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Contenidos de la ayuda relacionados
() Ejemplos de tipos de elementos «smartbox» de CIFKM
() Crear nuevo elemento «smartbox»
() Plantillas disponibles de cada usuario
() Copiar y pegar/ arrastrar y soltar
() Doble-clic y menú contextual del botón derecho del ratón
() Avisos, notas, notificaciones
() Sección ARCHIVOS de un elemento «smartbox» de CIFKM
() Sección ENLACES de un elemento «smartbox» de CIFKM
() Sección NOTAS de un elemento «smartbox» de CIFKM
() Sección NOTIFICACIONES de un elemento «smartbox» de CIFKM
() Sección PERMISOS de un elemento «smartbox» de CIFKM
() Sección ATRIBUTOS de un elemento «smartbox» de CIFKM
CIFKM es una aplicación que cubre todas las necesidades de gestión documental y de workflow de cualquier empresa, tipo y tamaño. Es parametrizable y personalizable hasta donde se quiera adaptándose a cualquier necesidad.
¿Cuáles son los fundamentos de CIFKM?
Echando la vista atrás, imaginemos la gestión documental de las empresas de antaño cuando la información se plasmaba en papel. Entonces, la documentación de un asunto se clasificaba en carpetas, y estas a su vez, las referidas a un mismo asunto, se colocaban en una o varias cajas archivadoras que se etiquetaban, y si el asunto requería de cierta confidencialidad, se mantenían en armarios o espacios cerrados bajo llave a disposición sólo de las personas autorizadas que debían intervenir en el asunto. Si el asunto era un proceso (workflow) en el que debían intervenir sucesivamente diferentes personas, el expediente o partes del mismo pasaban de unas manos a otras, regresando al final a la misma carpeta de origen.
En CIFKM las cajas archivadoras son virtuales e inteligentes, por esto nos referimos a ellas como elementos «smartbox» que son pequeñas aplicaciones, que se crean por los usuarios dentro de la principal, que poseen múltiples atributos y funcionalidades y, además, pueden incorporar scripts de código para comportamientos y respuestas automáticas.
En la versión estándar de CIFKM los “smartbox” prediseñados tienen como finalidad principal ser contenedores de información, pero no deben ser utilizados como si fueran particiones de un disco duro donde se inserten carpetas y subcarpetas, sino que hay que crear uno para cada asunto o recurso para que contenga la información relativa al mismo. Si su número es grande no importa ya que en las búsquedas se pueden combinar múltiples datos y atributos como filtros.
Así, un elemento «smartbox» de CIFKM puede entenderse como una pequeña aplicación que es un contenedor de información y documentación (creado con plantillas por los usuarios), clasificado y cualificado con atributos, con archivos y carpetas, con enlaces a otros «smartbox», con sistemas de permisos y de asignación de facultades en cada uno de ellos a favor de grupos de usuarios que son los que puedan acceder y/o modificar, con la posibilidad de enviar notificaciones sobre la ocurrencia de eventos o su ausencia (por ejemplo, cuando haya un retraso en el asunto), con la posibilidad de envío de avisos, con notas con sus respuestas indentadas, etc, con posibilidad de registrar los tiempos utilizados por cada usuario y los gastos incurridos en distintas partes del asunto, con estados, y muchas otras funcionalidades más.
Además, los «smartbox» pueden tener incorporado scripts de código para verificaciones y comportamientos automáticos, y pueden comportarse como formularios de una aplicación de gestión o de la ejecución de un workflow (ver casos de personalización de CIFKM).
Las características y configuración de cada elemento «smartbox» está determinada por la plantilla con la que este se ha creado. En la figura de la izquierda (privacidad y funcionalidad) vemos que hay usuarios que a través de grupos de usuarios poseen permisos para usar plantillas y crear elementos «smartbox» con ellas y que los mismos u otros usuarios, también a través de grupos, pueden localizar, acceder y usar los elementos creados. En cada elemento se ha determinado quién puede usarlo y quién, además, puede administrarlo.
(Clic aquí) Privacidad y funcionalidad (Clic aquí) Ejemplo de un elemento «smartbox» de CIFKM creado con la plantilla «Asunto»
Todos los contenidos de texto están indexados, lo que facilita la búsqueda ya que puede combinarse con otros parámetros (atributos, agentes, fechas, estados, etc…)
La principal ventaja de los elementos «smartbox» de CIFKM es que se crean mediante plantillas que se diseñan con mucha libertad para que cada una pueda contener los componentes y funcionalidades que interese a la finalidad que va destinada. Así podrá haber plantillas específicas para áreas concretas de la empresa, para comités, personas concretas, etc., que sólo serán vistas y a disposición de quienes tengan que utilizarlas para crear elementos «smartbox» de CIFKM.
Todos o sólo algunos de los componentes de un elemento «smartbox» de CIFKM pueden estar ya configurados en la correspondiente plantilla. La aplicación posee las herramientas necesarias para ese diseño, lo que puede realizar cualquiera con un pequeño entrenamiento.
En cada empresa pueden existir múltiples tipos de plantillas. Cada una, diseñada para una finalidad distinta, se pone a disposición sólo de las personas que deben utilizarla y solo de ellas, por ejemplo, las que pertenecen a un área de la empresa (para las demás, la plantilla no existe).
Así pueden diseñarse plantillas simples, sólo para guardar documentación, para registrar contactos y la información relativa a cada uno de ellos, para integrar la información y el estado de un asunto en el que colaboran varias personas, para constituir fases de un proceso, o para servir de repositorio de documentación privada para usuarios externos (clientes, proveedores, etc…)
Las plantillas admiten scripts de código con algoritmos y para comportamientos automáticos. Por ejemplo, en función del tipo de asunto (lo que puede ser el valor de un atributo), el elemento «smartbox» puede: (1) requerir de los usuarios la cumplimentación de determinada documentación específica, (2) determinar qué personas tienen acceso y con qué facultades, y (3) a quiénes se deben enviar notificaciones y alertas para que actúen o controlen.
Las plantillas de búsqueda sólo se mostrarán si se accede con un Web browser si tienen marcado en su plantilla un recuadro que las habilita para ello.
Las plantillas, por tanto, son las entidades que se utilizan para definir y configurar las características específicas de cada uno de los tipos de elemento «smartbox» que cada organización necesita, lo que incluye, en su caso, permisos y facultades. Cada plantilla se pone a disposición de uno o varios “grupos de usuarios” mediante su inclusión en la ficha de aquella. De esta forma, los usuarios miembros del grupo o grupos autorizados en la plantilla (que pueden ser grupos personales de un solo usuario) podrán visualizarla y usarla para crear elementos del tipo correspondiente a la plantilla.
En la sección «permisos» de la ficha de cada elemento «smartbox» se marcan uno o varios grupos de usuarios y para cada uno de ellos el rol de elemento que se le asigna, lo que determinará que facultades tendrán los miembros del correspondiente grupo respecto del «smartbox» (por ejemplo, sólo visualizar, modificar, eliminar, etc.)
Los elementos se crean con plantillas que son las entidades que se utilizan para definir y configurar las características de cada uno de los tipos de elemento que cada organización necesita. Cada plantilla se pone a disposición de uno o varios grupos de usuarios mediante su inclusión en la ficha de aquella. De esta forma, los usuarios miembros del grupo o grupos autorizados en la plantilla (que pueden ser grupos personales de un solo usuario) podrán visualizarla y usarla para crear elementos del tipo correspondiente a la plantilla.
En la versión de CIFKM que se descarga del sitio www.cifkm.com hay 5 tipos de elementos «smartbox» de CIFKM cuyas plantillas para crear con ellas elementos «smartbox» de CIFKM están configuradas al descargarse la aplicación, a las que se tiene acceso, bien desde el menú del icono flotante de CIFKM, o bien mediante accesos directos, representados por iconos, del escritorio de CIFKM. La figura muestra los accesos directos del el escritorio de CIFKM.
Estas cinco configuraciones iniciales de plantillas son las siguientes:
- Plantilla de Asunto: para poder registrar y controlar asuntos de trabajo, efectuar seguimiento de ellos y consultar trabajos realizados.
- Plantilla de Documentación: para crear y mantener una biblioteca de documentación clasificada.
- Plantilla de Contacto: para crear y mantener un registro corporativo de contactos.
- Plantilla de repositorio privado de archivos para clientes y empleados: está pensada para poner a disposición de usuarios externos, por ejemplo, determinados clientes de la empresa, o empleados que realizan habitualmente la actividad fuera de la oficina (comerciales, mantenimiento,…) archivos comunes o específicos para cada uno de ellos desde donde puedan descargar a su conveniencia, bien desde un Web-browser o desde la aplicación «CIFKM mobile» preparada para Android y iPad.
- Plantilla de grupos de contactos: diseñada para poder enviar emails, combinar documentación en Word personalizada, y otras funcionalidades
Posteriormente se podrán configurar otras plantillas de CIFKM, para crear otros tipos de elementos «smartbox» con características (atributos, enlaces, permisos, etc.) específicas, así como para realizar búsquedas de elementos adaptadas a necesidades concretas, ya que la aplicación descargada no tiene ninguna limitación a este respecto.
La aplicación está preparada para que se diseñen nuevas plantillas y se pongan a disposición de grupos de usuarios. Las plantillas incluyen secciones con características distintas unas de otras, e incluso pueden incorporar “scripts” de código para que los elementos creados con ellas tengan controles y comportamientos programados específicos. Por ejemplo, con algoritmos para conseguir determinados comportamientos y cierta inteligencia, por ejemplo, si se asigna determinado valor a un atributo (que defina una clase de asunto) automáticamente se pueden incluir en la ficha del elemento determinados grupos de usuarios, que será los responsables y/o los deben tratar el asunto
Si se precisa cualquier tipo de asistencia de CIF, por ejemplo, para instalar la aplicación, mantenerla a lo largo del tiempo, guiar al administrador en los primeros pasos o al usuario, para poner en marcha la aplicación en la empresa, para personalizar o para aprender a personalizar y diseñar plantillas de elementos y búsquedas, para soporte y formación en general, etc., no lo dude, acuda a CIF donde puede adquirir bonos de asistencia por tiempo en http://store.cif.es
Los usuarios crean y actúan sobre los elementos «smartbox» facilitándose de esta forma el trabajo en equipo, ya que la información está de las personas que deben utilizarla o necesitarla y sólo de estas (privacidad) gracias al sistema de permisos. La información se puede incorporar a un elemento directamente por los distintos usuarios que tiene acceso al mismo, puede venir en parte ya definida o incorporada por la plantilla con la que se crea, o bien ser información procedente de un proceso de workflow asociado al elemento.
Las posibilidades de diseño, automatización e inteligencia que se puede incorporar a las plantillas de «smartbox» es grande y flexible, de manera que CIFKM se puede adecuar a casi todas las necesidades de índole documental de cualquier organización.
CIFKM es una aplicación abierta, concebida como plataforma para personalizarse hasta donde sea necesario para cubrir las necesidades de tipo documental de cualquier empresa.
Los elementos «smartbox» se crean con las plantillas correspondientes, a las que se accede desde:
(1) La opción “Nuevo” del menú del icono flotante, que en la configuración inicial de menús asignados a todos los usuarios (gestión de escritorios) despliega cada uno de los 5 tipos de elemento «smartbox» (Documentación, Asuntos, contactos, repositorio de archivos,y grupo de contactos). Con ella se abre un formulario vacío del elemento «smartbox» del tipo que corresponde a la plantilla y en el se pueden incorporar archivos, enlaces, permisos, atributos, notificaciones, etc. Al grabar la ficha se habrá creado el nuevo elemento «smartbox», que luego puede modificarse por quienes tengan facultades para ello en función de los permisos marcados en el propio elemento «smartbox».
(2) El acceso directo a la plantilla de «smart box» del escritorio de CIFKM del usuario. Se abre también el formulario vacío del correspondiente «smartbox».
Un usuario para poder usar una plantilla de «smart box» debe tener estar en un grupo de usuarios, por ejemplo, el grupo A de la figura, que esté a su vez incluido en la ficha de la plantilla con el rol “Usar” marcado en ella.
Todo elemento CIFKM al ser creado debe también ser publicado en algún grupo de usuarios, por ejemplo, el grupo B de la figura. El usuario X para publicar el elemento «smartbox» que está creando en el grupo B deberá incluir dicho grupo en la ficha del elemento. Para poder hacerlo, dicho usuario X deberá tener marcado el rol “Publicador” en dicho grupo de usuarios B de destino de la publicación, aunque no sea miembro del mismo.
Hacer clic aquí para ver la figura
- Para subir uno o varios archivos o carpetas desde el “PC” a la sección de archivos de un elemento «smartbox» (o a una de ellas si hubiere varias en el «smartbox»), se pueden usar las funciones COPIAR y PEGAR los archivos o las carpetas, o bien ARRASTRAR y SOLTAR. Así, los archivos y, en su caso, las carpetas (manteniendo la estructura) se subirán al elemento CIFKM, pero la operación no habrá finalizado hasta que se haya GRABADO el formulario de «smartbox» con el botón grabar.
- Arrastrando y soltando sobre el icono flotante uno o varios archivos, o carpetas de archivos del “PC” del usuario se abre el asistente de publicación que ayuda a crear un nuevo «smartbox» con los archivos publicados en su sección de archivos, que muestra en el panel superior los accesos directos a las plantillas de «smartbox» del escritorio de CIFKM del usuario, para seleccionar la plantilla que se quiere utilizar, y muestra en el panel inferior la ventana de «Mis documentos pendientes» los archivos arrastrados que ya están preseleccionados en la lista.
- Con el botón “Añadir nuevo elemento” de la barra superior de la ventana de “Mis documentos pendientes” a la que se accede desde menú del icono flotante. En este caso se abre el asistente de publicación para seleccionar archivos y la plantilla de elemento que se quieren utilizar.
El «asistente de publicación» de elementos «smartbox» de CIFKM aparece en la pantalla en los casos siguientes:
- Al arrastrar y soltar archivos o carpetas de archivos del “PC” sobre el icono flotante de CIFKM. En este caso los archivos arrastrados se muestran en panel inferior del «asistente de publicación» ya seleccionados.
- Con el botón “Crear nuevo elemento” de la parte superior ventana de “Mis documentos pendientes” a la que se accede desde el menú del icono flotante.
El «asistente de publicación» se compone de las siguientes partes:
- El panel superior de la ventana tiene 2 pestañas. La que está más a la izquierda muestra los mismos acceso directos a plantillas de «smart box» del escritorio del usuario, y la otra pestaña muestra la lista de las plantillas de «smartbox» que el usuario tiene a su disposición según los permisos que tiene asignados. En la instalación inicial unas y otras coinciden.
- El panel inferior de la ventana muestra los archivos subidos a “Mis documentos pendientes”, para que el usuario pueda seleccionar de entre ellos los que quiere incorporar al nuevo elemento «smartbox» que va a crear. Los últimos que se hubieren arrastrado al icono flotante ya aparecen marcados por defecto. Se pueden añadir más archivos a esta ventana arrastrándolos y soltándolos en ella.
Después, una vez seleccionados los archivos en el panel inferior de la ventana, en el panel superior de la ventana se hace doble clic en el icono de la plantilla de «smartbox» que corresponde al elemento que se quiere crear, o alternativamente se selecciona la plantilla de la lista de la segunda ventana con doble clic, ó con uno solo y después se pulsa el botón “Crear elemento”.
Si está marcado el recuadro 
de la figura, se pueden arrastrar y soltar archivos desde el “PC” a la ventana de “Mis documentos pendientes” del menú del icono flotante, y entonces se incorporará a la misma el panel superior del asistente de publicación.
1. Crear elemento. Una vez seleccionadas: (1) la plantilla con un solo clic sobre el icono o en la lista de plantillas disponibles y (2) se han marcado los archivos que se quieren publicar en un nuevo «smartbox», con este botón se inicia el proceso de creación del elemento CIFKM correspondiente a la plantilla seleccionada.
2. Plantillas en el escritorio /todas la plantillas disponibles. Son dos pestañas que muestran, respectivamente, las plantillas del escritorio y todas las plantillas disponibles del usuario, para que se seleccione cualquiera de ellas.
3. Tipo de publicación. Hay dos opciones:
- Crear un único elemento «smartbox» con la plantilla seleccionada, para que esta incorpore todos los archivos seleccionados de la lista del panel inferior del asistente.
- Crear un elemento «smartbox» distinto para cada archivo seleccionado de la lista del panel inferior.
4. Lista de archivos para que se puedan seleccionar. Son los de la ventana “Mis documentos pendientes” a la que se accede desde el menú del icono flotante.
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