Crear un usuario externo con un repositorio de archivos desde su ficha de contacto

Contenidos relacionados

() Visión General de CIFKM

() ¿Qué es un Smart Box en CIFKM?

() Tipos de elementos preconfigurados

Introducción

(ir al principio)

Es muy común que después de crear un contacto en CIFKM, la persona o compañía registrada como contacto se convierta en un cliente recurrente y queramos ofrecerle un usuario externo para asociar un conjunto de archivos (privados o públicos), donde pueda encontrar su documentación.

De esta forma, dicho usuario externo puede entrar directamente en su repositorio privado a través de un navegador web, usando el usuario y clave proporcionado como usuario externo en el sitio web de CIFKM en su empresa.

Aunque la creación del usuario externo se puede realizar manualmente, dado que es una operación frecuente, o que debe estar a disposición de usuarios que no sean administradores, hemos incorporado una herramienta que hace este proceso más sencillo. Presionando un botón en el Smart Box del contacto inicia un asistente automatizado, evitando reescribir los datos del usuario externo a crear, y podremos escoger la plantilla que se utilizará para generar un repositorio de archivos privado para este nuevo usuario (se utilizará dicha plantilla para crear un nuevo Smart Box en el que el nuevo usuario tendrá permisos de acceso.

El procedimiento asistido hace lo siguiente:

• Crea un repositorio privado para el usuario externo
• Él tendrá acceso inmediato al respositorio, desde donde podrá consultar la documentación puesta a su disposición, usando un navegador web.
• Permite asignar permisos para la gestión de este repositorio de archivos por parte de usuarios internos de la organización, que se encargarán de gestionar dicho repositorio para el cliente.
• El repositorio de archivos estará enlazado con la ficha de contacto desde donde se ha creado el usuario externo.

Esta es la ventana del asistente:

• 1. y 3. Datos identificativos que son importados desde la ventana de contacto.
• 2. Usuario y clave asignados inicialmente al nuevo usuario externo, que pueden ser modificados luego por el propio cliente. Estos datos son enviados a la dirección de correo electrónico que aparece en la sección 1, de datos identificativos.
• 4. Indica que la parte inferior se refiere al repositorio de archivos que será creado automáticamente, y sobre la cual el usuario externo tendrá permisos.
• 5. Tres pestañas que permiten, respectivamente,
  (1) Dar al usuario externo permisos en otros grupos, por ejemplo, para que pueda acceder a información general compartida con otros usuarios externos.
  (2) Asignar permisos a usuarios internos que se encarguen de gestionar la información del repositorio.
  (3) Texto del mensaje que sera enviado al nuevo usuario, junto con sus credenciales.
• 6. Listas de grupos para configurar los permisos indicados en cada pestaña.

Dado que las licencias de usuarios externos son gratuitas, cualquier empresa puede ofrecer esta solución a sus clientes.