La sección ATRIBUTOS de los elementos CIFKM
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Contenidos de la ayuda relacionados
() Tipos de elementos ya configurados en la versión descargada de la Web
() Copiar y pegar/ Arrastrar y Soltar
() Doble-clic y Menú contextual del botón derecho del ratón
En esta ayuda mostramos los tipos de elementos de CIFKM que se pueden configurar de la versión estandar que se descarga de la Web, que están pensados en cierta medida en las necesidades de un despacho profesional (abogados, economistas, auditores, consultores, etc.). El administrador puede crear nuevas plantillas de elemento CIFKM adecuadas a las necesidades específicas de la empresa. En todo caso, se puede adquirir tiempo de asistencia de CIF en la tienda on-line http://store.cif.es
Buscando simplicidad en el primer contacto con la aplicación, en las plantillas del tipo «ASUNTO» y «Documentación» en la vesión que se descarga directamente de la Web no se ha hecho aparecer ninguna una sección específica dedicada a ATRIBUTOS para que el usuario pueda incluir o excluirlos, tal como se ve en la figura más abajo, sino que se han incluido unos atributos fijos que se muestran debajo de la Descripción del elemento, que hacen referencia en el caso de una «Asunto» a lo siguiente: Estado, Tipo, Responsable, Cliente/referencia, Fecha de inicio, Fecha de fin, que se pueden cumplimentar o no por el usuario, y se muestran también como información adicional del sistema la fecha de la última modificación del elemento y el usuario que ha creado el elmento. Evidentemente todo esto puede ser modificado en las plantillas por los administradoes de CIFKM.
En la figura más abajo se muestra una sección específica dedicada a incluir otros ATRIBUTOS, que estaría en la Parte C del formulario del elemento de CIFKM, pero repetimos esta sección no se ha incluido en la versión estándar directamente descargada de la Web para no complicar en exceso al primer contacto.
En esta sección se pueden incorporar ATRIBUTOS al elemento:
En CIFKM toda la información se distribuye en elementos. Un elemento CIFKM puede entenderse como un contenedor de documentación e información clasificado y cualificado con atributos, enlaces, permisos, notificaciones programadas, etc. que está a disposición de uno o varios usuarios que, según sus permisos respectivos en relación con el elemento concreto, podrán consultar, descargar contenidos, modificarlos, eliminarlos y trabajar en general en el con el nivel de confidencialidad que se requiera. Los atributos son uno de los medios para cualificar y/o clasificar los elementos CIFKM.
Los atributos se introducen, bien en cajetines específicos que se muestran en el área de datos de la ficha del elemento, o bien en su sección de atributos.
En los atributos se pueden añadir valores o textos, para calificar, clasificar o cualificar el elemento CIFKM que se está creando o modificando.
El tipo de atributo puede ya estar predefinido en la plantilla del elemento CIFKM, incluso determinado su valor o el que debe aparecer por defecto, pero también el usuario que está creando o modificando el elemento CIFKM en función del rol que tenga asignado en el elemento (ver sección permisos) podrá añadir o eliminar nuevas filas de tipos de atributo que tenga a su disposición en su rol personal y también añadir y modificar valores o textos de cada fila de atributo.
Aunque no en esta versión inicial, los valores de los atributos pueden extraerse por el usuario de tablas de bases de datos externas de otras aplicaciones de gestión (por ejemplo de una tabla de clientes de otra base de datos) lo que puede ser muy útil en determinados casos. Si para ello precisan asistencia de CIF, por favor no lo dude, vaya a la tienda http://store.cif.es y adquiera un bono de asistencia para que un técnico de CIF que conoce esta aplicación pueda asistirle para implementar lo que su empresa necesite.
1.- Añadir. El tipo de atributo se selecciona a través de la caja “Añadir”. En la figura se muestra una combinación de atributos más compleja preparada para otro escenario (no está en la versión descargada de la Web), que incluye scripts de código para definir comportamientos determinados del mismo elemento CIFKM o en otros relacionados. Cada empresa tendrá sus propias necesidades de atributos para clasificar, cualificar y determinar comportamientos automáticos, pero para su implementación es necesario especificar casos concretos.
2.- Añadir nuevo valor. Añade un nuevo hueco de atributo del tipo y características del hueco o fila inmediatamente anterior. Lo que facilita añadir filas de un mismo tipo de atributo que pueden tener valores distintos.
Para cada tipo de atributo pueden existir múltiples configuraciones de atributo, cada una con un nombre que la identifica y se vincula a uno o varios grupos de usuarios cuyos miembros podrán utilizarla.
Las diferentes configuraciones de atributo que se crean están referidas a alguno de los siguientes tipos de atributo:
- Texto corto: atributo de tipo texto, limitado a 255 carácteres, no permite saltos de línea.
- Texto multilínea: atributo de tipo texto, sin límite y con saltos de línea.
- Número entero: solamente admite como valores números enteros.
- Número con decimales: permite valores numéricos y reales.
- Categoría: atributo que permite representar un arbol de etiquetas, para usar como clasificación. Gracias a su estructura en árbol, permite definir una jerarquía de valores, y luego en búsquedas encontrar cualquier valor buscando por el propio valor o por alguno de sus padres, por ejemplo: «Europa->España->Madrid» al buscar por «España» nos ofrecerá como resultado todo lo clasificado como «España» y todo lo clasificado con cualquiera de sus valores dependientes, como «Madrid».
- Lista de valores: atributo que permite representar una lista de valores, donde cada valor puede tener un texto, un icono y un color (estas dos últimas son opcionales). Sirve para usar como clasificación.
- Fecha: atributo de fecha.
- Fecha y hora: permite especificar una fecha y una hora.
- Dato externo: atributo que permite acceder a bases de datos externas para hacer búsquedas y guardar un dato relacionado, por ejemplo, acceder a una base de datos externa y guardar un código de cliente, permitiendo buscar por nombre del cliente.
- Verdadero o falso: sólo permitirá seleccionar entre dos valores, en la ficha de un elemento se mostrará como una casilla de validación (sí o no).
- Registro: atributo que permite generar números de registro, según se configura en su máscara de registro, permite controlar contadores numéricos con reinicio en fechas determinadas (reinicio anual, por ejemplo). Estos números son generados por el sistema y no permiten la edición por parte del usuario.
- Correo electrónico: atributo de tipo texto, que permite almacenar una dirección de correo electrónico y se mostrará en la ficha de un elemento con un botón para enviar un correo a la dirección introducida.
- Página web: atributo de tipo texto, que permite almacenar una dirección web y se mostrará en la ficha de un elemento con un botón para abrir la dirección web en el navegador predeterminado.
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