A NIVEL PERSONAL normalmente cuando se trabaja con documentos, éstos se guardan en discos locales del propio PC o de un servidor en red, utilizando carpetas y subcarpetas como sistema de clasificación.
Recientemente, es también habitual que las personas utilicen como complemento las facilidades de almacenamiento en la nube (cloud storage), que proporcionan back-up y movilidad (por ejemplo, Dropbox, Googledocs, etc…), en los que se utilizan los mismos sistemas de carpetas y subcarpetas para clasificar.
Sin embargo, en la empresa no se puede almacenar ni conservar la información generada en el tiempo por todo su staff, es decir, miles y miles de documentos tan sólo con un sistema de carpetas y subcarpetas en el que pueda acceder y tocar mucha gente. Un sistema así es inmanejable. Las carpetas se irán llenando de material antiguo que nunca se elimina, crecerán en número, y se perderá la pista de los archivos. Ésta ha sido una experiencia negativa muy frecuente.
Los SMART BOXES se crean para mantener privacidad y colaborar
Por esto a NIVEL CORPORATIVO, la empresa necesita como organización para su «gestión documental», un sistema que esté soportado en una base de datos en la que no sólo se indexen todos los textos, sino que además en ella se pueda controlar y registrar el contexto de cada asunto, para que se pueda recuperar con múltiples tipos de filtro, entre ellos el temporal, y que se garantice su privacidad, (que a cada asunto sólo puedan acceder quienes estén autorizados y sólo con las facultades y permisos que cada uno posea respecto de él).
La eficiencia de cualquier organización se consigue, sólo si cada individuo sistemáticamente sube el resultado de su trabajo personal en forma de documentos o información estructurada, realizado en la forma descrita más arriba, es decir, en la gestión documental de la organización, para que otros usuarios puedan utilizarlo y así poder continuar las tareas, controlarlas, o simplemente tenerlo a su disposición en el futuro.
Aunque no es exactamente lo mismo, nuestro cerebro tiene una memoria a corto plazo en la que se pierde pronto la pista de los recuerdos, que en el contexto de una organización serían el trabajo a nivel personal, y una memoria a largo plazo que registra las experiencias y el conocimiento del individuo para su futuro uso. Todo ello, en el ámbito de una organización está soportado por el sistema de gestión documental a nivel corporativo.
CIFKM es un sistema de gestión documental a nivel corporativo, ya que cubre todas las necesidades de gestión documental y de workflow de cualquier empresa, tipo y tamaño. Es configurable y personalizable hasta donde se quiera para cubrir necesidades.
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