrusiva (pop-up) con frecuencia configurada, por ejemplo cada 5 minutos, pero sólo cuando exista algún aviso que haya superado la fecha de alerta.
  • Cada usuario puede gestionar (posponer, anular, etc.) las fechas de alerta de sus avisos recibidos.

(Ver capturas…… Alert pop-up window)

Contenidos de la ayuda relacionados

() Avisos, notas y notificaciones

() Calendario

() Sección de notas de un SMART BOX

() Sección de notificaciones de un SMART BOX

() Ventana emergente de alertas

14.- Calendario de CIFKM

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< En el calendario se muestran los avisos del usuario que tengan marcado el cajetín de mostrar en el calendario.

El usuario que crea el aviso puede marcarlos para que se muestren en el calendario de los destinatarios, y estos últimos pueden también marcar o desmarcar del calendario los avisos que hayan recibido.

Además de todas las funcionalidades que se esperan de un calendario digital, el de CIFKM tiene las características especiales siguientes:

  • Se puede filtrar por los tipos de avisos que el administrador de CIFKM haya creado a través de ayuda/gestión de tipos de avisos, del menú del Icono Flotante.
  • El usuario puede autorizar a otros usuarios que puedan visualizar de su calendario todos o determinados tipos de avisos, y establecer, en su caso, facultades de modificación.
  • El Calendario del usuario puede estar automáticamente sincronizado con una cuenta que el usuario tenga en Google Calendar y haya introducido a su ficha de usuario en CIFKM o desde el propio calendario del usuario en CIFKM, pudiéndose gestionar en ambos sentidos, desde Google Calendar y desde CIFKM. Así el usuario podrá ver y gestionar su calendario de CIFKM su calendario desde cualquier dispositivo móvil que permita acceder a la la cuenta de Google (Sincronia con Google calendar). El calendario CIFKM se sincroniza automáticamente a intervalos prefijados los calendarios de los usuarios según configuración. Por defecto cada 5 minutos.

(Ver capturas…… User’s calendar)

Contenidos de la ayuda relacionados

() Calendario de CIFKM

() Sincronía con Google calendar

15.- El Icono Flotante de CIFKM

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El Icono flotante de CIFKM se sitúa en el escritorio del PC siempre en primer plano, por delante de cualquier otra ventana.

Si en algún momento, por conflicto con otra ventana, quizá lo perdamos de vista, entonces podemos hacer clic en el icono de CIFKM de la barra de tareas y el icono flotante aparecerá de nuevo en primer plano del escritorio, mostrándose con tres golpes de «flash» para que lo veamos.

  • Permite al usuario acceder al menú de funcionalidades de CIFKM que se le haya asignado.
  • Al arrastrar y soltar archivos o carpetas de archivos sobre el icono flotante desde cualquier ventana, estos se subirán a Mis archivos pendientes y el Icono flotante indicara mientras dura la transferencia y cuando termina.

(Ver capturas…… Floating icon user’s Menu)

Contenidos de la ayuda relacionados

() Icono Flotante de CIFKM

() Mis documentos pendientes

16.- El escritorio de CIFKM

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El escritorio del usuario de CIFKM es una ventana que se abre cuando se arranca CIFKM y a la que también se puede también acceder desde el menú principal del icono flotante.

La ventana escritorio tiene dos partes:

  • La barra superior que muestra un menú de funciones que al usuario le viene predeterminado, ya que es el administrador de CIFKM quien determina el menú que debe mostrarse en cada tipo de escritorio.
  • El cuerpo principal donde se situan los objetosque el usuario quiere tener más a mano (funciones, plantillas de elementos, plantillas de búsquedas, elementos, etc.).
  • Haciendo «doble-clic» sobre elicono de un objeto en el escritorio se ejecuta la funcionalidad o se abre el elemento que dicho icono representa.

Los iconos se pueden desplazar sobre el escritorio con el botón izquierdo del ratón.

  • El administrador de CIFKM puede asignar un escritorio específico a cada usuario con los objetos que aparecerán siempre al usuario.
  • El usuario, si está facultado en su rol de usuario, puede poseriormente añadir o quitar otros objetos a su conveniencia. El usuario gestiona los objetos del escritorio con el menú contextual del botón derecho del ratón, bien situando el puntero sobre un icono, o bien en un espacio vacío de la ventana.

La administración de escritorios es un permiso de «rol de usuario» que en la versión estandar inicial se ha marcado sólo en el «rol de usuario» que corresponde a los administradores

(Ver capturas…… Desktop)

(Ver capturas…… The permission to configurate desktops lies in «user roles«)

Contenidos de la ayuda relacionados

() El escritorio de CIFKM

() Gestión de menús

17.- Copiar y pegar/ Arrastrar y soltar y menús contextuales del botón derecho del ratón

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Los menús contextuales del botón derecho del ratón y las funciones de C P/AS están ampliamente implementadas en toda la aplicación CIFKM. Se pueden aplicar sobre:

  • Archivos (carga y descarga del contenido)
  • Carpetas (carga y descarga del contenido)
  • Data Smart Boxes (crea un vínculo entre ellos)
  • Los menús contextuales también en los espacios vacíos de las ventanas de CIFKM

(Ver capturas…… Copy and paste, drag and drop, and menu of the right mouse button)

Contenidos de la ayuda relacionados

() Copiar y pegar/ Arrastrar y soltar

18.- Atributos para configurar los SMART BOXES

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Los atributos son los datos o valores que los usuarios incorporan a los SMART BOXES para cualificarlos, calificarlos o clasificarlos, establecer estados, Cuya modificación o ausencia de ella puede provocar «notificaciones programadas» (avisos) y en las búsquedas actúan como filtros para delimitar o identificar lo que se busca.

El permiso para crear configuraciones de atributos es un rol de usuario, que en la versión inicial estándar sólo está marcado en el rol de administrador. Su segregación como rol de usuario singular es una decisión de la empresa.

En la ventana de configuración de cada atributo se incluyen los grupos de usuarios para los que el atributo tiene que estar visible y que pueden introducir valores cuando se muestre en un SMART BOX. En los atributos, a diferencia de los otros elementos de CIFKM (smartbox, grupos de usuarios, plantillas de Smart Box y de búsqueda), no hay distintos «roles de atributos» para asignarlos a los grupos incluidos, porque el permiso de gestionarlos (rol de usuario) permite gestionar la configuración de cualquiera de ellos, y los grupos de usuarios que estén incluidos en cada una de las configuraciones podrán verlo y usarlo (introducir valores) en los Smart Boxes y en las búsquedas.

Un mismo tipo de atributo puede ser replicado y asociado a distintos grupos de usuarios. Así, por ejemplo, podrá existir un mismo tipo de atributo (registro de documentos) para cada una de las áreas de la empresa, representadas en grupos de usuarios. No obstante, salvo en casos como este último, las configuraciones de atributos tendrán carácter general para toda la empresa. Por ello, en estas configuraciones generales se incluirá el «grupo general» comprensivo de todos los usuarios. De esta manera se evita que, cuando se configura un tipo de smartbox en una plantilla, se tenga que estar pendiente de la visibilidad y usabilidad de las configuraciones de atributos que se incorporan a ella para los grupos de usuarios incluidos en la misma. Los usuarios con «roles de grupo» en estos «grupos de usuarios» verán el atributo, no porque estén ellos en la configuración del atributo, sino porque todos los usuarios están en el grupo general.

Las diferentes configuraciones de atributo que se crean estarán referidas a alguno de los siguientes tipos de atributo:

  • Texto corto: Atributo de tipo texto, limitado a 255 carácteres, no permite saltos de línea.
  • Texto multilínea: Atributo de tipo texto, sin límite y con saltos de línea.
  • Número entero: Solamente admite como valores números enteros.
  • Número con decimales: Permite valores numéricos y reales.
  • Categoría: Atributo que permite representar un arbol de etiquetas, para usar como clasificación. Gracias a su estructura en árbol, permite definir una jerarquía de valores, y luego en búsquedas encontrar cualquier valor buscando por el propio valor o por alguno de sus padres, por ejemplo: «Europa->España->Madrid» al buscar por «España» nos ofrecerá como resultado todo lo clasificado como «España» y todo lo clasificado con cualquiera de sus valores dependientes, como «Madrid».
  • Lista de valores: atributo que permite representar una lista de valores, donde cada valor puede tener un texto, un icono y un color (estas dos últimas son opcionales). Sirve para usar como clasificación.
  • Fecha: Registra una fecha.
  • Fecha y hora: Permite especificar una fecha y una hora.
  • Datos externos: Atributo que permite acceder a bases de datos externas para hacer búsquedas y guardar un dato relacionado, por ejemplo, acceder a una base de datos externa y guardar un código de cliente, permitiendo buscar por nombre del cliente.
  • Verdadero o falso: Sólo permitirá seleccionar entre dos valores, en la ficha de un elemento se mostrará como una casilla de validación (sí o no).
  • Registro: Atributo que permite generar números de registro, según se configura en su máscara de registro, permite controlar contadores numéricos con reinicio en fechas determinadas (reinicio anual, por ejemplo). Estos números son generados por el sistema y no permiten la edición por parte del usuario.
  • Correo electrónico: Atributo de tipo texto, que permite almacenar una dirección de correo electrónico y se mostrará en la ficha de un elemento con un botón para enviar un correo a la dirección introducida.
  • Página web: Atributo de tipo texto, que permite almacenar una dirección web y se mostrará en la ficha de un elemento con un botón para abrir la dirección web en el navegador predeterminado.
  • Número de teléfono: Se utiliza en los Smart boxes de contactos.

(Ver en este orden… «CIFKM Floating Icon Menu«……»List of Configured Attributes«……»Configure an «Atribute» selecting attribute type and assigning «User groups«)

Contenidos de la ayuda relacionados

() Gestión de atributos

19.- Utilización de referencias externas, internas, y enlaces, para contextualizar los SMART BOXES

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  • Referencias externas. Es frecuente que un tipo de SMART BOX tenga que identificarse con referencias a datos que están en las bases de datos de otras aplicaciones de gestión. En tal caso, en la correspondiente plantilla se incorpora una configuración del tipo de atributo «dato externos» que permite visualizar y seleccionar e incorporar datos de bases de datos externas. Estos datos pueden facilitar la búsqueda posterior ya que el mismo tipo de atributo puede incorporarse a plantillas de búsqueda específicas.

(Ver captura…… Configuration of an attribute «external data»)

  • SMART BOXES que se utilizan como referencias internas de otros SMART BOXES. Un ejemplo facilita la explicación de las ventajas. En la versión estándar inicial, en los SMART BOX del tipo «Asunto» hay tres cajetines denominados todos ellos «cliente/referencia», que están allí para incorporar sendos enlaces con un SMART BOX del tipo «Contacto» que tienen el cajetín «¿Es cliente/referencia?» marcado.

Por un lado, se puede buscar filtrando por estas «referencias/ clientes«. Por otro lado, si abrimos la ventana del SMART BOX de un contacto referenciado, aparece enlazado con aquel SMART BOX asociado.

Así, se pueden encontrar todos los asuntos asociados con una referencia o un cliente. Todo ello son meras configuraciones de plantillas de SMART BOX y de búsqueda, por lo que el concepto se puede adecuar a cualquier necesidad de la empresa.

(Ver capturas…… «Contact Smart Box», with its «client/reference» check-box marked, linked to a «matter Smart Box«)

  • Enlaces entre SMART BOX libres. Si se selecciona y copia un smartbox de cualquier listado y se pega a la «sección de enlaces» de cualquier otro smartbox, se crea un enlace entre ambos.

20.- Gestión de roles

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Los «roles» son conjuntos de permisos, que son configurados por los administradores de CIFKM bajo un nombre del rol para que se puedan asignar a usuarios internos o a grupos de usuarios. Las facultades comprensivas de los roles se refieren:

  • A los usuarios por su actividad o posición en la empresa (roles de usuario) que se asignan al darles de alta o bien después en la ficha de cada usuario;
  • A los grupo de usuarios (roles de grupo), que se asignan marcándolos en el formulario de cada grupo;
  • A las plantillas de elemento CIFKM o de búsqueda predefinida (roles de plantilla), que se asignan marcándolos en la ficha de cada plantilla;
  • A cada SMART BOX concreto (roles de SMART BOX), que se asignan marcándolos en la ficha de cada SMART BOX.

(Ver en este orden… «CIFKM Floating Icon Menu«……»Configured Role List«……»User Role» with all permissions (administrator))

Los cuatro tipos de roles son los siguientes:

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Roles de usuario. Se asignan a cada usuario uno o varios roles de usuario en función de su posición o responsabilidades dentro de la empresa, al darle de alta, o bien después por los administradores en las «fichas de datos personales» del usuario.

(Ver capturas…… List of standard configured «user roles»)

(Ver capturas…… Assigning «user roles» and adding or removing «user groups» to a user from his «card of personal data» by an administrator)

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Roles de grupo. Se configuran para la gestión de los grupos de usuarios y se asignan (marcan en los formularios de cada grupo de usuarios) a los usuarios o a los grupos incluidos en un grupo, y a usuarios no incluidos en el pero que deban realizar actuaciones en relación con grupo o bien en relación con los objetos (Smart Boxes, plantillas, búsquedas, atributos, etc.) en los que el grupo está incluido. Hay dos tipos de roles de grupo:

  • Permisos en relación con el «Grupo de usuarios: (1) Gestionar el grupo, (2) utilizarlo para filtro en las búsquedas
  • Permisos en relación con los objetos en los que el grupo está incluido, ya que no todos (miembros y no miembros con permisos en el grupo) deben tener las mismas facultades de actuar en relación con el objeto.

(Ver capturas…… List of standard «group roles»)

(Ver capturas…… Set of permissions to configure «group-roles)

Por ejemplo, los roles de grupo determinan qué usuarios podrán reconfigurar después el grupo, podrán incluir o excluir a otros usuarios en el mismo y asignarles roles de grupo, determinar las actuaciones que otros usuarios puedan hacer utilizando el grupo.

Así por ejemplo, si un usuario tiene en su «rol de usuario» la facultad de crear SMART BOXES de CIFKM, al crear uno concreto para insertar en el Smart Box un grupo de usuarios precisará tener dicha facultad respecto de dicho grupo concreto

También con los roles de grupo se puede determinar que un usuario, aunque no sea miembro del grupo, pueda tener permisos en el mismo, de manera que pueda incluirlo en un elemento CIFKM que esté creando.

Las combinaciones son muchas y nuestro propósito en esta ayuda es sólo indicar algunas posibilidades.

(Ir al índice)

Roles de plantilla. Son agrupaciones de facultades que se configuran para la gestión de las plantillas de elementos y de búsquedas predefinidas, y que se asignan (marcan en las fichas de cada plantilla) a los grupos incluidos en la misma.

Estos roles permiten determinar los permisos de uso (plantillas a disposición de cada usuario), de gestión, y/o de modificación de cada plantilla concreta por los usuarios de los grupos de usuarios incluidos en las fichas de las plantillas.

Al usuario que configura una plantilla se le muestran todos los roles de plantilla que los administradores de CIFKM han configurado, para que pueda asignarlos a los grupos de usuarios que, respecto de la plantilla, vayan a usarla y/o modificarla en el futuro, etc.

(Ver capturas…… List of standard configured «template roles»)

(Ver en este orden…… «CIFKM Floating Icon Menu«……»List of Configured «Smat Box templates«…… «User groups» and their «template roles» over the «Smart Box template«…… «User groups» and their «Smart Box roles» over «Smart Boxes» created with the «template«)

(Ir al índice)

Roles de SMART BOX. Se configuran para la gestión de los SMART BOXES y se marcan en el formulario del Smart Box a los grupos de usuarios incluidos en él.

Estos roles permiten determinar los permisos de los grupos de usuarios incluidos en cada SMART BOX respecto a el.

Es importante recordar que sólo los miembros y no miembros de los «grupos de usuarios» que tengan asignado en el grupo el «rol de grupo» llamado «leer/usar otros elementos» (See….»read/use other items«) podrán utilizar los permisos del «rol de Smart Box» asignados al grupo en el Smart Box.

Al creador de un SMART BOX se le muestran todos los roles de SMART BOX que han configurado los administradores de CIFKM, para que pueda así asignarlos a los «grupos de usuarios» insertados en la ficha del SMART BOX. No obstante, también es posible que el creador del Smart Box no pueda asignar roles de SMART BOX a nadie porque estos estén predeterminados de forma fija y excluyente en la propia plantilla del SMART BOX que se está usando. Es más, la plantilla puede con «scripts de código» contener cierta inteligencia, de manera que en función de los valores de determinado atributo, se asignen automáticamente roles de SMART BOX a determinados grupos de usuarios, que son los que deben luego gestionar el asunto al que va referido

(Ver capturas……List of standard configured «Smart Box roles«)

(Ver capturas…… Smart Box permission section and «user groups» included in it, with their «Smart Box roles» assigned)

21. – Gestión de menús

(Ir al índice)

  • El administrador de CIFKM puede configurar diversos tipos de menús que muestren accesos directos (shortcuts) a funcionalidades, a plantillas para crear nuevos smartbox, y a plantillas de búsqueda para buscar smartbox o sus contenido, para asignarlos a diferentes usuarios.
  • Cada usuario tiene dos menús de funcionalidades que se le muestran, respectivamente, en el Icono Flotante y en el escritorio de CIFKM (en la cabecera del escritorio), que pueden ser distintos.
  • En el Icono Flotante se muestra a cada usuario el menú en cuya configuración se ha incluido a dicho usuario. Si un usuario no está incluido en ninguna configuración de menú entonces se le mostrará el menú que se haya marcado por defecto.

Por tanto, al usuario en el Icono Flotante y en el escritorio de CIFKM puede aparecerle bien el mismo o bien distinto menú, según como se haya hecho la asignación.

(Ver capturas…… Configuration of menus by the administrators)

(Ver capturas…… The permission to configurate menus lies in «user roles»)

Contenidos de la ayuda relacionados

() Gestión de menús

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