Usuarios internos son los colaboradores habituales de la empresa (normalmente empleados) a los que se ha dado de alta y asignado una licencia de usuario interno. Estos usuarios tienen acceso al servidor de la aplicación mediante un programa cliente con todas las funcionalidades, y además pueden acceder con Web-browser.El programa cliente se instala en cada puesto de trabajo fijo o portátil (laptop) que vaya a ser usado por un usuario interno. Utiliza servicios Web lo que permite acceder a la aplicación (servidor Web) desde cualquier sitio por Internet o red local, indistintamente, con todas las funcionalidades.
Usuarios externos (sólo Web-browser) tienen acceso desde la página Web de la aplicación a través de Web-browser, y sólo para buscar contenidos de «Smart Boxes» y visualizar y descargar sus archivos. Estos usuarios están dados de alta en la aplicación y se les ha asignado una licencia de usuario externo (sólo Web). Estas licencias se ofrecen gratuitas y en número ilimitado.
Las licencias de usuario externo se asignan a los empleados que básicamente usan sólo tablets o smartphones porque su actividad habitual se realiza fuera de las oficinas (comerciales, personal de mantenimiento,…) y a clientes a los que se les quiere poner a su disposición documentación personal a la que puedan acceder desde un Web-browser por medio de los «Smart Boxes» del tipo repositorio de archivos. Para estos el acceso puede efectuarse desde la página Web de la empresa.
Usuarios anónimos (acceso público). Cualquier persona que no esté dada de alta en la aplicación y, por tanto, sin licencia de usuario externo, podrá acceder con un navegador Web desde la página Web de la empresa para consultar y descargar los archivos con acceso público en general.
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