La mayoría de las Organizaciones tienen controladas la actividad de los procesos de sus negocios principales, pero mantienen muchos puntos débiles en cuanto al control y seguimiento de muchas de las actuaciones complementarias, que también son necesarias para el desenvolvimiento de los negocios.
El trabajo en equipo debe ser coordinado, monitorizado y seguido por quien corresponda. Para ello, CIFKM proporciona los sistemas de avisos, recordatorios y alertas, y cuadros de mando para hacer el seguimiento de las actuaciones que sean precisas, tanto de uno mismo como de otras personas.
Vamos a exponer un ejemplo de un punto débil muy habitual. Muchos de los e-mails y documentación que llega a la empresa que no son parte de los procesos principales de los negocios requieren de actuaciones pero estas no son objeto de seguimiento. Son recibidos por personas de la organización y en muchos casos son reenviados a otras personas que deben atenderlos.
Se confía totalmente en la profesionalidad y sentido de la responsabilidad de las personas de que van a gestionar sus bandejas de e-mails recibidos. Normalmente es así, pero cuando hay traslados de personas o simplemente alguien deja la empresa, muchos de sus trabajos pendientes pueden resentirse porque no son objeto de seguimiento o simplemente porque no se producen avisos o alarmas por los retrasos.
Por el contrario, una vez instalado CIFKM un e-mail recibido que requiera de una actuación habrá quedado asociado a un elemento CIFKM con un pequeño proceso que podría ser un aviso automático a quien proceda, por ejemplo, transcurrido cierto tiempo de inactividad.
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