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Ventana de gestión de atributos
Ficha de configuración de atributo
Contenidos de la ayuda relacionados
() Qué son elementos de CIF-KM
() Ejemplos de tipos de elementos de cIF-KM
Introducción
En CIF-KM toda la información se distribuye en elementos. Un elemento CIF-KM puede entenderse como un contenedor de documentación e información clasificado y cualificado con atributos, enlaces, permisos, notificaciones programadas, etc. que está a disposición de uno o varios usuarios que, según sus permisos respectivos en relación con el elemento concreto, podrán consultar, descargar contenidos, modificarlos, eliminarlos y trabajar en general en el con el nivel de confidencialidad que se requiera. Los atributos son uno de los medios para cualificar y/o clasificar los elementos CIF-KM.
La gestión de las fichas de atributos corresponde a los usuarios que tienen marcado en su rol de usuario la facultad «gestión de atributos»
En la ficha de cada atributo se indica qué grupos de usuarios podrán visualizar y en su caso usar el atributo creado cuando aparezca en fichas de «smart box«. La modificación de valores de los atributos por los usuarios viene condicionada en la ficha del elemento «smart box» correspondiente donde se visualiza el atributo, en función de lo que se haya definido en la plantilla de «smart box» y del rol de «smart box» que tenga atribuido el grupo de usuarios que da acceso al «smart box«.
Los atributos se introducen, bien en cajetines específicos que se muestran en el área de datos de la ficha del elemento, o bien en su sección de atributos.
- Los atributos son datos y valores que los usuarios incorporan en las fichas o formularios de los elementos de CIF-KM para cualificarlos, definirlos o clasificarlos, y en los formularios de las búsquedas como filtros para delimitar o identificar lo que se busca.
- Para cada tipo de atributo, por ejemplo, un atributo del tipo registro, se pueden realizar múltiples configuraciones del mismo. Cada una de estas configuraciones de atributo se identifica con un nombre y se asocia a uno o varios grupos de usuarios. Sólo los miembros del o los grupos de usuarios asociados con una determinada configuración de atributo podrán visualizarla en las plantillas, elementos, etc.
Así, por ejemplo el administrador de CIF-KM puede haber creado una configuración de atributo del tipo registro para el área comercial y otra del mismo tipo para el área administrativa, y cada una contendrá los valores de los registros de la correspondiente área.
- Una vez creada e identificada una configuración de atributo, los usuarios con la facultad en su rol de usuario de crear plantillas (normalmente estará en el rol de administrador) podrán incorporarla a cualquier plantilla de elemento para cualificarlos y de búsqueda predefinida para que sirvan de filtros, si bien deberá tener el cuidado de que los grupos de usuarios que puedan utilizar esas plantillas puedan también visualizar y/o cumplimentar la configuración de atributo incorporada a las mismas.
En el ejemplo del párrafo anterior un posible error sería que en una plantilla de elemento configurada y a disposición (vinculada), por ejemplo, del grupo de usuarios del «área comercial» incorporarase la configuración del atributo tipo registro asociada al grupo de usuarios del «área administrativa». En este caso los usuarios del «área comercial» que utilizaran la plantilla para crear elementos de CIF-KM no visualizarían la caja del atributo tipo registro, porque estaría vinculada a otro grupo de usuarios que no es el suyo.
Por ello, si determinada configuración de atributo debe estar a disposición de todos los usuarios de la empresa, esta se vinculará a un grupos de usuarios que contenga como miembros a todos los usuarios de la empresa.
- El usuario, con facultad de diseñar plantillas, en el formulario de de gestión de la plantilla tendrá, en su paleta de diseño, todas las configuraciones de atributos creadas para poder, en su caso, incorporar las que necesite a la plantilla de elemento o de búsqueda predefinida que está diseñando.
El sistema sólo permite eliminar una configuración de atributo si no está aplicada a ninguna plantilla, búsqueda o ficha de elemento.
Tipos de atributo
Para cada tipo de atributo pueden existir múltiples configuraciones de atributo, cada una con un nombre que la identifica y se vincula a uno o varios grupos de usuarios cuyos miembros podrán utilizarla.
Las diferentes configuraciones de atributo que se crean están referidas a alguno de los siguientes tipos de atributo:
- Texto corto: atributo de tipo texto, limitado a 255 carácteres, no permite saltos de línea.
- Texto multilínea: atributo de tipo texto, sin límite y con saltos de línea.
- Número entero: solamente admite como valores números enteros.
- Número con decimales: permite valores numéricos y reales.
- Categoría: atributo que permite representar un arbol de etiquetas, para usar como clasificación. Gracias a su estructura en árbol, permite definir una jerarquía de valores, y luego en búsquedas encontrar cualquier valor buscando por el propio valor o por alguno de sus padres, por ejemplo: «Europa->España->Madrid» al buscar por «España» nos ofrecerá como resultado todo lo clasificado como «España» y todo lo clasificado con cualquiera de sus valores dependientes, como «Madrid».
- Lista de valores: atributo que permite representar una lista de valores, donde cada valor puede tener un texto, un icono y un color (estas dos últimas son opcionales). Sirve para usar como clasificación.
- Fecha: atributo de fecha.
- Fecha y hora: permite especificar una fecha y una hora.
- Dato externo: atributo que permite acceder a bases de datos externas para hacer búsquedas y guardar un dato relacionado, por ejemplo, acceder a una base de datos externa y guardar un código de cliente, permitiendo buscar por nombre del cliente.
- Verdadero o falso: sólo permitirá seleccionar entre dos valores, en la ficha de un elemento se mostrará como una casilla de validación (sí o no).
- Registro: atributo que permite generar números de registro, según se configura en su máscara de registro, permite controlar contadores numéricos con reinicio en fechas determinadas (reinicio anual, por ejemplo). Estos números son generados por el sistema y no permiten la edición por parte del usuario.
- Correo electrónico: atributo de tipo texto, que permite almacenar una dirección de correo electrónico y se mostrará en la ficha de un elemento con un botón para enviar un correo a la dirección introducida.
- Página web: atributo de tipo texto, que permite almacenar una dirección web y se mostrará en la ficha de un elemento con un botón para abrir la dirección web en el navegador predeterminado.
Ventana de gestión de atributos
Los administradores de CIF-KM pueden acceder a la gestión de atributos desde el submenú Gestión/gestión de atributos del icono flotante.
La ventana de gestión de atributos muestra la lista de las diferentes configuraciones de atributos ya creadas y permite modificárlas o crear otras nuevas.
Presenta dos secciones diferenciadas que permiten realizar distintos tipos de búsquedas de atributos:
1.- Sección filtro de datos: Búsqueda de atributos por nombre o tipo. Es la pestaña que está visible en la figura
2.- Sección filtro de grupos: Esta pestaña no está visible en la figura. Se utiliza el buscador rápido de grupos de usuarios para especificar el grupo o grupos con los que está vinculada la configuración de el atributo. Es de interés en empresas grande donde hay múltiples configuraciones de atributos cuyos nombres pueden parecerse sino repetirse. Seleccionado el o los grupos se hace clic en «Buscar» para realizar la búsqueda de configuraciones de atributos vinculadas con los grupos.
3.- Lista de atributos ya configurados con indicación de su tipo de atributo en la columna de la derecha
Ficha de configuración de un atributo
(Ir al principio)
Pulsando el botón Nuevo de la ventana de gestión de atributos se pueden configurar nuevos atributos.
Haciendo doble clic sobre una atributo ya configurado de la lista, o con el menú del botón derecho del raton sobre uno de ellos se abre una ficha de atributo con su configuración
- Selección del tipo de atributo. Se abre el menú desplegable u se selecciona el tipo que proceda
- Nombre del atributo. Es el identificador del atributo que se va a configurar
- Menú desplegable de tipos de atributos
- Grupos asociados con el atributo. Un atributo tiene una lista de grupos de usuarios cuyos miembros son los que lo podrán visualizar y aplicar datos o valores en el. Por ejemplo, podemos tener una relación de atributos para los usuarios de un área de la empresa. Podrán existir otros atributos configurados del mismo tipo de atributo para otros grupos de usuarios.
Se puede utilizar el Buscador de usuarios y grupos para añadir grupos de usuarios a la lista de grupos del atributo.
- Sección de configuración del atributo. En la figura se está visualizando la configuración de un atributo del tipo árbol de categorías.
- Área de configuración del atributo. Aparece al seleccionar alguna de las secciones 5 anterior. Esta sección es distinta según el tipo de atributo seleccionado. A continuación explicamos las que son más singulares:
- Sección árbol de categorías: Permite configurar una estructura jerárquica en forma de árbol con los distintos valores que podrá adoptar el atributo.
- Sección lista de valores: Permite definir la lista plana de valores que puede adoptar el atributo además de indicar un color que lo representará o asignar un icono a cada valor (por ejemplo, banderas en una lista de países, o colores distintos para los valores de un atributo que determinen el estado de realización de un asunto.
- Sección dato externo: Permite crear una conexión a una base de datos externa, de manera que al usar este atributo se pueda mostrar un buscador para obtener los valores procedentes de la base de datos externa. Para establecer la conexión hará falta definir los siguientes parámetros: – Cadena de conexión: Definir el tipo de base de datos a la que se conectará y su ubicación. Pulsando sobre el botón de los tres puntos se abrirá la ventana de Windows de las propiedades de vínculos de donde se especificará en la primera pestaña el proveedor de conexión y en la segunda la ruta y nombre de usuario y contraseña de la base de datos. – Tabla: Desplegando este campo se muestra una lista con todas las tablas de la base de datos definida. Seleccionar de qué tabla se importarán los datos. – Campo clave y campo visible: definir qué campos de la tabla serán los campos clave y clave visible. – Campos resultado: seleccionar los campos de los que se importarán los datos. – Campos de búsqueda: definición de los campos gracias a los cuales se podrán buscar valores del atributo. – Resultado: formato que tendrán los datos resultantes.
- Sección máscara de registro: Permite asignar un número, serie, etc (tipo contador) y así identificar de forma única y biunívoca cada elemento registrado. Se tiene que configurar la máscara. A través del botón con tres puntos se puede definir el formato de la máscara. En la ventana «formato» se irán definiendo las partes de la máscara según el orden que queramos que aparezcan. El sistema permite añadir a la máscara una sección de texto fijo, una sección de fecha y un contador.
No será posible modificar el formato de una máscará si el atributo ya ha sido utilizado (al hacerlo se invalidarían los elementos ya registrados).
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