Índice de esta página:
Contenidos de la ayuda relacionados
() Gestión del alta de nuevos usuarios
() Ejemplos de tipos de elementos de CIFKM
() Plantillas disponibles de cada usuario
Con el término «roles» nos referimos a los conjuntos de permisos, facultades o privilegios, que son configurados por los administradores de CIFKM bajo una denominación (nombre del rol) con el objeto de que se puedan asignar a usuarios o a grupos de usuarios con los siguientes fines que determinan los distintos tipos de roles: (1) asignar facultades a los usuarios en función de su actividad o posición en la empresa (roles de usuario), que se asignan marcándolos al darle de alta o después en la ficha del usuario; (2) asignar facultades a los usuarios que integran un determinado grupo de usuarios (roles de grupo), que se asignan marcándolos en la ficha de cada grupo de usuarios concreto; (3) asignar facultades a usuarios en relación con cada plantilla concreta de elemento CIFKM o de búsqueda predefinida (roles de plantilla), que se asignan marcándolos en la ficha de cada plantilla; y (4) asignar facultades en relación con cada elemento de CIFKM concreto (roles de elemento), que se asignan marcándolos en la ficha de cada elemento de CIFKM.
En estos cuatro tipos de roles se pueden combinar las facultades elementales de cada tipo para crear una diversidad de múltiples tipos de roles concretos.
Los administradores de CIFKM configuran los roles a través del menú «Gestión/gestión de roles de…» del Icono flotante de CIFKM
Si un usuario tiene marcadas varias configuraciones de roles de un mismo tipo, ostentará las facultades y privilegios que resulten de la fusión de todos ellos.
Los roles se asignan a usuarios o bien a grupos de usuarios. En este apartado efectuamos sólo una aproximación conceptual y en los siguientes con las figuras es donde se concretarán los contenidos de facultades y las posibles configuraciones para cada tipo de rol.
Roles de usuario. Son agrupaciones de facultadesque se asignan cada usuario, en función de su posición o responsabilidades dentro de la empresa, al darle de alta y que se pueden modificar después por los administradores de CIFKM en las fichas de usuario
Estas configuraciones de roles determinan los permisos de gestión o administración que tendrá cada usuario con carácter general en CIFKM, y podrán limitar, en su caso, las facultades específicas de los roles de otro tipo para el mismo usuario. Así pues, mediante los roles de usuario se puede limitar, por ejemplo, quién podrá dar de alta a nuevos usuarios en CIFKM, crear nuevos grupos de usuarios o tipos de mensajes.
Por ejemplo, entre las configuraciones se podrá crear un rol de administración de CIFKM con todos los permisos de gestión, otro de recursos humanos únicamente sólo para administrar la gestión de usuarios, etc.
Muchos de estos permisos, además de controlar el acceso a ventanas de gestión, alteran los menús de CIFKM ocultando las opciones correspondientes a cada privilegio si el usuario no tiene el permiso adecuado
Roles de grupo. Son agrupaciones de facultades que se configuran para la gestión de los grupos de usuarios y que se asignan (marcan en las fichas de cada grupo de usuarios), bien a los usuarios o a los grupos incluidos en el grupo o a otros usuarios.
Cuando se crea un grupo de usuarios, en su formulario o ficha se muestran todos los roles de grupo posibles que hayan configurado los administradores de CIFKM, para así poder marcarlos y asignarlos a los usuarios o grupos tanto si van a ser miembros del grupo como si no.
Por ejemplo, los roles de grupo determinan qué usuarios podrán reconfigurar después el grupo incluyendo o excluyendo a otros usuarios del mismo, asignarles roles del grupo, permitir que el grupo pueda ser incluido o excluido de un elemento CIFKM. Así por ejemplo, un usuario que tiene la facultad en su «rol de usuario» de crear elementos de CIFKM, al crear un elemento concreto, el rol de grupo que se le haya asignado respecto de un grupo concreto puede permitirle incluir dicho grupo concreto en la ficha del elemento que está creando para que sea visible por miembros de dicho grupo, etc. Hay que indicar que el referido usuario puede incluso no formar parte del grupo lo que significa que una vez creado el elemnto CIFKM ya no podrá visionar su contenido. Las variantes son muchas.
Roles de plantilla. Son agrupaciones de facultades que se configuran para la gestión de las plantillas de elementos y de búsquedas predefinidas y que se asignan marcando en las fichas de cada plantilla a los grupos incluidos en la misma.
Estos roles permiten determinar los permisos de uso (plantillas a disposición de cada usuario), permisos de gestión y/o modificación de cada una de las plantillas concretas.
Al configurarse una plantilla, que puede hacerlo un usuario que tenga ese`permiso en su «rol de usuario», se muestran todos los roles de plantilla que los administradores de CIFKM hayan configurado, para que se puedan asignar a los grupos de usuarios que, incluidos en la ficha de la plantilla, respecto de la misma, vayan a usarla y/o modificarla en el futuro, etc.
Roles de elemento. Son agrupaciones de facultades que se configuran para la gestión de los elementos de CIFKM y que se asignan (marcan en las fichas de cada elemento) a los grupos de usuarios incluidos en las mismas
Estos roles permiten determinar los permisos que ostentarán los miembros de dichos grupos de usuarios, incluidos en la ficha del elemento, en relación con visualización y/o gestión de cada elemento de CIFKM.
Al creador de un elemento se le muestran todos los roles de elemento que hayan configurado los administradores de CIFKM, para que pueda así asignarlos a los grupos de usuarios que incluya en la ficha del elemento, lo que configura sus permisos de acceso, visualización, modificación, etc. del elemento CIFKM. También es posible que el creador del elemento no pueda asignar roles de elemento a nadie simplemente porque estos estén determinados de forma fija en la plantilla de elemento que está usando. Es más, la plantilla puede contener cierta inteligencia, de manera que en función de los valores de determinado atributo se asignen automáticamente roles de elemento a determinados grupos de usuarios específicos. Todo esto es posible en CIFKM.
Los administradores de CIFKM configuran los roles a través del menú «Gestión/gestión de roles de…» del Icono flotante de CIFKM
Se pueden crear y editar roles de un tipo deseadoa través de la ficha de rol. A continuación se muestran algunos ejemplos de distintos tipos de fichas de rol que se pueden configurar.
Los administradores de CIFKMA acceden a la gestión de roles de usuario desde el submenú «Gestión/gestión de roles de usuario» del Icono flotante
- Ventana de gestión de roles de usuario
Muestra la lista de roles de usuario configuradas y permite crear nuevas fichas de rol.
Haciendo «clic» sobre cualquiera de la lista se abre la ficha del tipo de rol seleccionado, en este caso de «usuario general».
- Ficha de rol de usuario
Permite configurar las facultades de los usuarios que tengan asignado el tipo de rol de la ficha
- Lista de privilegios o facultades a seleccionar
Permite marcar las facultades del tipo de rol que corresponde a la ficha
- Menú contextual del botón derecho del ratón
Los administradores de CIFKM acceden a la gestión de roles de grupo desde el submenú «Gestión/gestión de roles de grupo» del Icono flotante
Cuando se configura un grupo de usuarios en la ficha del grupo se muestran los distintos tipos de roles de grupo que se hayan configurado, para que se puedan asignar a los usuarios que conforman el grupo o bien a terceros a los que se les asignan permisos en relación con el grupo de usuarios sin ser miembro del mismo.
1.- Ventana de gestión de roles de grupo
Muestra la lista de roles de grupo configurados y permite crear nuevas roles.
Haciendo «clic» sobre cualquiera de la lista se abre la ficha del tipo de rol seleccionado, en este caso de «publicador».
2.- Ficha de rol de grupo
Permite configurar el conjunto de facultades que comprende cada tipo de rol de grupo, que se muestran en las fichas de grupo los usuarios y que se pueden asignar a cada uno de los usuarios que componen el grupo o bien a terceros en relación con el correspondiente grupo.
3.- Lista de privilegios o facultades en relación con elementos de CIFKM
«Crear elementos» significa que el usuario que tenga asignado en un determinado grupo de usuarios un tipo de rol de grupo con esta facultad marcada, podrá incluir ese grupo concreto en la ficha de cualquier elemento en el que tenga facultades para modificar en la ficha del elemento correspondiente. Esta facultad por si sola no permite al usuario visualizar el contenido del elemento.
En el ejemplo de la figura del llamado rol de publicador está sólo marcada esta facultad, lo que significa que el usuario con este rol podrá crear un elemento cumplimentando determinado formulario uncluyendo el grupo de usuarios, por ejemplo, en relación con un pedido hecho a la empresa, pero una vez creado el elemento «pedido» este pasará a ser gestionado sólo por otros usuarios del grupo de usuarios que tengan facultad de consultar considerando que en la ficha del elemento dicho grupo de usuarios tenga el permiso de gestionar.
«Consultar elementos» significa que el usuario que tenga asignado en un determinado grupo de usuarios un tipo de rol de grupo con esta facultad marcada, podrá visualizar el contenido del elemento dentro de las limitaciones establecidas para dicho grupo de usuarios en la propia ficha del elemento. Esta facultad por si sola no permite al usuario del grupo incluir el propio grupo de usuarios en la ficha de un elemento de CIFKM.
4.- Lista de privilegios o facultades en relación con los grupos de usuarios
«Administrar» significa que el usuario que tenga asignado en un determinado grupo de usuarios un tipo de rol de grupo con esta facultad marcada, podrá incluir/excluir/modificar facultades de otros usuarios en relación con el grupo. Esta facultad por si sola no permite al usuario realizar actuaciones en relación a elementos ni utilizar el grupo como filtro en las búsquedas.
«Buscar con el grupo» significa que el usuario que tenga asignado en un determinado grupo de usuarios un tipo de rol de grupo con esta facultad marcada, podrá utilizar el grupo como herramienta de filtro en la búsqueda de elementos de CIFKM. Por ejemplo un determinado grupo comprende a los usuarios de determinada área de la empresa u se utiliza el grupo, además de otros parámetros de filtro, para buscar elementos de CIFKM relacionados con dicha área.
5.- Menú contextual del botón derecho del ratón
Los administradores de CIFKM acceden a la gestión de roles de plantilla desde el submenú «Gestión/gestión de roles de plantilla» del Icono flotante
Cuando se diseña una plantilla de elemento o de búsqueda predefinida en su ficha se muestran los distintos tipos de roles de plantilla que se hayan configurado por los administradores de CIFKM, para que se puedan asignar a los grupos de usuarios que se incluyen en la plantilla.
1.- Ventana de gestión de roles de Plantilla, tanto de elemento de CIFKM como de búsquedas predefinida
Muestra la lista de roles de plantilla configurados y permite crear nuevas roles.
Haciendo «clic» sobre cualquiera de la lista se abre la ficha del tipo de rol seleccionado, en este caso de «usuario de plantilla».
2.- Ficha de rol de plantilla
Permite configurar el conjunto de facultades que comprende cada tipo de rol de plantilla, que se muestran tanto en las fichas de plantillas de elementos de CIFKM como en las de las búsquedas predefinidas para que se puedan asignar a cada uno de los usuarios o grupos que se añaden a la ficha de la plantilla que son los que deben utilizarla.
3.- Lista de privilegios o facultades para configurar roles de plantilla
«Usar plantilla» significa que el usuario que en una determinada plantilla tenga asignado un tipo de rol de plantilla con esta facultad marcada, podrá usar la plantilla para crear elementos de CIFKM o para buscar si se trata de la plantilla de una búsqueda predefinida.
«Modificar plantilla» significa que el usuario que en una determinada plantilla tenga asignado un tipo de rol de plantilla con esta facultad marcada, podrá modificar la plantilla. No obstante esta facultad sólo es efectiva en relación con los usuarios que en algún rol de usuario que tengan asignado puedan crear y modificar plantillas que normalmente sólo se asigna a los admisistradores de CIFKM. Pero un administrador puede no estar facultado en relación con una plantilla concreta.
«Eliminar plantilla» es similar a la facultad anterior pero referida a la eliminiación de la plantilla.
«Buscar con la plantilla» significa que el usuario que en una determinada plantilla tenga asignado un tipo de rol de plantilla con esta facultad marcada, podrá utilizar la plantilla como filtro para realizar búsquedas de elementos creados con la plantilla.
Los administradores de CIFKM acceden a la gestión de roles de plantilla desde el submenú «Gestión/gestión de roles de elemento» del Icono flotante
Cuando se crea un elemento de CIFKM en la sección permisos se muestran los distintos tipos de roles que se hayan configurado por los administradores de CIFKM, para que se puedan asignar a los usuarios o grupos de usuarios que se incluyen en dicha sección para visualizar o trabajar en el elemento.
1.- Ventana de gestión de roles de elemento de CIFKM
Muestra la lista de roles de elemento configurados y permite crear nuevas roles.
Haciendo «clic» sobre cualquiera de la lista se abre la ficha del tipo de rol seleccionado, en este caso de «lectura».
2.- Ficha de rol de elemento de CIFKM
Permite configurar el conjunto de facultades que comprende cada tipo de rol de elemento, que se mostrarán en las fichas de elementos de CIFKM para que se puedan asignar a cada uno de los usuarios o grupos de usuarios que se añaden a la sección de permisos del elemento.
3.- Lista de privilegios o facultades para configurar roles de elemento
En el ejemplo de la figura sólo se han habilitado las facultades de ver y descargar contenidos porque ese rol de elemento se asignará exclusivamente a los usuarios que deben sólo poder leer los contenidos.
CIFKM Página de inicio