Los «Smart Boxes» son pequeñas aplicaciones inteligentes creadas por algún usuario. Se utilizan como contenedores de información con múltiples funcionalidades y son muy versátiles.
Se crean mediante plantillas que incorporan las funcionalidades que se precisan para cada tipo de «Smart Box» y que pueden incluir también «scripts» de código para que los «Smart Box» creados con ellas tengan comportamientos automáticos, tal como para constituir formularios de una aplicación de gestión, o para las diferentes fases de un proceso de workflow.
Los usuarios acceden a cada «Smart Box» según permisos y facultades respecto de el, y se pueden enviar hipervínculos a ellos o a sus contenidos de archivos y carpetas por email (ver…. «Copiar y enviar hipervínculos a Smart Boxes vía email«).
Funcionalidades de los «Data Smart Boxes»
Es posible que una empresa sólo necesite un único tipo de plantilla de «Smart Box» para las distintas áreas de la misma. En este caso se replicará la plantilla para cada área, se creará un «grupo de usuarios» específico para cada una de ellas que insertará en la sección «Permisos de Smart Box» de la plantilla. Así cada área accederá sólo a los «Smart Boxes» creados con la plantilla que le ha sido asignada.
No obstante, en CIFKM se pueden también crear uno o varios entornos de trabajo para «grupos de usuarios». Cada entorno estará formado por un conjunto de plantillas en las que se insertarán los «grupos de usuarios» con sus correspondientes permisos para que con ellas los usuarios puedan crear y compartir los «Smart Boxes» que precisen. Una misma plantilla de «Smart Box» puede formar parte de varios entornos de trabajo simultáneamente.
Cada «Data Smart Box» es creado por algún usuario para incorporar la información sobre un nuevo asunto, un recurso de la empresa, etc., y compartirla o interactuar con otros usuarios. Para ello, dicho usuario selecciona una de las plantillas de «smart Box» que tiene a su disposición, y con ella abre el formulario correspondiente al tipo de «Smart Box» que quiere crear. Sólo tiene que cumplimentarlo y grabar.
Entornos de trabajo constituidos por conjuntos de plantillas de «Smart Box»
Para cada asunto, para cada recurso de la empresa, etc. se debe crear un «Smart Box» distinto sobre el que sólo los usuarios que corresponda tendrán acceso y/o facultades de modificar. El número de «Smart Boxes» creados no importa ya que siempre son fáciles de localizar con metadatos de la base de datos combinando filtros en las búsquedas.
Los «Smart Boxes» son instrumentos muy versátiles. Algunas de sus características típicas son las siguientes:
- Contexto. Los «Smart Boxes» se pueden contextualizar mediante atributos.
- Privacidad. Los «Smart Boxes» sólo se ponen a disposición de quienes proceda (grupos de usuarios), manteniéndose fuera del alcance de los demás.
- Permisos. Los «Smart Boxes» establecen las facultades («Roles de Smart Box») de los «grupos de usuarios» que deben acceder o intervenir en ellos.
- Seguimientos. Los «Smart Boxes» pueden tener atributos que son listas de valores que definan estados que indiquen el progreso de las actuaciones que se realizan.
- Avisos y notificaciones. En los «Smart Boxes» se pueden generar avisos automáticos (o manuales por los usuarios) en fechas predefinidas, en eventos, en actuaciones, o incluso como consecuencia de la ausencia de actuaciones durante un periodo determinado, entre otras posibilidades.
- Notas. Los «Smart Boxes» pueden contener notas asociadas o no con avisos, con archivos adjuntos, con sus respuestas indentadas.
- Tiempos y gastos. En los «Smart Boxes» se pueden registrar los tiempos dedicados por los diferentes usuarios en actuaciones relacionadas con ellos.
- Enlaces e hipervínculos. En los «Smart Boxes» se pueden crear enlaces internos con otros «Smart Boxes» y se pueden copiar y pegar o enviar vía email hipervínculos a a copias creadas «ad-hoc» de archivos y carpetas de los «Smart Boxes» que mantienen las misma estructura en árbol que en el «Smart Box» (copiar y pegar).
- Comportamientos automaticos. Las plantillas de «Smart Box» pueden contener código para que los «Smart Boxes» creados con ellas tengan comportamientos automáticos.
Ejemplo de elemento smartbox de CIFKM creado con una plantilla
- Encriptación. Los usuarios autorizados (Rol de Usuario) pueden encriptar archivos y determinar qué otros usuarios pueden desencriptar cada uno de ellos. Esta funcionalidad permite la absoluta confidencialidad del contenido de los archivos. (Ver….Seguridad y encriptación)
- Registros corporativos. Incluyendo el atributo «Registro» en la plantilla de Smart Box, los usuarios manualmente (o bien de manera automática) desde los «Smart Boxes» pueden registrar todos o parte de los archivos que incorporan en registros generales o especiales de la empresa, como los de entrada y salida.
En la versión gratuita de CIFKM, que se puede descargar de este sitio Web y que es gratuita hasta 4 usuarios internos e ilimitado número de usuarios externos, se ha creado un único entorno de trabajo para todos los usuarios compuesto por cinco tipos de plantillas de «Smart Box» ya preconfiguradas.
Después los administradores pueden diseñar, suprimir, y añadir otras plantillas con las peculiaridades que convenga a la empresa.
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