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¿Cómo se añaden archivos a los «smartbox» de CIFKM?
El asistente para publicar archivos creando un nuevo «smartbox»
Contenidos de la ayuda relacionados
() Qué son los «smart box» de CIFKM
() Tipos de «smart box» en la versión estandar
() Plantillas disponibles de cada usuario
- Los «smart box» se crean a partir de las plantillas diseñadas específicamente para cada tipo de ellos, que los usuarios, bien individualmente o como miembros de grupos de usuarios, tienen a su disposición.
- Para crear un «smart box» el usuario tiene que elegir la correspondiente plantilla. Al hacer doble-clic sobre ella se abre el formulario vacio del «smart box» correspondiente.
- Las plantillas son un instrumento esencial en CIFKM, ya que en ellas está no sólo el diseño (lay-out) de los fomularios a cumplimentar para crear el «smart box» con datos o valores a introducir por el usuario, sino además, si es necesario, comprende toda la inteligencia que debe incorporar el elemento correspondiente, ya que la plantilla puede también incorporar scripts de código para comportamientos automáticos del «smart box«.
Los «smart box« se crean con las plantillas correspondientes a las que se accede desde:
(1) El menú del icono flotante, que despliega en su configuración estándar cada uno de los 5 tipos de «smart box« iniciales preconfigurados (Documentación, Asunto, contacto, repositorio de archivos, y grupos de contactos). Se abre un formulario vacío del elemento CIFKM de la correspondiente plantilla para que se incorporen en el: atributos, permisos, archivos, enlaces, etc. Al grabar el formulario (ficha) se habrá creado el nuevo «smart box«, que luego puede modificarse por quienes tienen facultades para ello en función de los permisos incorporados al propio «smart box«.
(2) Haciendo dobleclic sobre el icono de la plantilla de «smart box« que se muestran en el escritorio de CIFKM del usuario. Se abre también un formulario vacío de elemento.
Un usuario para poder ver y usar una plantilla de «smart box» debe tener estar en la ficha de un grupo de usuarios por ejemplo, el grupo A de la figura, que esté a su vez incluido en la ficha de la Plantilla con el rol “Usar” marcado en ella.
Todo «smart box« al ser creado debe también ser publicado en algún grupo de usuarios, por ejemplo, el grupo B de la figura. El usuario X para dar acceso al «smart box« que está creando al grupo B deberá incluir dicho grupo en la ficha del «smart box«. Para poder hacerlo, dicho usuario X deberá tener marcado el rol “Publicador” en dicho grupo de usuarios B de destino de la publicación, aunque no sea miembro del mismo.
Hacer clic aquí para ver la figura
- Para subir uno o varios archivos o carpetas del “PC” al formulario de un «smart box«, vacío o ya creado, se pueden COPIAR y PEGAR los archivos o las carpetas, o bien ARRASTRAR y SOLTAR. Así, los archivos y, en su caso, las estructuras de carpetas se suben al «smart box«, pero la operación sólo finalizará cuando se haya GRABADO el «smart box« con el botón grabar de su ficha.
- Arrastrando y soltando sobre el icono flotante uno o varios archivos, o carpetas de archivos del “PC”. En este caso se abre el «asistente para publicar archivos creando un nuevo «smart box« (ver más abajo) donde en el panel superio se puede seleccionar la plantilla de «smart box« que se quiere utilizar, y los archivos arrastrados ya están preseleccionados en la lista de disponibles del panel inferior.
- Con el botón “Añadir nuevo” de la barra superior de la ventana de “Mis documentos pendientes” a la que se accede desde menú del icono flotante. En este caso se abre el asistente para publicar mencionado en el párrafo anterior para seleccionar archivos y la plantilla que se quieren utilizar.
Cómo se añaden archivos a los formularios (fichas) de «smartbox»
- Si se tiene a la vista el formulario de un «smart box» vacio o ya creado, podremos copiar y pegar o arrastrar y soltar archivos y carpetas, del PC a la sección de archivos del «smart box« y viceversa.
- Si no hemos seleccionado todavía ninguna plantilla ni tenemos a la vista ningún formulario de «smart box» y queremos crear un nuevo «smart box« que incorpore archivos del PC, podremos arrastrar y soltar archivos o carpetas sobre el icono Flotante. Los archivos entonces se subirán a «Mis documentos pendientes«. Una vez estén allí, si no se ha abierto automáticamente el asistente (hay un recuadro para ello) seleccionaremos el botón «crear nuevo elemento», y se abrira el asistente mencionado antes. Marcando el recuadro que figura en la barra superior del asistente (referencia 3 de la figura más abajo) este proceso se efectúa automáticamente al arrastrar archivos sobre el icono flotante.
El proceso de crear un nuevo «smart box« y subir archivos termina sólo cuando se graba el formulario del «smart box« utilizando el botón situado en su barra superior.
A diferencia de cuando se sube un archivo pegando o arrastrando, cuando se haya descargado un archivo, lo modificamos y lo guardamos
entonces se produce automáticamente la sustitución sin necesidad de grabar. El antiguo se podrá recuperar en el «historial» de la sección de archivos del «smartbox».
El asistente para publicar archivos creando un nuevo «smartbox»
El asistente aparece en la pantalla en los casos siguientes:
- Con el botón “Añadir nuevo elemento” del menú de la barra del escritorio de CIFKM. En este caso se abre un formulario sin archivos preseleccionados.
- Al arrastrar y soltar archivos o carpetas de archivos del “PC” sobre el icono flotante de CIFKM. En este caso los archivos arrastrados se muestran en la ventana inferior del asistente ya seleccionados.
- Con el botón “Crear nuevo elemento” de la barra superior ventana de “Mis documentos pendientes” del menú del icono flotante.
El asistente se compone de las siguientes partes:
- El panel superio tiene 2 pestañas. La de la izquierda muestra los mismos iconos (accesos directos) de plantillas de «smart box« del escritorio del usuario, y en la de la derecha en forma de lista, todas las plantillas de «smart box« que el usuario tiene a su disposición en función de los permisos que tiene asignados. En la instalación inicial unas y otras coinciden.
- El panel inferior muestra los archivos de la ventana “Mis documentos pendientes”, para que se seleccionen los archivos que se quiere incorporar al nuevo «smart box« a crear. Los últimos arrastrados al icono flotante ya aparecen marcados por defecto. Se pueden añadir más archivos a esta ventana arrastrándolos y soltándolos sobre ella.
Después, una vez seleccionados los archivos de la ventana inferior se hace doble clic en la plantilla de «smart box« seleccionada del panel superior.
También se pueden arrastrar y soltar archivos del “PC” a la ventana de “Mis documentos pendientes” del menú del icono flotante ya que entonces también se muestran en el asistente.
- Pestaña que muestra los iconos de las plantillas de «smart box«, que el administrador o el propio usuario a incluido en el escritorio de CIFKM. Para abrir el formulario del «smart box« se hace «doble-clic» sobre el correspondiente icono, o bien se selecciona plantilla con un «clic» y luego se hace «clic» en el botón «Crear elemento»
- Pestaña que muestra todas las plantillas que el usuario tiene a su disposición, estén o no incorporadas al escritorio de CIFKM. Para abrir el formulario del elemento se selecciona plantilla y se hace «clic» en el botón «Crear elemento».
- Recuadro para indicar que queremos que se abra el asistente cada vez que arrastremos y soltemos archivos sobre el Icono flotante. Marcar esta opción ahorra tiempo cuando el procedimiento se convierte en rutina habitual.
- Menú desplegable para indicar, cuando se han seleccionado varios archivos a publicar, si todos ellos deben incluirse en un solo «smart box«, o bien, por el contrario, queremos que se cre un «smart box« distinto para cada archivo.
- Ventana de Mis documentos pendientes para seleccionar marcándolos los que se quieren publicar con la plantilla a seleccionar.
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