Índice de esta página:
Descripción de ficha de «Asunto» y Documentación»
Descripción de ficha de «Contacto»
Repositorios privados y/o compartidos de archivos para usuarios externos
Contenidos de la ayuda relacionados
() Qué son los «smart box» de CIFKM
() Plantillas disponibles de cada usuario
() Copiar y pegar/ arrastrar y soltar
() Doble-clic y menú contextual del botón derecho del ratón
() Avisos, notas, notificaciones
En CIFKM toda la información se distribuye en elementos «smart box«. Un «smartbox» puede entenderse como un contenedor de documentación e información clasificado y cualificado con atributos, enlaces, permisos, notificaciones programadas, etc. que está a disposición de uno o varios usuarios que, según sus permisos respectivos en relación con el elemento concreto, podrán consultar, descargar contenidos, modificarlos, eliminarlos y trabajar en general en el con el nivel de confidencialidad que se requiera. Realmente son pequeñas aplicaciones que funcionan cuando se instan en el puesto de trabajo del usuario para consultar o trabajar con su contenido.
Cada tipo de elemento «smart box» se crea con una plantilla de elemento que se configuran específicamente para cada uno de los tipos de elemento que se necesiten en la empresa y está referido, por ejemplo, a un asunto, a un recurso de la empresa al que haya que referenciar información, un trabajo, un contacto, una factura, un expediente, etc. En la plantilla de cada tipo de «smart box« se definen el aspecto de la ficha o formulario con el que se visualizará (lay-out), los espacios para información, los componentes, las secciones, los atributos, las notificaciones que hay que envíar automáticamente, los scripts de código para definir comportamientos que se tienen que producir, etc.
En la ficha de cada «smart box« se incluyen uno o varios grupos de usuarios y se marca para cada uno de ellos el rol de «smart box» que se le asigna, lo que determinará que facultades tendrán los miembros del correspondiente grupo respecto del «smart box« (por ejemplo, sólo visualizar, modificar, eliminar, etc.)
En la versión de CIFKM que se descarga del sitio www.cifkm.com figuran ya prediseñadas 5 tipos de plantilla distintas que están a disposición de todos los usuarios.
A las plantillas se accede:
- Desde los iconos de acceso directo a las plantillas que figuran en el panel frontal del escritorio de CIFKM
- Desde el menú del icono flotante en la opción «Nuevo…».
- Haciendo «clic» en el botón
» de la barra superior «menú» del escritorio (ver gestión de menús y gestión de escritorios).
Estas plantillas permiten al usuario crear elementos «smart box« de cada uno de los 5 tipos siguientes:
- Plantilla de Asunto: para poder registrar y controlar asuntos de trabajo, efectuar seguimiento de ellos y consultar trabajos realizados.
- Plantilla de Documentación: para crear y mantener una biblioteca de documentación clasificada.
- Plantilla de Contacto: para crear y mantener un registro corporativo de contactos externos.
- Plantilla de repositorio de archivos para para empleados que sean usuarios externos o bien clientes: está pensada para poner a disposicion de usuarios externos, por ejemplo, a los empleados que estén normalmente fuera de las oficinas (comerciales, personal de mantenimiento,…), que sólo deban consultar archivos comunes o específicos para cada uno de ellos desde un Web-browser o desde la aplicación «CIFKM mobile» preparada para Android y Ipad, o bien para clientes de la empresa a los que interese ofrecer información personal o común.
- Plantilla de grupos de contactos: diseñada para poder enviar emails comunes a todos ellos, o personalizados mediante combinación de documentación en Word, y para exportarlos a tablas excel.
Los accesos directos a las plantillas de «smartbox» y de búsquedas aparecen en el menú del icono flotante y en el escritorio del usuario
Hacer clic para ver figura del escritorio de usuario
Los administradores podrán configurar otras plantillas de CIFKM, para crear otros tipos de «smart box« con características (atributos, enlaces, permisos, etc.) específicos en cada una, así como plantillas para realizarbúsquedas de «smart box« adaptadas a las necesidades concretas de cada grupo de usuarios, y se pongan a disposición de grupos de usuarios. Las plantillas incluyen secciones con características distintas unas de otras, e incluso pueden incorporar “scripts” de código para que los elementos creados con ellas tengan controles y comportamientos programados específicos, ya que la aplicación descargada no tiene ninguna limitación a este respecto.
Si se precisa cualquier tipo de asistencia de CIF, por ejemplo, para instalar la aplicación, mantenerla a lo largo del tiempo, guiar al administrador en los primeros pasos o al usuario, para poner en marcha la aplicación en la empresa, para personalizar o para aprender a personalizar y diseñar plantillas de elementosy búsquedas, para soporte y formación en general, etc., no lo dude, acuda a CIF donde puede adquirir bonos de asistencia por tiempo en http://store.cif.es
Las plantillas de «smart box« se ponen discrecionalmente a disposición de usuarios (internos y/externos) o de grupos de Usuarios, en función de las tareas o búsquedas que cada uno tenga que realizar. Así podrá haber plantillas específicas para áreas concretas de la empresa, para comités, personas concretas, etc., que sólo estarán visibles por quienes tengan que utilizarlas para crear o buscar «smart box«. Todos o sólo algunos de los componentes de un «smart box« pueden estar ya configurados en la correspondiente plantilla.
Los «smart box« a los que se quiere que se pueda acceder desde un Web-browsero bien desde las aplicaciónes «CIFKM mobile» preparadas para Ipad y Android, tienen en la configuración de sus plantillas marcado un recuadro que las habilita para ello, previendo que quiza la empresa desea que sólo determinada documentación sea accesible con un Web-browser.
Las plantillas son pués las entidades de CIFKM que se utilizan para definir y configurar las características específicas de cada uno de los tipos de «smart box« que cada organización necesita, lo que incluye, en su caso, permisos y facultades. Cada plantilla se pone a disposición de uno o varios “grupos de usuarios” mediante su inclusión en la ficha de aquella. De esta forma, los usuarios miembros del grupo o grupos autorizados en la plantilla (que pueden ser grupos personales de un solo usuario) podrán visualizarla y usarla para crear «smart box« del tipo correspondiente a la plantilla.
Las plantillas pueden incorporar scripts de código con algorítmos para conseguir determinados comportamientos y cierta inteligencia, por ejemplo, al asignar deteminado valor a un atributo (que defina una clase de asunto) automáticamente se pueden incluir en la ficha del elemento determinados grupos de usuarios, que será los responsables y/o los deben tratar el asunto.
Descripción de la ficha de «SMARTBOX ASUNTO» y «SMARTBOX DOCUMENTACIÓN»
Sólo describiremos la ficha de «Asunto» ya que la de «Documentación» es similar pero más simplificada.
Para su descripción dividimos la ficha de «Asunto» en las tres partes que se muestran en la figura:
- La Parte A de la figura es la identificación del asunto
- La Parte B de la figura son datos y atributos del elemento, que que se ha querido que sean visibles y no estén ocultos en pestañas o secciones. Cualquier atributo facilitará la búsqueda posterior ya que se podrá filtrar por el.
- La Parte C de la figura muestra diferentes secciones o pestañas de trabajo, que se refieren a: archivos, permisos de los usuarios, seguimiento de actuaciones, comunicaciones, enlaces, etc.
1. Editar. Permite copiar hipervínculo al elemento para luego pegarlo a un email, a un texto cualquiera, etc. o en la sección de enlaces de otro «smart box« cualquiera de CIFKM.
Haciendo «clic» en el hipervínculo así creado se accede directamente al elemento de CIFKM, pero sólo si el usuario que lo hace tiene permiso para acceder. En cada «smart box« en la sección de permisos se determina qué usuarios pueden acceder a el y con qué facultades.
2.Nuevo aviso. Haciendo «clic» en el botón se abre la un aviso con el «smart box« ya vinculado a el. Hay otros caminos para hacer esto mismo.
3.Maximizar secciones. Si está marcado, las Partes A y B del elemento desaparecen de la vista y se amplia la Parte C, para disponer de más espacio de trabajo.
En esta Parte B aparecen atributos del elemento que ha interesado que no estén ocultos en pestañas, sino directamente visibles cuando se abra la ficha del «smart box«.
Nos referiremos sólo a los que son singulares, sin olvidar que es el diseño de una plantilla concreta para un fin específico:
1.Es referencia interna. La empresa crea miles de «smart box« de diferentes tipos, pero algunos concretos como por ejemplo los referentes a clientes, o a recursos específicos de la empresa, quiere utilizarlos como referencia de otros «smart box«. Por esto, aquellos se marcan en el cajetín para facilitar su búsqueda rápida desde otro «smart box« con el que lo queremos enlazar. En concreto el «smart box« de la figura no está marcado por lo que no aparecerá en las búsquedas rápidas de «smart box« a utilizar como referencias.
2.Ref. Interna. Este «smart box« utiliza y está enlazado con otro «smart box« marcado como referencia interna. Desde este cajetín se pueden buscar referencias internas de forma rápida.
3.Ref. Externa. Es un atributo cuyos valores predefinidos son datos de una o varias tablas de cualquier otra base de datos de gestión distinta de CIFKM. Es útil en casos, por ejemplo, cuando se tiene un número muy elevado de clientes cuyos datos se gestionan en una aplicación de gestión específica. Los «smart box» CIFKM se pueden enlazar con datos de las tablas de esa otra base de datos que servirán para clasificar los «smart box«.
4.Estado. Muestra el estado de tramitación para facilitar el seguimiento al responsable del asunto.
Los componentes de la Parte C se describen en otros apartados:
- Sección ARCHIVOS de un «smartbox»
- Sección PERMISOS de un «smartbox»
- Sección NOTAS de un «smartbox»
- Sección ENLACES de un «smartbox»
- Sección HORAS y GASTOS de un «smartbox»
- Sección NOTIFICACIONES de un «smartbox»
- Sección ATRIBUTOS de un «smartbox»
Descripción de ficha de «SMARTBOX CONTACTO»
Muchos componentes de la plantilla de «Contacto» son los mismos que en «Asunto», pero otros son específicos que son a los que nos referiremos.
1.- Empresa vinculada. Si el contacto está vinculado con otro que es una empresa, es decir, que en cuya ficha de contacto se ha marcado el recuadro 
del número 2 siguiente, se podrá buscar e insertar un enlace con dicha empresa. No es un dato editable, sino que se busca mediante el buscador rápido. Este enlace es muy últil, por ejemplo, para los contactos (personas) del staff de una empresa cliente, proveedor, etc.).
2.-Es empresa. Con la marca en el recuadro el contacto se cualifica como empresa, sino aparece otro panel tal como se ve en la figura para individuos que permite insetar una foto.
3.-Es cliente/ referencia. Es una marca para cualificar el contacto y poder utilizarlo para clasificar otros «smart box« en cuyas fichas aparece el cajetin 
. Así se podrán enlazar de forma rápida y destacada cada cliente/ proveedor (contactos) con los asuntos (elementos CIFKM «asunto») referentes a él. Este cajetín es un enlace que se ha dibujado en la parte superior para datos de las plantillas de «smart box« para que puedan seleccionarse con una búsqueda rápida desde el propio cajetín. Estos enlaces permiten clasificar los «smart box« y utilizarlos luego como filtro de búsqueda de esos otros «smart box« enlazados con el.
4.- Añadir contacto a esta empresa. Con este botón se podrá abrir ora ficha de contacto que quedará enlazado con el de la empresa que se está creando y será visible como vínculo en la sección «enlaces asociados». Así cuando se crea un contacto empresa se podrán crear contacos asociados que podrán ser otras empresas o centros de trabajo de aquella, o personas de su staff.
5.- Crear usuario externo. Con este botón se puede crear a partir de un contacto un usuario externo sin tener que teclear de nuevo los datos que ya están en la fichade contacto. Al mismo tiempo se va a creará un repositorio de archivos privado y/o compartido al que el usuario externo podrá a acceder (ver apartado siguiente «Repositorio privado y/o compartido de archivos para usuarios externos»). Este es un atajo que evita muchos pasos manuales para conseguir el mismo resultado y se ha programado este atajo en la plantilla de «contacto» con «código Java-Script» porque es frecuente que después de haber creado la ficha de un contacto en CIFKM, la persona o compañía registrada como contacto se convierta en cliente recurrente y queramos darlo de alta como usuario externo para asociarle a un repositorio privado de archivos donde puede encontrar su documentación
6.-
Localizar en Google Maps. Cualquier dirección introducida en la ficha se posiciona y muestra en Google Maps determinándose sus coordenadas geográficas, que se podrán pasar luego a un dispositivo móvil GPS.
7.-Teléfono e email. En cuanto a los números de teléfono la caraterística es que haciendo click en el botón asociado se abre un menú de opciones para llamar automáticamente, bien a través de la centralita digital de la empresa, o bien desde la aplicación Skype (si el ordenador del usuario la tiene instalada) con el número de teléfono incorporado y preparado para llamar. Con el botón asociado al email se abre un correo nuevo con el gestor de correo que el usuario tenga marcado por defecto en el ordenador con la dirección ya incorporada.
8-Secciones. Permiten icorporar y/o visualizar enlaces con otros «smart box«, gestionar permisos de acceso y facultades, archivos, e información asociada al contacto para poder acceder a ella rápidamente.
Repositorio de archivos para empleados o clientes que van a consultar (descargar documentación a través de Web-browser, smartphone, o tableta Android, Apple,…
Mientras que en el backoffice de las empresas, los empleados usan normalmente ordenadores de mesa o portátiles, y para ellos será útil el programa cliente de CIFKM para poder hacer uso de la mayoria de funcionalidades de la aplicación (para cada uno de ellos será necesaria una licencia de usuario interno), otros empleados que desarrollen actividades comerciales, de mantenimiento,… fuera de la empresa, y que mantengan contacto con la empresa a travès de smartphones o tabletas podrán ser registrados como usuarios externos, cuya licencia es libre, y consultar la documentación de los repositorios de archivos que estén a su disposición con un Web-browser o una «app» de Android o Apple.
En otros casos serán los clientes a los que interesa que tengan a disposición su documentación personal y la común. Estos serán también registrados como usuarios externos, y podrán consultar y descargar la documentación usando un Web-browswer. En determinados negocios será un servicio de fidelización de clientes.
El repositorio de archivos
El repositorio de archivos es un tipo de «smart box«, que sólo tiene lo indispensable para servir de almacén de documentación para ponerlo a disposición de usuarios tanto internos como externos, para ser utilizado básicamente desde un Web-browser o dispositivos móviles Android o Apple.
Posee las secciones siguiente:
- Sección de archivos, en la que estos pueden clasificarse en carpetas y subcarpetas.
- Sección de notas, con todas sus funcionalidades.
- Sección enlaces, por ejemplo, para poder enlazarlo con fichas de contactos (clientes, proveedores,…)
- Sección notificaciones, por ejemplo, para poder enviar avisos programados por email a determinados usuarios cuando se añade un nuevo documento.
- Sección permisos, para determinar quien tiene facultades de administrar y modificar (añadir y quitar documentos) que serán los usuarios internos encargados de la gestión del repositorio y los usuarios externos que deban consultarlo que tendrán el rol «lector» en el mismo.
El repositorio de archivos, a priori no tiene atributos, ya que el número de ellos a disposición de cada usuario no será muy elevado y será fácil para este seleccionar lo que se busca de una lista o con textos del «smart box» que todos ellos estarán indexados.
La plantilla para crear repositorios de archivos está configurada ya con el recuadro marcado para que sea visible desde un Web-browser.
El desarrollo Web se ha hecho pensando en los dispositivos móviles para que resulte fácil seleccionar y deslizar en la pantalla sensitiva al tacto del dedo.
Clic aquí para ver figura Clic aquí para ver la figura
REPOSITORIO DE ARCHIVOS WEB BROWSER O APP (Apple, Android, etc)
- El repositorio es un elemento «smart box« creado con una plantilla específica que está configurada (con el recuadro marcado) para que sea visible desde un Web-browser o bien desde las aplicaciónes «CIFKM mobile» preparadas para Ipad y Android.
- El empleado/cliente/proveedor, registrado como usuario externo tendrá acceso inmediato y directo al repositorio y sólo tendrá que identificarse (nombre y password) en el sitio Web de la empresa que provee el servicio. Para ello, al cliente se le asignará en roles de elemento el rol de consulta y descarga de archivos del repositorio.
- A los usuarios internos responsables de gestionar el repositorio se les habrán dado los permisos y facultades necesarias (rol de elemento CIFKM), por ejemplo, el rol administrar el repositorio.
- El repositorio para un cliente se enlazará con su ficha de contacto para que sea visible desde ella por las personas encargadas de su cuenta.
Debe enfatizarse que las licencias de usuarios externos son libres. Así cualquier empresa con CIFKM puede ofrecer un servicio de repositorio de archivos a sus clientes, a sus comerciales y empleados cuya actividad se desarrolle fundamentalmente fuera de la oficina.
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