La actividad de las empresas está descentralizada en múltiples personas. Una forma habitual de trabajar es que cada una guarde lo que pasa por sus manos y sea de su responsabilidad.
Así no está asegurado que la información no se pierda cuando las personas cambien y que esté a disposición de las demás personas que deberían conocerla para el trabajo. La puesta a disposición no queda bien resuelta sólo enviando información estática por e-mail a todo aquel que se piensa que puede necesitarla o sólo a quien la pide. Si no se establece una política de información específica, esta tiende a guardarse compartimentada en las personas sin un sentido de eficiencia.
Los e-mails de la empresa son un ejemplo claro de esa forma compartimentada de guardar la información. Una persona recibe un e-mail, gestiona lo que corresponde, responde y/o lo reenvía a otras personas. Sobre el mismo asunto pueden haber existido cruces de e-mails entre varias personas. La información queda entonces sólo guardada en las listas y carpetas personales de cada uno de los que han recibido o enviado dichos e-mails.
Encontrar después dichos e-mails, recomponer su contexto para continuar con el mismo asunto o enlazarlo con otro, o saber que existen por parte de los que puedan necesitar la misma información para su trabajo tiene un elevado coste, ya que los e-mails pueden no estar a su disposición.
A veces nadie sabe que es lo último que se ha comunicado o recibido, ni cual es la última versión de un documento, ni si un documento ha sido aprobado por quien corresponda. La situación empeora si, además, cambian las personas o simplemente están de vacaciones. Todo ello significa tiempo y dinero.
En CIFKM la información se distribuye en «Smart Boxes«, está a disposición de la información a quienes la puedan necesitar para el trabajo, es fácil de localizar y recuperar, y recomponer su contexto. El resultado es que el trabajo será más cómodo y eficiente, lo que se traduce siempre en ahorro de tiempo y dinero para la empresa.
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