Entrar en CIFKM (primeros pasos). Programa cliente/ Web browser/ App
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Descargar e instalar el programa cliente en los puestos de trabajo de los usuarios internos
Web browser, App (Apple, Android, etc.)
Ver video tutoriales: «Entrar en la aplicación»
Contenidos de la ayuda relacionados
() Descripción de elementos de CIFKM
() Plantillas disponibles de cada usuario
Descargar e Instalar el programa cliente en los puestos de trabajo de los usuarios internos
Los usuarios internos pueden acceder a la aplicación mediante un programa cliente que tiene todas las funcionalidades. Para ello se tienen que descargar los componentes de la página Web de la aplicación en el servidor de la empresa e instalar dicho programa cliente en los puestos de trabajo que vayan a ser utilizados por usuarios internos (ver figura)
Web browser, App (Apple, Android, etc)
Con un navegador o browser o un App (Apple, Android, etc.) desde un dispositivo móvil, sólo se puede acceder a la aplicación para buscar elementos CIFKM, visualizar sus archivos y descargarlos, y utilizar sus enlaces y atributos.
El desarrollo Web se ha hecho pensando en los dispositivos móviles para que resulte fácil seleccionar y deslizar en la pantalla sensitiva al tacto del dedo.
WEB BROWSER O APP (Apple, Android, etc)
El usuario se identifica con nombre y clave y para buscar puede utilizar las plantillas de búsqueda que tenga con su identidad a su disposición y que, además, se hayan marcado para ser usadas en la Web.
- Usuarios externos. Solo podrán entrar a la aplicación identificándose (usuario y clave) desde la página Web de la aplicación instalada en el servidor con Web browser o un App (Apple, Android, etc.) desde un dispositivo móvil.
- Usuarios internos. Pueden acceder a través de la página Web, como los usuarios externos, y también con el programa cliente instalado en su puesto de trabajo identificándose con el nombre de usuario y clave en cualquier caso, o bien dominio LDAP o certificado digital si la aplicación se ha habiilitado para ello.
Con el programa cliente de CIFKM se accede desde el menú “Inicio” de Windows donde se selecciona y abre el programa “CIFKM” y se introducen el nombre de usuario y contraseña. En el mismo sitio del menú de Windows están las guías y ayudas disponibles.
El usuario puede en cualquier momento modificar su nombre de usuario y contraseña en Opciones/Mi ficha personal, del menú del icono flotante. El administrador entrará inicialmente en la aplicación como usuario: admin y contraseña: clave.
Es un pequeño icono semitransparente que aparece al arrancar CIFKM, que se sitúa por encima de cualquier otra ventana (flotante) para permitir el acceso rápido a las funcionalidades de CIFKM.
Al entrar en CIFKM, el programa genera dos iconos: uno situado en la barra de tareas de Windows y el otro es el icono flotante situado en la propia pantalla que se puede posicionar a cualquier lugar arrastrándolo con el ratón.
Ocasionalmente el icono flotante puede haber quedado oculto por otra ventana que haya conseguido taparlo, para que reaparezca de nuevo hay que pulsar el icono de CIFKM de la barra de tareas de Windows.
El icono flotante proporciona:
- Acceso al menú de funcionalidades de CIFKM. Este menú puede variar de un usuario a otro, lo que gestiona el administrador, así que cada usuario accederá al que tenga asignado. Para acceder al menú hay que pulsar sobre la flecha del icono flotante, o bien hacer clic con el botón derecho del ratón en cualquier sitio del icono flotante.
- Al arrastrar y soltar archivos y carpetas de archivos desde sistema operativo del “PC” del usuario sobre el icono flotante, los archivos se suben automáticamente a CIFKM a “Mis archivos pendientes” y se abre automáticamente por defecto el asistente de publicación (ver mas adelante) para crear elementos CIFKM.
- Informa al usuario de las transferencias de archivos en curso cuando se suben a CIFKM, tal como se muestra en la figura.
Esta ventana aparece automáticamente en la pantalla al abrir la aplicación, o después con la periodicidad con la que se haya configurado, pero siempre y sólo cuando el usuario tenga avisos pendientes (no descartados) que hayan sobrepasado su fecha de alerta, mostrándose en esta ventana todos los que estén en esa situación. La fecha de alerta es anterior o simultánea (distinta) a la fecha del evento asociado al aviso. Es la que indica cuando queremos que aparezca una alerta del aviso de forma intrusiva, lo que no impide que los avisos se puedan buscar con filtros y visualizar desde la ventana de avisos “Lista de avisos” (ver más adelante) que se encuentra en el menú del icono flotante, o en su caso en el calendario.
Desde esta ventana emergente se pueden gestionar las alertas que el usuario tiene en los avisos que aparecen en ella. Los avisos con más detalle se explican mas adelante. Aquí sólo describiremos la gestión de esta ventana en cuanto a dichas alertas, su modificación, o supresión.
Para que esta ventana no emerja espontáneamente, o que determinados avisos ya no aparezcan en ella, el usuario, alternativamente, tendrá que:
- Suprimir la fecha de alerta de los avisos seleccionados con el botón “Sin alerta”, lo cual no significa ni eliminar los avisos ni la fecha del evento asociado a el
- Descartar los avisos seleccionados, lo que significa modificar su estatus desde Pendientes a descartados, aunque sin eliminarlos.. Para ello, se seleccionan los avisos y se pulsa el botón “Descartar” o “Descartar todos” según la operación que se quiera realizar. En la gestión general de avisos (Lista de avisos) se puede filtrar por este criterio.
- Posponer la fecha de alerta de los avisos seleccionados. Para ello, se seleccionan los avisos, se despliega el cajetín a la izquierda del botón posponer, se selecciona la opción que se desea y se pulsa el botón “Posponer”. ¡Atención! si se desea posponer la alerta a una fecha concreta, en lugar de un plazo, bien a partir de ahora o bien con antelación a la fecha del evento, se debe seleccionar esta opción en el desplegable y se selecciona “A fecha concreta” (ver en la figura) y se pulsa el botón “Posponer”, entonces es cuando se mostrará un calendario para seleccionar la nueva fecha y se aceptará.
- Indica que el aviso se muestra también en el calendario del usuario, por ejemplo, para señalar una reunión.
- Indica que el archivo contiene una “Nota” asociada a un elemento CIFKM (ver notas mas adelante).
- Indica si el aviso tiene archivos adjuntos.
- Indica la fecha del evento asociado al aviso y la fecha de la alerta que es la que ha provocado la aparición e inclusión del aviso en esta ventana emergente de alertas.
- Aparece sólo cuando haya un elemento CIFKM asociado al aviso. Se puede acceder a el desde aquí ya que el nombre del elemento mostrado es un vínculo.
- Menú contextual del botón derecho del ratón situado sobre cualquier aviso. Hay que indicar que los menús contextuales del botón derecho del ratón son una funcionalidad que está ampliamente implementada en toda la aplicación.
Al acceder a CIFKM aparecerá en la pantalla el escritorio de CIFKM que tenga asignado al usuario. También se puede acceder al escritorio de CIFKM desde el menú del icono flotante.
El escritorio tiene por finalidad:
- Mostrar al usuario un menú de funciones, similar o distinto al del icono flotante, lo que es configurable por el administrador del sistema,
- Mostrar accesos directos a las plantillas de creación de elementos CIFKM y a plantillas de búsqueda de elementos CIFKM cuyo uso sea más frecuente. El usuario, además de lo que le aparece por defecto, puede incluir también otras plantillas del conjunto de ellas que se haya puesto a su disposición. En la versión inicial descargada del sitio www.cifkm.com ya aparecen los accesos directos a las 3 plantillas iniciales de creación de elementos CIFKM y sus correspondientes de búsqueda que se tienen a disposición.
- Mostrar los accesos directos a elementos CIFKM que el usuario haya incluido en el escritorio.
El administrador puede añadir y quitar accesos directos por defecto del escritorio. El usuario a su vez podrá añadir o eliminar otros a su conveniencia con el menú contextual del botón derecho del ratón sobre situado en cualquier punto del escritorio, ipor ejemplo, para añadir accesos directos a elementos CIFKM concretos con los que esté trabajando.
- Añadir plantilla de publicación y de búsqueda predefinida: En la versión descargada los 3 tipos iniciales de plantillas de elemento CIFKM con sus 3 correlativas de búsquedas predefinidas que están todas ellas a disposición de los cuatro usuarios iniciales, ya están en el escritorio asignado a ellos, lo único que se podría hacer en este caso sería duplicar iconos de acceso directo, por lo que esta funcionalidad sólo será útil si se configuran nuevas plantillas por el administrador.
- Añadir elementos CIFKM: En este caso se muestra un menú desplegable que permite buscar desde un buscador los elementos CIFKM o bien se pueden traer, en su caso, desde la ventana de elementos recientes (ver más adelante) para añadir accesos directos a ellos en el escritorio.
- Alinear iconos: alinear iconos seleccionados.
- Pegar: Crea un acceso directo a un elemento CIFKM previamente copiado al portapapeles de CIFKM con la opción “copiar” del menú contextual del botón derecho del ratón, situado en cualquier listado de la aplicación donde el elemento se encuentre visible, o desde el botón “Ver/copiar hipervínculo” de la barra superior de la ficha o formulario de elemento CIFKM.
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